Trinkgelder an Arbeitnehmer und Unternehmer richtig buch ... / 3 Einsatz von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016^[1] ist § 146a AO eingeführt worden. Diese Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme ist ab 2020 gültig.^[2]

Hiernach besteht für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme eine Einzelaufzeichnungspflicht^[3]. Die Systeme müssen neben den allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen auch die besonderen Vorschriften des § 146a AO beachten. Hierzu zählt auch die Belegausgabepflicht.^[4]

Aufzuzeichnen sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge (Geschäftsvorfälle), die den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern. Dies sind alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen.^[5]

Die OFD Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Frage, was beim Einsatz von elektronischen Kassen aufgezeichnet und aufbewahrt werden muss, herausgegeben.^[6]

Zu den Geschäftsvorfällen, die durch elektronische Aufzeichnungssysteme erfasst werden, gehören neben dem Eingangs-/Ausgangs-Umsatz, nachträglichen Stornierungen, auch Trinkgelder für den Unternehmer und den Arbeitnehmer.

Praxis-Beispiel

Trinkgeldzahlung per Kreditkarte – so bucht das Restaurant

Ein Gast hat im Restaurant einen Umsatz von 230 EUR. Auf die Speisen entfallen 200 EUR und auf die Getränke 30 EUR. Bei der Bezahlung mit Kreditkarte erhöht der Gast den Betrag um 20 EUR Trinkgeld und zahlt 250 EUR.

Wie muss der Restaurantbesitzer buchen, damit das Trinkgeld, wenn er es an die Servicekraft auszahlt, steuerfrei bleibt?

Buchung bei Kreditkartenzahlung:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1360	Geldtransit	250,00	8300	Erlöse 7 %	186,92
			1771	Umsatzsteuer 7 %	13,08
			8400	Erlöse 19 %	25,21
			1776	Umsatzsteuer 19 %	4,79
			1592	Fremdgeld (Trinkgeld)	20,00

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1460	Geldtransit	250,00	4300	Erlöse 7 %	186,92
			3801	Umsatzsteuer 7 %	13,08
			4400	Erlöse 19 %	25,21
			3806	Umsatzsteuer 19 %	4,79
			1374	Fremdgeld (Trinkgeld)	20,00

Buchung bei Trinkgeldauszahlung an das Personal:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1592	Fremdgeld (Trinkgeld)	20,00	1000	Kasse	20,00

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1374	Fremdgeld (Trinkgeld)	20,00	1600	Kasse	20,00

Buchung bei Gutschrift auf dem Bankkonto:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1200	Bank	250,00	1360	Geldtransit	250,00

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1800	Bank	250,00	1460	Geldtransit	250,00

Mit modernen Kassensystemen ist bei der Bezahlung mit Kreditkarte oder Girocard das Trinkgeld kein Problem. Das Trinkgeld wird als durchlaufender Posten gebucht. So kann es dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet und ausgezahlt werden.

[1] BGBl S. 3152.

[2] Art. 97 § 30 EGAO.

[3] § 146a Abs. 1 Satz 1 AO.

[4] § 146a Abs. 2 Satz 1 AO.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

[6] OFD Karlsruhe, Verfügung v. 30.4.2021, S 0315 – St 42; aktualisiert mit Verfügung v. 10.11.2022, S0315 – St 42.