Telefon- und Internetkosten / 3 Berechnung des privaten Nutzungsanteils bei Telefon und Internet

Werden zunächst alle Aufwendungen für Telefon, Handy und Internet uneingeschränkt als Betriebsausgaben erfasst, ist der Teil der Aufwendungen, der auf die private Nutzung entfällt, anschließend (spätestens beim Jahresabschluss) als Betriebseinnahmen zu erfassen, sodass dann per Saldo nur der betriebliche Anteil den Gewinn mindert.

Der Unternehmer entscheidet, wie er den Umfang seiner privaten Nutzung ermittelt.

• Fester Betrag: Er kann die private Telefonnutzung mit einem festen Betrag ansetzen. Da eine Flatrate mit Internetzugang unter 20 EUR pro Monat zu haben ist, ist ein Betrag zwischen 5 und 10 EUR pro Monat angemessen. Maßgebend sind jedoch immer die individuellen Verhältnisse.
• Prozentualer Satz: Es kann auch ein prozentualer Satz gewählt werden, z. B. 20 % der Gesamtkosten. Die prozentuale Variante lohnt sich immer, wenn die Telefonkosten niedrig sind. Je niedriger der absolute Betrag ist, desto eher lohnt sich eine prozentuale Lösung.

Hat der Unternehmer einen Festnetzanschluss und ein Handy, dann sind die Kosten beider Telekommunikationswege zusammen zu betrachten. Preis- und Leistungsgestaltungen der Telekommunikationsanbieter spielen dabei eine wesentliche Rolle.

3.1 Abhängigkeit des privaten Nutzungsanteils von der persönlichen Abrechnungsvariante

Das Problem bei der Ermittlung der zutreffenden Privatnutzung besteht darin, dass die Anbieter von Telekommunikationsleistungen immer wieder neue Abrechnungsvarianten anbieten, die mit unterschiedlich hohen monatlichen Pauschalpreisen (Flatrates) verbunden sind.

Gesetzliche Regelungen oder Verwaltungsanweisungen, wie der Privatanteil zu ermitteln bzw. zu schätzen ist, gibt es nicht. Nachfolgend geht es darum, eine Orientierung zu geben, um die jeweils passende Lösung zu finden.

3.2 Aufteilung von Pauschalen (Flatrates)

Flatrate-Varianten können z. B. wie folgt ausgestaltet sein:

• Festnetzanschluss: I. d. R. liegen die monatlichen Kosten bei rd. 20 EUR. Teilweise können Telefonate ins (europäische) Ausland mit einem pauschalen Betrag dazu gebucht werden.

  Die Privatnutzung sollte mit 20 % pro Monat angesetzt werden.

• Festnetzanschluss und Internet: Die Kosten sind abhängig von der Schnelligkeit der Datenübertragung und liegen selten über 30 EUR im Monat. Auch hier kann die Privatnutzung mit 20 % pro Monat angesetzt werden. Wird der Internetanschluss fast ausschließlich betrieblich genutzt, sollte als Berechnungsgrundlage nur der Anteil zugrunde gelegt werden, der für das Festnetz gezahlt werden muss. Der Internetanteil ist dann zu 100 % abziehbar.
• Handy: Unternehmer müssen zumindest während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein. Dafür ist zusätzlich zum Festnetzanschluss ein Handy erforderlich, für das regelmäßig ebenfalls eine pauschale Flatrate vereinbart wird. Ist eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen, ist kein Privatanteil abzugrenzen. Anderenfalls sollte für die private Nutzung ein Anteil von 20 % der Aufwendungen angesetzt werden.

Handy zu 100 % betrieblich

Der Unternehmer sollte die gesamten Handykosten als Betriebsausgaben absetzen und keinen Privatanteil erfassen, wenn er neben dem betrieblichen Handy noch einen betrieblichen und einen privaten Telefonanschluss und ein privates Handy hat.