Der Umfang der Daten, die im Vertrieb anfallen und ausgewertet werden könnten, ist enorm. Der Versuchung, möglichst viele Daten in das Vertriebscontrolling einzubeziehen, muss widerstanden werden. Wichtig ist, dass einzelne Berichte nicht überfrachtet, sondern exakt mit den passenden Daten ausgestattet sind.
Stellen Sie absolut sicher, dass auch in Ihrem Vertriebscontrolling immer nur mit Nettowerten gerechnet wird. Dass die Mehrwertsteuer als durchlaufender Posten in der Buchhaltung für Entscheidungen im Vertrieb mit Ausnahme bei der Preisfindung im Einzelhandel keine Rolle spielt, dürfte jedem bekannt sein. Aber auch nachträglich verbuchte Erlösschmälerungen müssen berücksichtigt werden. Dazu gehört z. B. der Bonus, den Sie Ihrem Kunden am Jahresende zahlen, der Werbekostenzuschuss oder der Naturalrabatt. Alle Erlöse und Preise müssen um diese Größen korrigiert werden, bevor sie ins Vertriebscontrolling einfließen.
Hier eine Auswahl der Daten und ihre zeitlichen Dimensionen, wie sie in der Praxis immer wieder vorgefunden werden:
Absatz
Der Absatz ist die Mengenkomponente im Verkauf. Es wird also gezählt, wie viel Stück, Kilo, Liter oder sonstige Einheiten verkauft wurden. Bei Additionen von Mengen ist darauf zu achten, dass nur gleiche Produkte zusammengefasst werden.
Umsatz
Der Umsatz ist der mit den erzielten Verkaufspreisen bewertete Absatz. Mit Hilfe der Euro-Bewertung ist es möglich, auch den Verkauf unterschiedlicher Produkte in einer Summe zusammenzufassen.
Deckungsbeitrag
Nicht immer trifft die Annahme, dass ein hoher Umsatz auch ein positives Ergebnis für das Unternehmen darstellt, zu. Erst der Betrag, der sich nach Abzug der direkten Kosten ergibt, zeigt den eigentlichen Erfolg. Der Deckungsbeitrag ist also der Betrag, der nach Abzug aller direkten Produktkosten wie Material und Fertigungslöhne von den erzielten Verkaufspreisen übrig bleibt. In der Regel werden in der Praxis die artikelbezogenen Deckungsbeiträge ermittelt, indem vom durchschnittlichen Verkaufspreis pro Stück die Herstellkosten pro Stück abgezogen werden.
Zeitbezug: aktuelle Werte
Alle im Vertriebscontrolling verwendeten Daten müssen eine vergleichbare Dimension haben. Das betrifft in erster Linie den Zeitbezug. In jeden Controllingbericht für den Vertrieb gehören die aktuellen Werte. Diese Absatz-, Umsatz- oder Deckungsbeitragszahlen werden meist kumuliert seit Jahresanfang oder in einzelnen Monatsbeträgen dargestellt.
Zeitbezug: Vorjahreswerte
Ein einzelner Wert ist wenig aussagefähig. Der Nutzen des Berichts steigt enorm, wenn ein Vergleichswert vorhanden ist. Das kann z. B. der Vorjahreswert sein. Anhand der Veränderung kann auf Entwicklungen am Markt geschlossen werden.
Zeitbezug: Planwerte
Ein anderer Vergleichswert ist der Planwert aus einer Planungsrechnung. Bei der Planung werden sowohl Vergangenheitserfahrungen als auch erwartete Entwicklungen berücksichtigt.
Gleichgültig, welcher Vergleichswert verwendet wird, Sie müssen sicherstellen, dass aktueller Wert und Vergleichswert den gleichen Zeitbezug haben. Wird aktuell kumuliert bis Mai, so muss auch der Vorjahreswert bis Mai kumuliert sein bzw. der Planwert den Zeitraum bis Mai umfassen.
Das Vertriebscontrolling will und muss schnell sein. Es kann daher nicht auf den Abschluss der Finanzbuchhaltung warten und von dort die Umsatzzahlen übernehmen. Außerdem fehlen in der Buchhaltung meist die Mengenangaben, sodass Absätze nicht berechenbar sind. Darum greift das Vertriebscontrolling auf andere Datenquellen zurück:
- Die Lieferscheinschreibung ist zeitlich vor der Fakturierung zu erledigen. Sie enthält die Mengen und kann über die Verknüpfung zum Auftrag auch die Preise ermitteln. Die Fakturierung wird in der Praxis oft um einige Tage verschoben realisiert, sodass die Lieferscheindaten eine schnellere Quelle sind.
- In Warenwirtschaftssystemen können die Verkaufsdaten auch über die Lagerbuchungen ermittelt werden. Die Bewertung mit dem Preis kann dabei mit durchschnittlichen Werten erfolgen.
- Bei geringen Datenmengen kann auch die manuelle Erfassung der ausgelieferten und verkauften Waren und der dazugehörigen Kunden eine Datenquelle für das Vertriebscontrolling sein.
Durch die schnelle, aber unsicherere Datenquelle entstehen zwangsläufig Differenzen zu den Daten aus der Buchhaltung. Diese müssen nach dem Monatsabschluss im externen Rechnungswesen ausgeglichen werden. Im nächsten Monat sind dann nur die Mengen und Werte des gerade angeschlossenen Zeitraums ungenau und aus den genannten Quellen. Der Rest der Daten ist exakt und stammt aus der Buchhaltung.
Optimal ist es, wenn die schnellen Daten auch in digitaler Form vorliegen. Dann können sie über eine Schnittstelle in das Vertriebscontrolling importiert werden. Der manuelle Erfassungsaufwand, der z. B. bei der Eingabe von Daten nach Excel entsteht, wird gespart, die Verarbeitung kann schneller beginnen und es entstehen keine Erfassungsfehler. Datenquellen, die einen digitalen Import nach Excel ermöglichen, sind vorzu...