Vergütungsoptimierung durch Gehaltsextras: Möglichkeiten ... / 4.7 Pauschalbesteuerte Übereignung von PC, Smartphone & Co.

Eine Pauschalierung mit 25 % ist zulässig, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet; das gilt auch für Zubehör, wie Monitor oder Drucker, und für die Internetgebühren. Neben dem PC gelten auch Notebooks, Netbooks und Tablets als Datenverarbeitungsgeräte im Sinne der Vorschrift.^[1] Auch im Hinblick auf die Sozialversicherung gelten sie dann nicht als Arbeitsentgelt.^[2] Die Pauschalierung kommt bei Sachzuwendungen des Arbeitgebers in Betracht. Hierzu rechnet die Übereignung von Hardware einschl. technischem Zubehör und Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile. Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet.

Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgerätes sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind von der Pauschalierung ausgeschlossen.^[3]

Neben der pauschal besteuerten Übereignung ist grundsätzlich auch eine steuerfreie Überlassung von Geräten im Eigentum des Arbeitgebers möglich.^[4]

Arbeitgeberzuschuss zur privaten Internetnutzung

Die Pauschalierungsmöglichkeit besteht auch für Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung gezahlt werden.^[5] Zu den Aufwendungen für die Internetnutzung in diesem Sinne gehören sowohl die laufenden Kosten (z. B. Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate), als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (z. B. Anschlusskosten, Router).

Internetpauschale bis zu 50 EUR pro Monat

Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den vom Mitarbeiter erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, wenn dieser 50 EUR im Monat nicht übersteigt. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Mitarbeiters zum Betrag für die laufende Internetnutzung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.^[6] Bei höheren Zuschüssen gilt die Nachweispflicht durch Belege. Als Nachweis ist es zulässig, die entstehenden Aufwendungen über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten aufzuzeichnen.^[7]

Beitragsfreie Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten

Die Pauschalbesteuerung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

[1] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG.

[2] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV.

[3] R 40.2 Abs. 5 Sätze 1-4 LStR.

[4] S. Abschn. 5.1.

[5] § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG.

[6] R 40.2 Abs. 5 Sätze 7, 8 LStR.

[7] R 40.2 Abs. 5 Satz 9 LStR.