Verprobungen in der Finanzbuchhaltung: Praktische Anwend ... / 2.4 Umsatzsteuer-Verprobung

Die Umsatzsteuer-Verprobung dürfte in der Praxis die Mutter aller Verprobungen sein. In zahlreichen (bilanzierenden) Unternehmen werden Erlöskonten, Umsatzsteuerbeträge und Voranmeldungswerte miteinander verprobt. Die starke Verbreitung ist aber nicht der Tatsache geschuldet, dass der Gesetzgeber diese Verprobung einfordert; sie ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch im Anforderungskatalog der Finanzverwaltung enthalten. Die Motivation für die Durchführung liegt vielmehr in der damit erreichten (umsatzsteuerlichen) Nachvollziehbarkeit des Jahresabschlusses und in der Zusammenstellung der Besteuerungsgrundlagen für die (manuelle) Jahreserklärung. Zusätzlich liefert die Umsatzsteuer-Verprobung einen guten Überblick über die Qualität und Richtigkeit der umsatzsteuerrelevanten Buchungen des analysierten Zeitraums.

Hinweis

Umsatzsteuer-Verprobung als letztes Glied in der Kette

Die Umsatzsteuer-Verprobung darf jedoch nicht als Allheilmittel für umsatzsteuerliche Unzulänglichkeiten in der laufenden Buchhaltung gesehen werden; sie ist keine wirksame "Pille für danach". Substanzielle Buchungsfehler und Flüchtigkeitsfehler lassen sich im Nachhinein nur schwer identifizieren und benötigen zur Beseitigung unnötigen Mehraufwand. Ziel muss es sein, während der Bearbeitung von (anspruchsvollen) umsatzsteuerlichen Vorgängen Fehlerquellen zu erkennen und zu beseitigen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind daher über steuerliche Sachverhalte entsprechend zu schulen und zu sensibilisieren.

Für eine effektive Verprobung sollten einige Grundvoraussetzungen in der Finanzbuchhaltung erfüllt sein. So ist es buchhalterisch gegeben und sinnvoll, zumindest nachfolgende Trennungen vorzunehmen:

• steuerbare Lieferungen und Leistungen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG)
• Entgeltminderungen wie Boni oder Skonti (§ 17 Abs. 1 UStG)
• unentgeltliche Wertabgaben (§ 3 Abs. 1b UStG, § 3 Abs. 9a UStG)
• steuerbare innergemeinschaftliche Erwerbe (§ 1 Abs. 1 Nr. 5 UStG)

Praxis-Tipp

Ein stimmiger Kontenplan hilft

Eine sinnvolle Trennung von umsatzsteuerlichen Sachverhalten auf entsprechenden Konten kann durch Anwendung eines standardisierten Kontenrahmens erreicht werden. Dieser kann überlegt mit individuellen Konten erweitert werden. Je mehr individuelle Anpassungen jedoch vorgenommen werden, desto mehr weicht der Kontenrahmen vom Standard ab, was in nachfolgenden Verarbeitungsschritten zu Nachbesserungsaufwand führen kann.

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, kann eine zügige Verprobung der Umsatzsteuer beispielsweise nach folgendem Schema erfolgen:

Umsatzsteuer-Verprobung

Kategorie	Konten	Nettoumsatz	Steuersatz in %	errechnete Umsatzsteuer
steuerpflichtige Umsätze 7 %	Konto Nr.	... EUR	7 %	... EUR
	(...)	... EUR	7 %	... EUR
steuerpflichtige Umsätze 19 %	Konto Nr.	... EUR	19 %	... EUR
	(...)	... EUR	19 %	... EUR
Entgeltminderungen 7 %	Konto Nr.	... EUR	7 %	... EUR
	(...)	... EUR	7 %	... EUR
Entgeltminderungen 19 %	Konto Nr.	... EUR	19 %	... EUR
	(...)	... EUR	19 %	... EUR
unentgeltliche Wertabgaben 7 %	Konto Nr.	... EUR	7 %	... EUR
	(...)	... EUR	7 %	... EUR
unentgeltliche Wertabgaben 19 %	Konto Nr.	... EUR	19 %	... EUR
	(...)	... EUR	19 %	... EUR
steuerpflichtige innergem. Erwerbe 7 %	Konto Nr.	... EUR	7 %	... EUR
	(...)	... EUR	7 %	... EUR
steuerpflichtige innergem. Erwerbe 19 %	Konto Nr.	... EUR	19 %	... EUR
	(...)	... EUR	19 %	... EUR
Summe der Umsatzsteuer-Positionen				... EUR
abzgl. gebuchte Umsatzsteuer 7 %	Konto Nr.			... EUR
abzgl. gebuchte Umsatzsteuer 19 %	Konto Nr.			... EUR
Errechnete Verprobungsdifferenz				... EUR

Tab. 3: Umsatzsteuer-Verprobung

Ergibt sich bei der Umsatzsteuer-Verprobung eine Differenz von 0 EUR oder wenigen Cent in die positive oder negative Richtung (Rundungsdifferenzen), testiert dies eine Stimmigkeit der Buchführung in umsatzsteuerlicher Hinsicht. Liegen hingegen größere Abweichungen vor, sollten detaillierte Nachforschungen beginnen.

Typische Ursachen für Verprobungsdifferenzen:

• Verwendung falscher Steuerschlüssel bei Buchungen
• Keine Konten-Trennung bei unterschiedlichen Steuersachverhalten
• Bei der Verprobung nicht erfasste (neue) Umsatzkonten
• Manuelle Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten
• Manuelle Buchungen mit abweichenden Steuerschlüsseln

Praxis-Tipp

Unterjährige Umsatzsteuer-Verprobung

Eine Umsatzsteuer-Verprobung wird in den meisten Fällen jährlich im Rahmen der Abschlussarbeiten erstellt. Eine unterjährige Erstellung, z. B. im Rahmen eines Monats- oder Quartalsabschlusses, ist ebenfalls möglich – wenn auch in der praktischen Anwendung nicht stark vertreten. Eine unterjährige Verprobung hat den Vorteil, dass Abweichungen im Gegensatz zur jährlichen Erstellung der Verprobung meist nicht so lange zurückliegen. Dies vereinfacht die Suche nach den Ursachen. Zudem erhalten die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung auch unterjährig eine Qualitätsmessung der umsatzsteuerlichen Buchführung.