Gemeinkosten haben die Eigenart, nicht bestimmten Leistungen des Unternehmens, sondern im besten Fall bestimmten Verursachern zugeordnet werden zu können. Nicht immer gelingt das; besonders die Verwaltungskosten zeichnen sich dadurch aus, dass sie bei der Zuordnung zu originären Kostenverursachern Probleme machen.
Verwaltungskosten aus Bequemlichkeit
Wir sprechen an dieser Stelle nicht von den Kosten, die aus Gründen der Vereinfachung nicht den Kostenverursachern zugeordnet werden. Immer wieder kommt es bei der Buchung von Kosten dazu, dass eine Zuordnung auf den ersten Blick nicht einfach möglich ist. Mit etwas Aufwand für die Suche nach der richtigen Zuordnung ließe sich das Problem lösen. Es ist einfacher, die Kosten dem Sammelbecken der Verwaltungskosten zuzuordnen. Hiervon ist an dieser Stelle jedoch nicht die Rede. Eine solche Vorgehensweise müssen Sie als Kostenrechner unterbinden. Die einzelnen, fehlgebuchten Beträge sind meist nicht sehr hoch, in der Summe kommt es jedoch zu signifikanten Werten, die Ihre Auswertungen negativ beeinflussen können.
Neben den nicht direkt zuordenbaren Kosten gibt es auch Kosten, die zwar zugeordnet werden könnten, wo dies jedoch nicht gewollt ist. Zum einen kann der Grund darin liegen, dass die Kostenstellenleiter bestimmte Kostengrößen nicht kennen sollen (z. B. für eine Beratungsleistung). Zum anderen erscheint es unter Umständen wirtschaftlicher, zunächst die Kostenbeträge auf einem Verwaltungskonto zu sammeln und dann mit anderen Kosten gemeinsam zu verteilen. In der Regel ist sonst Ihr Aufwand in der Kostenrechnung zu hoch. Typische Beispiele hierfür sind IT-Kosten und Kosten für das Personalwesen.
Verwaltungskosten im engeren Sinne
Ein Unternehmen muss Abgaben an den Staat und die Kommunen leisten. Diese Steuern und Gebühren sind in der Regel keinen Produkten oder Stellen zuzuordnen. Das gilt auch für die Kosten, die durch die Erfüllung staatlicher Auflagen wie die Meldungen an das statistische Bundesamt oder die Berechnung und Weiterleitung von Umsatzsteuerbeträgen entstehen. Da diese Aufgaben meist das Rechnungswesen übernimmt, werden dort auch diese sekundären Kosten gesammelt. Richtiger ist der getrennte Ausweis unter den Verwaltungskosten. Weitere solcher Kosten sind z. B. Kosten für die Beratung des Unternehmens in rechtlichen Belangen oder in steuerlichen Fragen. Auch die Ausgaben für eine Unternehmensberatung tauchen hier auf, wenn die Leistungen nicht kostenstellen- oder kostenträgerbezogen anfallen.
Kosten der Informationsverarbeitung
Die Kosten der Informationsverarbeitung haben sich zu Beginn des kommerziellen EDV-Einsatzes in den Kosten des Rechnungswesens versteckt, da dort in vielen Fällen die ersten Anwendungen der elektronischen Datenverarbeitung genutzt wurden. Erst mit der weiter um sich greifenden Nutzung der Technologie wurden diese Kosten zu den IT-Kosten zusammengefasst. Diese haben zunächst keinen Bezug zum Produkt und können nur schwer einer einzelnen Stelle zugeordnet werden. Die zentralen Server und Mainframes, die übergeordneten Netzwerkstrukturen und die für alle Bereiche tätigen Mitarbeiter machen eine Zuordnung zu einer primären Kostenstelle schwer. Daher wird dies nur in Ausnahmefällen, z. B. bei stark dezentraler Organisation durchgeführt.
In der Praxis hat sich der Weg als erfolgreich erwiesen, auf dem die IT-Kosten zunächst auf der entsprechenden Kostenstelle gesammelt werden. In einem zweiten Schritt erfolgt die Verteilung auf die tatsächlichen Verursacher der Kosten. Das ist in der Kostenrechnung einfacher zu verarbeiten und gibt der Unternehmensleitung die Möglichkeit, direkt auf die Entwicklung im IT-Bereich Einfluss zu nehmen. Auf der anderen Seite fehlt der direkte Bezug der verursachenden Kostenstelle zu den IT-Kosten, da diese über Schlüssel umgelegt werden.
Kosten des Personalwesens
Die Mitarbeiter in allen Stellen des Unternehmens verursachen indirekte Kosten. Sie müssen gesucht, eingestellt, betreut und monatlich abgerechnet werden. Rechtliche, tarifliche und steuerliche Vorschriften bezüglich der Entlohnung von Arbeitnehmern verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand. Gelingt es in großen Unternehmen, die Kosten des Personalwesens zumindest teilweise bestimmten Bereichen (Werken, Abteilungen) zuzuordnen, so ist dies in den meisten mittelständischen und kleinen Unternehmen kaum möglich. Es bleibt Ihnen nichts anders übrig, als die Kosten in der Kostenstellenrechnung einer Verwaltungskostenstelle zuzuordnen. Ähnlich wie die IT-Kosten werden die Personalkosten auf die verursachenden Kostenstellen verteilt.
Kosten der Digitalisierung
Mit der fortschreitenden Digitalisierung an vielen Stellen im Unternehmen wächst der Anteil der Kosten, die übergeordnet anfallen. Dazu gehört zum einen die Investition in die notwendige Infrastruktur (Netzwerke, Schnittstellen), die über Abschreibungen zu wesentlichen Kosten führen kann, zum anderen sind notwendige Abmachungen mit externen Partnern zu treffen, die einen Beitrag des Unternehmen...