Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 1.3 Besondere Kostenarten

Wie in jeder Kostenstelle auch fallen in der Verwaltung Personalkosten für die dort beschäftigten Mitarbeiter, Gebäudekosten (Miete, Abschreibung, Unterhaltung etc.) oder Abschreibungen auf Maschinen an. Bezeichnend ist jedoch, was unter der Überschrift Verwaltung zusammengefasst wird. Außen vor bleiben zunächst die Abteilungen wie Informationsverarbeitung, Rechnungswesen oder Personalwesen. Diese bilden eigene Kostenstellen, die teilweise ihre Kosten umlegen und teilweise unter Verwaltungskosten verbleiben. Neben der Unternehmensleitung verbleibt dann noch eine Vielzahl von Hilfsstellen, die nicht im eigentlichen Sinne das Unternehmen verwalten. Vielmehr findet sich hier keine andere passende Zuordnung oder es ist nicht sinnvoll, dies zu tun.

Praxis-Beispiel

Verschiedene Arten der Verwaltungskosten

Reinigungskräfte werden in vielen Fällen unter Verwaltungskosten verbucht, da sie für viele Abteilungen arbeiten und eine Aufteilung oft nicht lohnend ist. Eine Alternative wäre die Zuordnung zu den Gebäudekosten, wenn eine solche Kostenstelle besteht.

Ähnlich verhält es sich mit den Kosten für die Hausmeister- und Gärtnerdienste. Die Verteilung auf die einzelnen Kostenstellen ist sehr komplex. Eine Kostenstelle für Gebäudekosten ist oft nicht vorhanden. Daher bietet sich die Berücksichtigung unter den Verwaltungskosten an.

Abschreibung, Leasingzahlungen und Unterhalt für den Pkw, der allen Mitarbeitern für kürzere Dienstfahrten zur Verfügung steht, zählen ebenfalls zu den typischen Verwaltungsausgaben. Eine Verteilung aufgrund der Nutzung des Wagens ist meist nicht wirtschaftlich.

Die Kosten für Besprechungs- und Schulungsräume werden ebenfalls unter den Verwaltungskosten erfasst, wenn diese von mehreren Bereichen genutzt werden. Alternativ wäre eine Verteilung aufgrund der Nutzung denkbar.

Vor allem in kleineren Unternehmen ist die verursachungsgerechte Ermittlung der Kosten für Büromaterial nicht wirtschaftlich. Die Verteilung erfolgt über die Verwaltungskosten.

Die Verwaltungskosten umfassen daneben noch die Kosten, die tatsächlich durch die Verwaltung des Unternehmens anfallen oder die für das Gesamtunternehmen entstehen und die keinen einzelnen Verursacher haben. Dazu gehören Steuern, Gebühren und Abgaben an die staatlichen Stellen. Kosten für allgemeine rechtliche und steuerliche Beratung, für die Erstellung der Abschlüsse oder für eine Unternehmensberatung, die nicht speziell für einen Bereich in Anspruch genommen wurde, können unter Verwaltungskosten verbucht werden. Einen großen Bereich nehmen die allgemeinen Versicherungen ein. Während z. B. Fahrzeugversicherungen dem Fuhrpark und Gebäudeversicherungen den einzelnen Gebäuden zugeordnet werden können, ist es für die Haftpflichtversicherungen ebenso schwierig, einen Verursacher auszumachen, wie z. B. für die Betriebsunterbrechungsversicherung.

Die zum Kreis der Verwaltungskosten im weiteren Sinne gehörenden Kosten der IT, des Rechnungswesens und der Personalverwaltung bestehen wie in anderen Hilfskostenstellen auch aus Personalkosten, Gebäudekosten, Energiekosten und Abschreibungen auf Geräte. In den sonstigen Kosten werden gegenseitige Umlagen zusammengefasst und ebenfalls die Umlage aus den eigentlichen Verwaltungskosten verbucht. Ob weitere Kostenarten hinzukommen oder die genannten detailliert werden, hängt von der individuellen Situation in der Kostenrechnung ab.

Praxis-Tipp

Leistungseinheiten bestimmen Zusammenfassung

Bei der Einrichtung von Verwaltungskostenstellen dürfen Sie nicht nur die Kostenseite berücksichtigen. Für die spätere verursachungsgerechte Verteilung der gesammelten Kosten ist auch die Darstellung der richtigen Leistungseinheit notwendig. Sie können daher nicht die Finanzbuchhaltung mit der Personalbuchhaltung zusammenfassen und deren Kosten später auf die Hauptkostenstellen verteilen, da die erbrachten Leistungen zu unterschiedlich sind. Selbst wenn, wie in vielen kleineren Unternehmen üblich, Rechnungs- und Personalwesen in Personalunion eines Mitarbeiters geführt werden, sollten Sie eine Aufteilung vornehmen und die gemeinsamen Kosten auf die jeweilige Verwaltungskostenstelle verteilen.