Umsatzsteuer, Rechnungsberichtigung / 8 Umsatzsteuer: Wann eine Berichtigung der Rechnung erforderlich ist

Folgende Vorgänge bzw. Fehler machen eine Rechnungsberichtigung erforderlich:

• das in der Rechnung ausgewiesene Entgelt wird gemindert,
• die gesetzlich geforderten Rechnungsangaben sind nicht vollständig oder fehlerhaft,
• in der Rechnung ist die Umsatzsteuer unzutreffend ausgewiesen,
• die Umsatzsteuer wurde in der Rechnung unberechtigt ausgewiesen,
• die Rechnungen enthalten bewusst falsche Angaben zum Leistungsumfang.

Berechtigung zur Rechnungsberichtigung

Der Unternehmer kann Rechnungen, die er selbst ausgestellt hat, jederzeit bis zum Eintritt der Verjährung berichtigen und damit die negativen Auswirkungen bei der Umsatzsteuer beseitigen. Auf Rechnungen, die er von einem Dritten erhalten hat, hat er keinen unmittelbaren Einfluss.

Er hat nur die Möglichkeit, den Rechnungsaussteller aufzufordern, seine Rechnung zu berichtigen. Erst dann ist ihm der Vorsteuerabzug sicher. Eine Privatperson darf keine Umsatzsteuer ausweisen, sodass der Vorsteuerabzug immer entfällt. Ansonsten lassen sich die meisten Fehler durch eine Berichtigung der Rechnung beseitigen.^[1]

Unabhängig davon, ob die Umsatzsteuer unrichtig oder unberechtigt ausgewiesen wurde, schuldet der Rechnungsaussteller gegenüber dem Finanzamt zunächst den ausgewiesenen Betrag. Bei der Berichtigung muss allerdings gem. § 14c Abs. 2 UStG zwischen unrichtigem und unberechtigtem Steuerausweis unterschieden werden. Der unrichtige Steuerausweis lässt sich problemlos berichtigen, während an die Berichtigung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer höhere Anforderungen gestellt werden.

[1] § 14c UStG.

8.1 Gesetzlich geforderte Rechnungsangaben sind nicht vollständig oder fehlerhaft

Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden, indem eine neue zutreffende Rechnung ausgestellt wird, die an die Stelle der alten Rechnung tritt. Gem. § 31 Abs. 5 UStDV können die fehlenden oder unzutreffenden Angaben auch durch ein zusätzliches Dokument ergänzt werden. Das neue Dokument, das die Korrektur enthält, muss der ursprünglichen Rechnung zugeordnet werden können, indem z. B. auf das Datum und die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung verwiesen wird.

Rechnungsergänzung: Falsche oder fehlende Angaben korrigieren bzw. ergänzen

Der Unternehmer hat vergessen, in seiner Rechnung den Steuersatz anzugeben. Er sendet seinem Kunden als Ergänzung der ursprünglichen Rechnung ein Schreiben mit der folgenden Formulierung zu:

"In meiner Rechnung vom 15.11. mit der Rechnungsnummer 20151014 ist der Steuersatz versehentlich nicht ausgewiesen worden. In Ergänzung dieser Rechnung teile ich Ihnen mit, dass die ausgewiesenen Leistungen mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen".

Auf diese Weise können alle gemäß § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Rechnungsangaben korrigiert werden. Der Ausweis des Bruttobetrags ist nur in Kleinbetragsrechnung vorgeschrieben. Dennoch sollte der Bruttobetrag in jeder Rechnung ausgewiesen sein. Nur so kann der Kunde auf Anhieb erkennen, welchen Betrag er zu zahlen hat.

Wird der Vorsteuerabzug wegen fehlender oder unzutreffender Rechnungsbestandteile versagt, kann die Abzugsberechtigung nach deutschem Recht durch eine Rechnungskorrektur im Zeitpunkt der Berichtigung hergestellt werden. Auswirkungen können sich jedoch hinsichtlich des Zeitpunkts ergeben, in dem der Vorsteuerabzug beansprucht werden kann. Wird der Vorsteuerabzug erst Jahre später versagt, z. B. im Rahmen einer Außenprüfung, können Nachzahlungszinsen gemäß § 233a AO zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Unbestritten ist also, dass Rechnungen berichtigt werden können.

EuGH und BFH haben entschieden, dass – je nach Art der fehlenden Angaben – der Vorsteuerabzug im Ursprungsjahr bestehen bleibt, auch wenn die Korrektur erst in einem späteren Jahr erfolgt. Damit entstehen zukünftig bei rückwirkenden Rechnungsberichtigungen keine Zinsen gem. § 233a AO mehr.^[1] Voraussetzung ist jedoch, dass eine sogenannte rückwirkend berichtigungsfähige Rechnung vorliegt.

Eine rückwirkend berichtigungsfähige Rechnung liegt dann vor, wenn sie folgende Angaben enthält:

• Rechnungsaussteller,
• Leistungsempfänger,
• Leistungsbeschreibung,
• Entgelt und
• gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.

Die Berichtigung aller anderen Angaben wirkt auf den Zeitpunkt zurück, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde. D. h. eine Korrektur mit Wirkung für die Vergangenheit ist nur möglich, wenn die Rechnung die vorgenannten Mindestangaben enthält. Die Rechnungskorrektur ist bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem jeweiligen Finanzgericht möglich. Wenn eine oder mehrere dieser Angaben fehlen, ist eine Korrektur zwar möglich, nicht aber mit Wirkung für die Vergangenheit.

[1] EuGH, Urteil v. 15.6.1026, C-518/14, und BFH, Urteil v. 20.10.2016, V R 26/15.

8.2 Häufige Fehler beim Umsatzsteuerausweis

Wenn der Unternehmer die Umsatzsteuer fehlerhaft ausweist, handelt es sich i. d. R. um ein Versehen. Der unzutreffende Steuerausweis fällt somit nicht sofort auf, sonst würde er von vornherein vermieden. Der Unternehmer weist die Umsatzsteuer dann unzutreffend aus, wenn er

• bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR den falschen Steuersatz ausweisen, z. B. 19 ...