Vertriebscontrolling: Mit Excel die richtigen Informatio ... / 3.2 Die Auswertungen

Jedes Tabellenblatt im Auswertungsbereich bezieht sich auf eine eigene Auswertungsdimension. Sie kann artikelbezogen sein (Artikel, Artikelgruppe) oder kundenbezogen (Kunde, Kundengruppe). Auch die vier individuellen Kriterien können jeweils eine Dimension der Auswertung darstellen. Allen gemeinsam ist die zeitliche Dimension, die immer für alle Auswertungen gleichzeitig angepasst wird.

Zeitliche Dimension

Der Datenbereich kann Informationen aus unterschiedlichsten Zeiten enthalten. Es empfiehlt sich zwar, die Anzahl der Datensätze möglichst gering zu halten und somit nur die Daten zu verwalten, die in den gewünschten zeitlichen Rahmen passen. Dennoch ist eine Differenzierung eines Jahres z. B. nach Quartalen oder Monaten notwendig, um eigene Aussagen zu machen. Der gewünschte Zeitraum wird im Zeitfenster eingestellt. Dort wird das Anfangsdatum und das Enddatum eingegeben. In jeder Auswertung wird der gewählte Zeitraum in der Überschrift angezeigt.

Mit der Eingabe eines Zeitraums werden auch die Spalten Menge, Wert, Herstellkosten und Deckungsbeitrag im Zeitfenster aus dem Datenbereich neu berechnet. Sie dienen als Zwischenspeicher für die Auswertungen.

Hinweis

Allen Auswertungen ist gemeinsam, dass sie neben dem Zeitrahmen auch eine Kontrollsumme und eine Blattsumme für den Umsatz und den Deckungsbeitrag anzeigen. Die Kontroll- und die Blattsumme sollten übereinstimmen. Die Kontrollsumme enthält die summierten Werte des Datenbereichs bezogen auf den gewählten Zeitrahmen. Die Blattsumme enthält die Summe der in der jeweiligen Auswertung dargestellten Daten. Diese weichen dann voneinander ab, wenn nicht alle Kunden, Artikel, Gruppen usw. in der linken Spalte angegeben sind, also z. B. eine Kundennummer fehlt.

Auswertungen nach Kunden

In der Spalte Kundennummer sind alle vorhandenen Kundennummern zu erfassen. Die Tabelle selbst holt dann aus dem Datenbereich den Kundennamen und die Summe der Umsätze und Deckungsbeiträge dieses Kunden für den gewählten Zeitrahmen. Gleichzeitig wird der Deckungsbeitrag in Prozent des Umsatzes berechnet sowie der Anteil jedes Kunden am Gesamtumsatz und am Gesamtdeckungsbeitrag angezeigt (s. Abb. 3).

Abb. 3: Auswertung nach Kunden

Auswertung nach Artikeln

Das gleiche Verfahren wiederholt sich bei allen Auswertungen, auch bei der nach Artikeln. Hier werden die Artikelnummern in der linken Spalte erfasst und das System holt die Artikelbezeichnungen, addiert Umsätze und Deckungsbeiträge. Zusätzlich werden hier auch die Mengen aus dem Datenbereich addiert (s. Abb. 4).

Abb. 4: Auswertung nach Artikeln

Weitere Auswertungen

Auch die weiteren Auswertungen werden nach dem bekannten Schema gefüllt. Die Mengendaten sind nur bei den Artikeln sinnvoll. Außerdem muss bei den Gruppenauswertungen (Kunden- und Artikelgruppen, Verkaufsbereiche) und den individuellen Kriterien die Gruppenbezeichnung manuell erfasst werden (s. Abb. 5). Sie ist im Datenbereich nicht vorhanden.

Praxis-Tipp

Erfahrene Excel-Nutzer können eine eigene Excel-Tabelle anlegen, in der die Gruppenbezeichnungen verwaltet werden. Mit der Formel SVERWEIS kann dann von der Vertriebscontrollingtabelle auf die Tabelle mit den Gruppenbezeichnungen Bezug genommen werden.

Abb. 5: Auswertung nach Verkaufsbereichen