Allgemeine Auskünfte zur Rechnungserteilung können beim Bureau central de TVA pour assujettis étrangers (s. 2.1) eingeholt werden. Die Regelungen zur Rechnungserteilung finden sich auch auf der Webseite www.fisonet.fgov.be unter "Taxe sur la valeur ajoutée", anschließend "Legislation", dann "Code de la TVA", dann "Code de la TVA version 2003" und anschließend "Chapitre III". Unter Rubrik "legislation" finden sich unter "Arrêtés royaux T.V.A." auch Königliche Erlasse zur MwSt bzw. unter der Rubrik "Circulaires" auch Rundschreiben und unter der Rubrik "Manuel T.V.A." das MwSt-Handbuch.
Die Rechnung muss spätestens am fünften Arbeitstag des Monats ausgestellt werden, der auf die Entstehung eines Steueranspruchs in Bezug auf den Gesamtpreis oder einen Teil des Preises für die Leistung folgt. Darüber hinaus muss die Rechnung bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung spätestens am fünften Arbeitstag des Monats nach dem Datum der Lieferung ausgestellt werden. Wenn eine innergemeinschaftliche Lieferung ganz oder teilweise angezahlt wird, muss die Rechnung spätestens am fünften Arbeitstag des Monats nach dem Datum der Anzahlung ausgestellt werden.
Die Rechnung muss die in Artikel 226 MwStSystRL aufgezählten Angaben umfassen. Es muss immer (wenn vorhanden) die USt-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben werden.
Steuerpflichtige müssen einen Korrekturbeleg ausstellen, wenn nach der Rechnungstellung eine Berichtigung erforderlich wird. Der Korrekturbeleg muss sich ausdrücklich und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen (durch Angabe von Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum der zu berichtigenden Rechnung). Andere auf der ursprünglichen Rechnung enthaltene Angaben, für die keine Berichtigung erforderlich ist, müssen auf dem Korrekturbeleg nicht aufgeführt werden. Wird ein Betrag mit MwSt gutgeschrieben, muss der Korrekturbeleg folgenden Hinweis enthalten: "Taxe à reverser au Trésor dans la mesure où elle a été initialement déduite" (als Vorsteuer abgezogene MwSt ist an die Finanzbehörden rückzuüberweisen).
Die Abrechnung mittels Gutschrift ist zulässig, wenn die Vertragsparteien eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben, die von jeder der Parteien auf Anfrage der Finanzbehörde vorgelegt werden kann. Jede Rechnung muss gemäß einem festgelegten Verfahren von dem Steuerpflichtigen, der den Umsatz bewirkt, ausdrücklich angenommen werden. Für die Verwaltung reicht es aus, wenn diese Annahme in einer mehrere Rechnungen umfassenden Annahme besteht, sofern diese auf dem Annahmebeleg in eindeutiger Form durch ihr Ausstellungsdatum und die Ordnungsnummer einzeln ausgewiesen sind. Ist auf diesen Rechnungen keine Steuer ausgewiesen (z. B. bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft – reverse charge – oder bei Befreiung), können die Parteien ein implizites Annahmeverfahren wählen, bei dem – wenn eine Reaktion innerhalb der vorgeschriebenen Frist unterbleibt – die Rechnung vom Lieferant bzw. Dienstleistungserbringer als angenommen gilt.
Die Rechnungen müssen grundsätzlich in Belgien aufbewahrt werden. Elektronisch erhaltene Rechnungen können auch in einem anderen Mitgliedstaat auf bewahrt werden, vorausgesetzt, die Steuerbehörde ist vorher informiert worden und hat ihre Zustimmung erteilt. Rechnungen müssen vom Ersteller, Übermittler bzw. Empfänger nach Ablauf des Jahres, in dem sie erstellt wurden, 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Dieselbe Frist gilt für Steuerpflichtige und nichtsteuerpflichtige juristische Personen in Bezug auf Rechnungen über innergemeinschaftliche Erwerbe von Gegenständen oder im Ausland getätigte Erwerbe.
Bei Rechnungsbeträgen bis 125 EUR genügen folgende Angaben:
- Ausstellungsdatum,
- einmalige sequentielle Rechnungsnummer,
- Name, Anschrift und USt-IdNr. des Leistenden,
- (falls vorhanden) USt-IdNr. des Leistungsempfängers, sonst Name/Anschrift,
- Art/Menge der Leistung,
- Steuersatz und Steuerbetrag (getrennt nach Steuersätzen).
Weitere Vereinfachungen bei der Rechnungserteilung bestehen für Dauerleistungen, im Transportgewerbe und bei Bank- und Finanzdienstleistungen.
Ab 1.1.2016 kehrt Belgien zur alten, bis 31.12.2012 geltenden Regelung zurück, wonach sich die Entstehung der Steuer auch an einer vor dem Bewirken der Leistung ausgestellten Rechnung orientiert. Ab dem 1.1.2016 entsteht die Steuer mit der Ausstellung der Rechnung, unabhängig vom Zeitpunkt, zu dem die Rechnung erteilt wird (ob vor oder nach dem Umsatz). Die Steuer entsteht jedoch spätestens am 15. Tag des der Leistung folgenden Monats und bei Anzahlungen im Zeitpunkt der Zahlung.