Verdachtsfälle im Unternehmen: Regeln für das Krisenmana ... / 3.3 Verwertung und Sicherstellung der Verwertbarkeit von Untersuchungsergebnissen

Im Rahmen interner Untersuchungen sind stets und ohne Ausnahme die geltenden Gesetze und Regelungen einzuhalten und eine ordnungsgemäße Durchführung der Maßnahmen zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten. Untersuchungsmethoden, die generell oder für nicht-staatliche Ermittlungsbehörde verboten sind (z. B. verbotene Vernehmungsmethoden), sind zu unterlassen. Ebenso ist es nicht erlaubt, auf Informationen zurückzugreifen, die auf nicht rechtskonforme Weise erlangt wurden. Grund ist, dass eine Verwertbarkeit von im Rahmen interner Untersuchungen auf rechtswidrige Weise erlangter Beweise in späteren (gerichtlichen) Verfahren nicht gewährleistet ist. Dies wäre z. B. dann fraglich, wenn betroffene Mitarbeitende sich darauf berufen, sie seien bei Befragungen zu Aussagen gedrängt worden oder die Untersuchungsmaßnahmen seien unzulässig gewesen. Unternehmenseigene Verdachtsuntersuchungen dürfen nicht als Rechtfertigung für eigene Rechtsverstöße des Unternehmens dienen, wie z. B. die Verletzung von Post- und Fernmeldegeheimnis, geheimes Mithören oder Mitschneiden sowie versteckte Videoaufnahmen von Gesprächen oder rechtswidrige Verletzungen der Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitenden.

Die Ergebnisse einer jeden Verdachtsuntersuchung im Unternehmen sollten grundsätzlich gerichtsverwertbar sein, sei es als Grundlage für arbeitsrechtliche Sanktionen und in arbeitsgerichtlichen Verfahren, bei Beendigung der Anstellungsverträge von Unternehmensorganen oder im Rahmen von Straf-, Ordnungswidrigkeiten- oder zivilrechtlichen Verfahren, z. B. Schadensersatzklagen. Zudem setzt sich das Unternehmen bei unzulässigen Untersuchungsmaßnahmen selbst dem Vorwurf rechtswidrigen und ggf. strafbaren Verhaltens aus. Betroffenen Mitarbeitenden stehen unter Umständen Ansprüche, z. B. wegen der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte, zu. Deshalb muss es das Ziel einer jeden internen Untersuchung sein, den Sachverhalt nur mit zulässigen Untersuchungsmaßnahmen aufzuklären.

Diese Sicherstellung einer verwertbaren Dokumentation von Verdachtsuntersuchungen und deren Ergebnisse stellt im Übrigen auch einen wesentlichen Unterschied zu internen Untersuchungen zur Risikoanalyse oder der Prüfung der Effektivität und Rechtmäßigkeit eines Compliance-Management-Systems im Unternehmen dar.

Hinweis

Verwertbarkeit von Aussagen

Um die im Rahmen einer internen Ermittlung bereits durch Mitarbeitende oder Betroffene getätigten Aussagen auch später (verwertbar) verwenden zu können, ist eine genaue Dokumentation stets erforderlich.

Sowohl die gestellten Fragen als auch die getätigten Antworten sind in einem Gesprächsprotokoll festzuhalten. Hierbei empfiehlt es sich, das Gesprächsprotokoll während der Befragung, soweit möglich wortgetreu, zu fertigen. Den Befragten sollte angeboten werden, das gefertigte Protokoll im Anschluss auch einzusehen, ggf. zu kommentieren oder zu korrigieren und zu unterzeichnen, um die Verwertbarkeit in etwaigen späteren (gerichtlichen) Prozessen und Verfahren zu gewährleisten.

Die Protokolle sollten den Befragten regelmäßig lediglich zur Einsichtnahme in Anwesenheit der Verantwortlichen zur Durchsicht und etwaigen Kommentierung gezeigt werden. Eine Übermittlung der Protokolle an den Befragten empfiehlt sich unter Vertraulichkeitsaspekten grundsätzlich nicht, um das Risiko einer Weitergabe im Unternehmen und ggf. Einflussnahme auf weitere Mitarbeitende und damit das Ergebnis der Untersuchung zu vermeiden. Sind weitere Betroffene nun durch die Protokolle auf mögliche Fragen konkret vorbereitet, kann eine neutrale Beantwortung der Fragen durch weitere Betroffene nicht mehr gewährleistet werden.^[1]

[1] S. gesonderter Abschnitt.