Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte und der ... / 2.2 Privatnutzung ...

Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte und der ... / 2.2 Privatnutzung betrieblicher Telekommunikations- und Datenerfassungsgeräte durch Arbeitnehmer

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Die Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräte gehören dem Arbeitgeber und werden grundsätzlich betrieblich genutzt. Abschreibungen und Kosten sind daher voll als Betriebsausgaben abzugsfähig.^{^[1]} Ebenso ist die Vorsteuer voll abzugsfähig.^{^[2]}

Gestattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine private Nutzung, liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil (sog. Sachbezug) vor.^{^[3]}

[1] § 4 Abs. 4 EStG.

[2] § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

[3] § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG.

2.2.1 Einkommensteuer: Steuerfreier geldwerter Vorteil

Dieser geldwerte Vorteil ist einkommen-/lohnsteuerfrei.^{^[1]} Die Steuerfreiheit umfasst sowohl die Gerätekosten an sich als auch die Verbindungsentgelte.^{^[2]} Eine höhenmäßige Begrenzung der Steuerbefreiung sieht die Vorschrift nicht vor.

Unerheblich für die Steuerbefreiung ist, wo der Arbeitnehmer das Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgerät privat nutzt, d. h. die Privatnutzung kann im Betrieb selbst, aber auch in der Wohnung des Arbeitnehmers erfolgen.^{^[3]} Nach der Rechtsprechung liegt im Übrigen ein betriebliches Gerät, dessen Privatnutzung einkommen-/lohnsteuerfrei ist, auch dann vor, wenn der Arbeitgeber zivilrechtlicher Eigentümer des Geräts wurde, indem er es zuvor zu einem unter dem Marktwert liegenden Preis vom Arbeitnehmer erworben hat.^{^[4]}

Weiterhin ist es für die Steuerfreiheit nicht entscheidend, ob der Telekommunikationsvertrag durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer abgeschlossen wurde.^{^[5]}

Wenn der Vertrag vom Arbeitnehmer abgeschlossen wurde und es sich um ein betriebliches Gerät handelt, kann der Arbeitgeber damit seinem Arbeitnehmer die Kosten vollumfänglich einkommen-/lohnsteuerfrei erstatten.

Die Steuerfreiheit ist nicht auf Unternehmer übertragbar, d. h. beim Unternehmer / Arbeitgeber selbst ist die Privatnutzung anders als beim Arbeitnehmer einkommensteuerpflichtig (als Entnahme). Dies verletzt nicht den Gleichheitsgrundsatz.^{^[6]} Arbeitnehmer und Unternehmer werden insoweit unterschiedlich besteuert.

[1] § 3 Nr. 45 EStG.

[2] R 3.45 Satz 5 LStR.

[3] R 3.45 Satz 3 LStR.

[4] BFH, Urteil v. 23.11.2022, VI R 50/20.

[5] BFH, Urteil v. 23.11.2022, VI R 50/20.

[6] BFH, Urteil v. 21.6.2006, XI R 50/05.

2.2.2 Umsatzsteuer muss berechnet werden

Umsatzsteuerlich liegt bei der Überlassung an bzw. bei der Privatnutzung durch Arbeitnehmer ein tauschähnlicher Umsatz^{^[1]} (anteilige Arbeitsleistung gegen Wert der Nutzung) vor.^{^[2]} Bemessungsgrundlage ist der Wert der Gegenleistung,^{^[3]} also der anteiligen Arbeitsleistung. Der Wert kann hier entsprechend der entstandenen Aufwendungen angesetzt werden.

Umsatzsteuerlich liegt bei der Überlassung eines Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräts an bzw. bei dessen Nutzung durch Arbeitnehmer keine nicht steuerbare Aufmerksamkeit vor.^{^[4]}

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Überlassung eines Mobiltelefons an Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer darf das betriebliche Handy auch für private Zwecke nutzen. Von der Telefonrechnung des Unternehmers über 150 EUR zzgl. Umsatzsteuer entfallen 10 % der Aufwendungen auf private Telefongespräche des Arbeitnehmers. Die Rechnung wird vom betrieblichen Bankkonto abgebucht. Der Unternehmer übernimmt die Kosten komplett.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4920	Telefon	150,00 EUR	1200	Bank	178,50 EUR
1570	Vorsteuer	28,50 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6805	Telefon	150,00 EUR	1800	Bank	178,50 EUR
1400	Vorsteuer	28,50 EUR

Der geldwerte Vorteil (10 %) beträgt 15 EUR, die Umsatzsteuer auf die Nutzungsüberlassung (Sachbezug) an den Arbeitnehmer (15 EUR × 19 % =) 2,85 EUR.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140	Freiw. soz. Aufwendungen lohnsteuerfrei	17,85 EUR	8590	Verrechnete sonstige Sachbezüge (keine Waren)	15,00 EUR
			1776	Umsatzsteuer	2,85 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6130	Freiw. soz. Aufwendungen lohnsteuerfrei	17,85 EUR	4940	Verrechnete sonstige Sachbezüge (keine Waren)	15,00 EUR
			3800	Umsatzsteuer	2,85 EUR

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Umsatzbesteuerung kann vermieden werden

Die Besteuerung mit Umsatzsteuer kann vermieden werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Übernahme der Telefonkosten durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst ist. Dann überlagert der betriebliche Zweck den privaten Bedarf des Arbeitnehmers und es fällt keine Umsatzsteuer an.^{^[5]}

Muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den Privatanteil bezahlen, unterliegen diese Beträge der Umsatzsteuer.

[1] § 3 Abs. 12 Satz 2 UStG.

[2] Abschn. 1.8 Abs. 1 Satz 1 UStAE; vgl. auch BFH, Urteil v. 23.11.2022, VI R 50/20.

[3] § 10 Abs. 2 Satz 2 UStG.

[4] BMF, Schreiben v. 11.4.2001, IV B 7 – S 7109 – 14/01.

[5] Abschn. 1.8 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 UStAE; BMF, Schreiben v. 11.4.2001, IV B 7 – S 7109 – 14/01.