SWOT-Analyse in Corona-Zeiten / 2 Die Excel-Arbeitshilfe im Überblick

Die Durchführung einer SWOT-Analyse, wie man sie von großen Firmen kennt, ist mit hohem Arbeitsaufwand verbunden und kann je nach Unternehmensgröße, Organisation und Verfügbarkeit von Personen und anderen Ressourcen schnell einige Wochen dauern. Dieser Aufwand ist kleinen Betrieben nicht zuzumuten, weil dann das Tagesgeschäft zu stark vernachlässigt würde.

Kleine Firmen können die Analyse daher in einer etwas weniger komplexen Form mit relativ geringem Aufwand durchführen. Dazu muss man je Untersuchungsfeld (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) etwa 510 Fragen überlegen und ehrlich beantworten. Wenn man Mitarbeiter beschäftigt, sollten diese trotz des so etwas höheren Aufwands einbezogen und gefragt werden, wo diese ausgeprägten Stärken und Schwächen bzw. Potenziale und Gefährdungen sehen. Und es kann überlegt werden, auch langjährige Geschäftspartner, etwa Kunden und Lieferanten, zu befragen. So erhält man in kurzer Zeit umfassende Rückmeldungen und kann die Analyse dennoch in ca. 2-4 Tagen komplett durchlaufen.

Ein Vorteil der SWOT-Analyse ist, dass man systematisch alle Themen und Inhalte analysiert, die für die Entwicklung des Betriebs heute und vor allem künftig wichtig sind. Die Fragen regen an, sich noch intensiver mit relevanten Sachverhalten zu befassen und Schwerpunkte bei der Arbeit zu setzen.

Grundsätzliches Vorgehen

Die Excel-Arbeitshilfe unterstützt bei der systematischen Durchführung der Analyse. Insgesamt gibt es7 Tabellenblätter.

Das erste Tabellenblatt „Brainstorming“ dient dazu, im ersten Schritt mögliche Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu erfassen und sie zu bewerten. Dazu können z. B. die Mitarbeiter Punkte nennen und auflisten, die aus ihrer Sicht Stärken oder Schwächen sind nennen und auflisten ohne sie zu bewerten. Das gleiche gilt für Chancen und Risiken. Es muss lediglich angeführt werden, ob es sich beim genannten Punkt um eine Stärke oder Schwäche handelt, oder auch, ob ein Aspekt Beides sein kann. Beispielsweise kann die Konjunkturentwicklung für ein Unternehmen sowohl eine Chance als auch ein Risiko sein.

Sind alle Stärken usw. aufgelistet werden sie einer ersten Bewertung unterzogen. Hierbei geht es lediglich darum, ob ein aufgelisteter Punkt für die weitere Analyse relevant ist. Die Bewertung kann z. B. mit „++“ für absolut relevant bis „ – - „ nicht relevant erfolgen.

Mit einer solchen oder ähnlichen Vorselektion erreicht man, dass man sich im weiteren Verlauf nur mit Sachverhalten befasst, die für den eigenen Betrieb eine Bedeutung haben. Konkret heißt das, dass man zunächst nur die Dinge in die Tabellenblätter für Stärken usw. übernimmt, die mindestens eine „0“ erreicht haben. Sachverhalte mit einem „-„ sind zumindest derzeit für den Betrieb nicht von großer Bedeutung und müssen bei der Analyse nicht unbedingt berücksichtigt werden. Im Beispiel der Abb. 1 ist das z. B. bei der Qualitätskontrolle der Fall. Sie läuft gut und es lässt sich aktuell nicht viel verbessern. Und sie eignet sich auch nur bedingt dazu, Kunden von der Leistungsfähigkeit des eigenen Betriebes zu überzeugen.

Abb. 1: Beispiel zur Vorselektion relevanter Themen (Auszug Tabellenblatt Brainstorming)

Praxis-Tipp

Die beschriebene Vorselektion muss nicht zwingend durchgeführt werden. Sie können die Stärken, Schwächen usw. auch direkt in die jeweiligen Tabellenblätter übernehmen. Die Vorarbeiten sind aber sinnvoll, weil man so bereits einen Denk- und Lernprozess anstößt und auch weniger wichtige Dinge nicht berücksichtigt, was Zeit und Arbeitsaufwand spart. Stelle sich bei der Wiederholung der Analyse, z. B. nach einem Jahr heraus, dass ein bisher als weniger wichtig erachteter Sachverhalt jetzt von größerer Bedeutung ist, kann er für diese Analyse natürlich mit aufgenommen werden.