Umsatzsteuer in der Buchhaltung / 4 Umsatzsteuer in der Debitorenbuchhaltung

4.1 Verpflichtung zur Rechnungsausstellung und Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Neben der generellen Verpflichtung des Unternehmers gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen, Rechnungen auszustellen, besteht für Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Nichtunternehmern eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen.^[1]

Privatpersonen und Unternehmer, die für den nichtunternehmerischen Bereich entsprechende Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen, sind verpflichtet, die Rechnungen bzw. Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen 2 Jahre lang aufzubewahren. Aus diesem Grund muss der leistende Unternehmer in derartigen Rechnungen über Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück explizit auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers hinweisen.

Hinzu kommt die gesetzliche Regelung, die Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf des Monats der Leistungserbringung auszustellen. Dies gilt nicht nur für die Rechnungen über o. g. Bauleistungen, sondern für sämtliche Fälle, in denen der Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet ist. Verstöße gegen die Rechnungsausstellungsverpflichtung können gem. § 26a UStG mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR geahndet werden. In der Praxis wird die Rechnung allerdings nicht erst Monate nach der Leistungserbringung, sondern unmittelbar mit ausgeführter Leistung ausgestellt. Die Buchung dieser Rechnung löst dann beim leistenden Unternehmer auch die Buchung und Abführung der Umsatzsteuer und beim Leistungsempfänger ggf. die Berechtigung zum Vorsteuerabzug aus.

[1] § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG.

4.2 Zeitpunkt der Steuerentstehung

Ausgangsrechnungen, die ggf. von der Debitorenbuchhaltung erstellt werden, müssen den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entsprechen. Die Buchhaltung muss so eingerichtet sein, dass die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten erfüllt und die Umsätze für die Voranmeldung getrennt werden.

Für die gesondert abzugebende Zusammenfassende Meldung sind die USt-IdNr. und die Bemessungsgrundlagen je Empfänger innergemeinschaftlicher Lieferungen aufzuzeichnen.

Für die zutreffende zeitliche Erfassung der Umsatzsteuer in der Debitorenbuchhaltung ist der Zeitpunkt der Entstehung der Steuer maßgebend:^[1]

Entstehung der Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen
	Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung)	Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Istbesteuerung)
Voraussetzungen	Grundsätzlich immer Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, es sei denn, Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, die Istbesteuerung, ist zulässig.	Auf Antrag, mit Zustimmung des Finanzamts zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 600.000 EUR betragen hat oder der Unternehmer von der Buchführungspflicht befreit ist oder soweit der Unternehmer Umsätze als Freiberufler[2] ausführt oder der Unternehmer eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist, der soweit er nicht freiwillig Bücher führt und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen regelmäßig Abschlüsse macht oder hierzu gesetzlich verpflichtet ist.
Entstehung der Umsatzsteuer	Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind. Bei vereinnahmten Anzahlungen entsteht die Steuer insoweit bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder Teilentgelt vereinnahmt worden ist.	Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind. Für Lieferungen an Arbeitnehmer, Anteilseigner, Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber[3] entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem diese Leistungen ausgeführt worden sind.

Tab. 1: Zeitpunkt der Steuerentstehung

Hinweis

Informationen zur Regelbesteuerung

Nachfolgend wird davon ausgegangen, dass die Umsätze nach vereinbarten Entgelten (Regelbesteuerung) zu versteuern sind.

Erhaltene Anzahlungen sind im Monat der Vereinnahmung in der Voranmeldung zu erfassen

Bei erhaltenen Anzahlungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen besteht die Pflicht, die Umsatzsteuer abzuführen, auch wenn für den Vorgang noch keine Rechnung erstellt wurde und die Leistung noch nicht erbracht ist. Die Steuer ist in dem Voranmeldungszeitraum abzuführen, in dem die Anzahlung vereinnahmt worden ist. Die Umsatzsteuer ist deshalb in diesen Fällen aus dem Bruttobetrag herauszurechnen und entsprechend auf dem Umsatzsteuerkonto zu buchen. Falls Ihr Kunde als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sollten Sie über die Anzahlung eine Rechnung mit offenem Ausweis der Umsatzsteuer erteilen. Damit kann der Kunde im Monat der tatsächlichen Zahlung bereits den Vorsteuerabzug aus der Anzahlung vornehmen.

[1] § 13 UStG; §16 UStG; § 20 UStG.

[2] § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

[3] § 3 Abs. 1b und 9a UStG.

4.3 Ausstellen von Rechnungen

Bei der Erteilung von Rechnungen durch die Debitorenbuchhaltung sind die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Form und Inhalt der Rechnung zu beachten. Dabei ist bereits im Vorfeld der Rechnungserteilung d...