Abhängig von dem jeweiligen Besteuerungsverfahren sind die Erklärungen monatlich, vierteljährlich oder einmal jährlich einzureichen. Unternehmer, die pauschal veranlagt werden (vgl. Tz. 6.3) und Kleinunternehmer, die zur Steuerzahlung optiert haben, geben eine jährliche Erklärung (Formular CA12/CA12E) ab (spätestens am 30. April bei Unternehmen, die ihre Jahresabschlüsse zum 31. Dezember fertigen bzw. spätestens binnen drei Monaten nach einem vom Kalenderjahr abweichenden Jahresabschluss), auf deren Grundlage das Finanzamt die Steuer berechnet. Ausgehend von dieser Steuer müssen im Folgejahr quartalsweise (im April, Juli, Oktober und Dezember) jeweils Vorauszahlungen geleistet werden. Die Bemessungsgrundlage der Vorauszahlung ist die Vorjahressteuer vor Abzug von Vorsteuern für unbewegliche Wirtschaftsgüter. Im Dezember ist lediglich ein Fünftel der Vorjahressteuer zu entrichten. Bisher war es Unternehmern grds. möglich, nur für diejenigen Voranmeldungszeiträume Umsatzsteuererklärungen einzureichen, in denen tatsächlich Umsätze getätigt wurden. Mit Ablauf des dritten Quartals 2018 müssen alle Unternehmen regelmäßig Umsatzsteuererklärungen abgeben. Beträgt der Jahresumsatz weniger als 4.000 EUR, können Quartalserklärungen eingereicht werden. Ansonsten müssen monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Zur Berechnung der Jahresumsatzgrenze von 4.000 EUR muss zu Beginn eines Kalenderquartals die gesamte MwSt für die vorangegangenen vier Quartale ermittelt werden.
Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz aus Lieferungen zwischen 85.800 EUR und 818.000 EUR und aus sonstigen Leistungen zwischen 34.400 EUR und 247.000 EUR können einmal jährlich ihre Umsatzsteuererklärung abgeben und vierteljährlich Vorauszahlungen leisten. Werden die Umsatzgrenzen überschritten, müssen die Unternehmen ab dem folgenden Rechnungsjahr monatliche Umsatzsteuererklärungen abgeben. Wird jedoch zusätzlich eine zweite Umsatzgrenze von 840.000 EUR bzw. 260.000 EUR überschritten, tritt die Pflicht zur monatlichen Umsatzsteuererklärung rückwirkend ab dem Beginn des laufenden Rechnungsjahres ein. In diesen Fällen hat das Unternehmen binnen eines Monats eine Umsatzsteuererklärung (Formular 3310-CA3) für die Umsätze abzugeben, die seit Jahresbeginn bis zum Ende des Monats, in dem die zweite Umsatzgrenze überschritten wurde, ausgeführt wurden.