Umsatzsteuer, Rechnungsberichtigung / 12 Tax Compliance Management System für die Rechnungseingangskontrolle

Für die Abbildung einer funktionierenden Rechnungseingangskontrolle bietet sich ein Tax Compliance Management System, kurz Tax-CMS, an. Die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens, und damit auch die Geschäftsführer, haben für die rechtzeitige und rechtmäßige Anmeldung der Umsatzsteuer ihres Unternehmens zu sorgen. An verschiedenen Stellen des Anwendungserlasses der AO der Finanzverwaltung wird immer wieder darauf hingewiesen, dass bereits bei bedingtem Vorsatz eine Steuerhinterziehung angenommen werden kann.^[1]

Der Errichtung eines Tax-CMS kann entlastende Funktion in Bezug auf Vorsatz zukommen. Gemäß Auffassung der Finanzverwaltung stellt das Vorhandensein eines Tax-CMS ein Indiz dar, um das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit der gesetzlichen Vertreter abzuwenden.

Achtung

Rechnungsprüfung jeder Rechnung unerlässlich

Das Vorhandensein eines Tax-CMS befreit die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens nicht von der Prüfung jedes einzelnen Rechnungseingangs.

Das Tax-CMS muss gewährleisten, dass

• die Steuererklärungsfristen eingehalten und

• die Anmeldungen vollständig erfolgen.

Darüber hinaus, muss es die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sicherstellen. Aktuell ergeben sich nur aus dem IDW PS 980 Hinweise darauf, wie ein Umsatzsteuer-Tax-CMS aussehen kann.

Wichtig ist dabei, dass zu aller erst alle im Unternehmen umsatzsteuerlich relevanten Prozesse identifiziert werden.

Die Identifizierung betrifft zum Beispiel

• die Rechnungserstellung,

• die Rechnungseingangskontrolle,

• die Pflege der umsatzsteuerlich relevanten Stammdaten der Umsätze und Geschäftspartner (regelmäßige Prüfung der Umsatzteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners bei Verwendung seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den eigenen Ausgangsrechnungen),

Darüber hinaus bietet es sich an, insbesondere für die nicht Steuerabteilungen des Unternehmens (Einkauf, Vertrieb etc.), eine Art Umsatzsteuer-Handbuch anzulegen. Hierin können bestimmte Geschäftsvorfälle gruppiert und mit ihrer steuerlichen Konsequenz dargestellt werden. Ebenfalls bieten sich sog. vereinfachte Prüfschemata an, mit Hilfe derer die Mitarbeiter schnell und sicher zum Beispiel die Anwendbarkeit des ermäßigten oder des Regelsteuersatzes erkennen oder aber auch, ob die Leistungsbeschreibung der Rechnung für Beratungsleistungen ausreichend ist.

[1] s. AEAO zu § 153 AO