Vertriebscontrolling: Mit Excel die richtigen Informatio ... / 1 Geschwindigkeit ist keine Hexerei

Wenn sich der Absatzmarkt bewegt oder sich verändert, hat das erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Vertrieb erfährt dies als erste Abteilung, nicht nur wegen des direkten Kontaktes zu den Kunden. Auch die Absatz- und Umsatzzahlen, in denen sich der Erfolg der Vertriebstätigkeit messen lässt, reagieren schnell auf Marktveränderungen:

• Wenn ein Mitbewerber Lieferprobleme hat, steigt der Absatz der eigenen Produkte überraschend an.
• Wenn neue Konkurrenten an den Markt drängen, äußert sich das in sinkenden Absätzen und in sinkenden Preisen.
• Wenn auf Grund der aktuellen Klimadiskussionen besonders umweltschonende Produkte verstärkt nachgefragt werden, steigt der Absatz dieser Produkte und sinken die Absätze der konträren Erzeugnisse.

Diesen Vorteil der schnellen Datenveränderung gilt es zu nutzen. Das Controlling muss den Vertrieb schnell mit Informationen über Artikel, Kunden, Regionen, Umsätze, Absätze und Deckungsbeiträge versorgen. Wer diese wichtigen Daten für die Steuerung der Vertriebsmannschaft im normalen Controllingprozess verarbeiten lässt, verliert mit hoher Wahrscheinlichkeit Zeit und Aussagekraft. Darum gibt es in vielen Unternehmen ein Vertriebscontrolling, das schneller und dem Nutzer gerechter erste Auswertungen und Berichte liefert. Damit wird Geschwindigkeit zur Norm, Hexerei ist nicht mehr notwendig.

Praxis-Tipp

Wenn Sie ein eigenes Vertriebscontrolling, vielleicht sogar in der Verantwortung des Vertriebs installieren, tun Sie dies immer in Abstimmung mit dem eigentlichen Controlling des Unternehmens. Zum einen müssen die Werte zwischen dem Finanzcontrolling und dem Vertriebscontrolling abgestimmt werden. Zum anderen kann Ihnen der Controller wesentliche Hilfestellungen geben.

Um schnell zu sein, werden im Vertriebscontrolling die am ehesten verfügbaren Absatz- und Umsatzwerte verwendet. Das sind meist nicht die Daten aus der Buchhaltung, sondern immer öfter die Daten, die bei der Lieferscheinschreibung oder der Fakturierung anfallen. Ungenauigkeiten werden dann später im Abstimmprozess ausgeglichen. Voraussetzung für ein erfolgreiches, schnelles und selbstständiges Vertriebscontrolling ist ein effizientes Hilfsmittel. Wer eine eigene Controllingsoftware nicht nutzen will oder kann, setzt Excel ein, um die notwendigen Vertriebsinformationen controllinggerecht aufzubereiten.