Jeder Unternehmer, der Umsätze bewirkt, ist zur Rechnungserteilung verpflichtet. Rechnungen sind sofort zum Zeitpunkt des Umsatzes auszustellen, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bis zum 15. Tag des auf die Lieferung folgenden Monats. Vereinfachte Rechnungsangaben gelten für Rechnungen bis 400 EUR (ab 24.5.2019; vorher: 100 EUR). Die Mindestangaben in den vereinfachten Rechnungen sind:
- Einmalige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Datum der Rechnung,
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Anbieters,
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (B2B)
- Name und Anschrift des Verkäufers und des Kunden,
- Beschreibung der Waren / Dienstleistungen,
- Preis, einschließlich ausreichender Informationen zur Überprüfung der Mehrwertsteuerberechnung.
Rechnungen sind bis zum Ablauf des 4. Jahres nach Vorlage der Steuererklärung für das Jahr der Rechnungsausstellung aufzubewahren.
Ab 31.3.2015 sind Rechnungen bei Leistungen an bestimmte öffentliche Einrichtungen zwingend auf elektronischem Weg zu erteilen.
Seit 1.1.2018 müssen Verkaufs- und Einkaufsrechnungen vierteljährlich bis zum Ende des 2. Monats des Folgequartals der Finanzbehörde gelistet werden (Identifikation des leistenden Unternehmers, des Leistungsempfängers, Datum und Nummer der Rechnung, Bemessungsgrundlage, Steuersatz, Steuerbetrag).
Seit 1.1.2018 gilt, dass bei der Ausstellung von Rechnungen mit einem überhöhten Steuerausweis eine Geldbuße zwischen 250 und 10.000 EUR verhängt werden kann. Die frühere Regelung, dass in solchen Fällen der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug hatte (und ein Bußgeld von 90 % des abgezognenen Steuerbetrags zu leisten hatte), ist entfallen. Dies gilt aber nicht in Betrugsfällen.
Seit 1.1.2019 müssen Rechnungen und damit zusammenhängende Berichtigungen für Lieferungen von Waren und Dienstleistungen zwischen in Italien ansässigen oder für MwSt-Zwecke registrierten Vertragsparteien elektronisch über das ITA-SdI-System (Sistema di interscambio) ausgestellt werden. Anhang A des Protokolls Nr. 99922/2020 v. 28.2.2020 der ITA enthält neue technische Spezifikationen, die qualifizierte Steuerpflichtige für elektronische Rechnungen anwenden müssen, die ab dem 1.10.2020 ausgestellt und eingegangen sind.
Im Allgemeinen kann, wenn ein Steuerpflichtiger qualifizierende Waren aus einem Mehrwertsteuerlager entfernt, die erforderliche Eigenrechnung wahlweise in Papierform oder in elektronischer Form ausgestellt werden. Wurde die entfernte Ware jedoch Gegenstand einer (in Italien stattfindenden) Dienstleistung, die ihren Wert in dem Zeitraum, in dem sie im Mehrwertsteuerlager gelagert wurde, erhöht, ist die Ausstellung der Eigenrechnung in elektronischer Form vorgeschrieben. und infolgedessen über das ITA-SdI-System zu übermitteln.
In Bezug auf spätere Rechnungsberichtigungen (z.B. wegen nachträglich eingeräumter Rabatte) gilt:
- die gleichen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung gelten auch für die Ausgabe elektronischer Rechnungsberichtigungen bei Berichtigungen, die in den Anwendungsbereich von Art. 26 des IT-MwStG fallen (Absatz 6.1 des Protokolls Nr. 89757/2018 v. 30.4.2018);
- von einem Käufer an einen Lieferanten gerichtete Rechnungsberichtigungen (Gutschriften), die in den Geltungsbereich von Art. 26 des IT-MwStG fallen, können nicht über das ITA-Sdl-System übermittelt werden (Absatz 6.2 des Protokolls Nr. 89757/2018 v. 30.4.2018).
Ab 1.1.2021 gilt, dass Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 400.000 EUR (für Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen) oder 700.000 EUR (für Unternehmen, die in anderen Sektoren tätig sind), die vierteljährlichen MwSt-Zahlungen leisten, auch ihre Rechnungen vierteljährlich bis zum Ende des dem Quartal, in dem die entsprechende Leistung erbracht wird, folgenden Monats registrieren können.
Das Protokoll Nr. 99922/2020 v. 28.2.2020 enthält Durchführungsbestimmungen für die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen. Elektronische Rechnungen müssen über das ITA SdI-System ausgestellt und empfangen werden. Anhang A des Protokolls enthält technische Spezifikationen, die qualifizierte Steuerpflichtige für elektronische Rechnungen anwenden müssen, die ab dem 1.10.2020 ausgestellt und eingegangen sind. Darüber hinaus können berechtigte Steuerpflichtige und ihre Vertreter ausgestellte und erhaltene elektronische Rechnungen über einen bestimmten Onlinedienst auf der ITA-Website einsehen und herunterladen, sofern sie diesen Dienst bis zum 4.5.2020 ausdrücklich einhalten. Endverbraucher, die diesen Service bereits in Anspruch genommen haben, können die elektronischen Rechnungen einsehen, die sie ab dem 1.3.2020 erhalten haben.
Ab dem 1.7.2022 ist die elektronische Rechnungstellung auch für Steuerpflichtige, deren Jahresumsatz im Vorjahr 25.000 EUR überschritten hat, obligatorisch und für alle übrigen Steuerpflichtigen ab dem 1.1.2024 obligatorisch.