Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 3.2 Die Verwaltungskosten nach Kostenarten

In der Kostenrechnung werden die Kosten, nach Arten zusammengefasst, meist aus der Buchhaltung übernommen. Viele der Kostenarten können auf alle Kostenstellen verbucht werden, wie z. B. die Personalkosten. Andere wiederum sind fest mit einer verursachenden Stelle verbunden, z. B. Wartungskosten für Maschinen, die nur in der Produktion anfallen können. Auch im Bereich der Verwaltung gibt es Kostenarten, die nur dort anfallen und dementsprechend Verwaltungskosten sein müssen. Der Kostenrechner kann bei dieser Art sofort die Zuordnung zu den Verwaltungskosten machen. Welche Kostenarten dies sind, hängt wie so oft vom individuellen Aufbau der Kostenrechnung ab.

An dieser Stelle sollen einige beispielhafte Kostenarten genannt werden, deren Zuordnung zu den Verwaltungskosten sehr wahrscheinlich ist:

Versicherungskosten

Bis auf wenige Ausnahmen (Kfz-Versicherungen) werden fast alle Kosten für Versicherungen unter Verwaltungskosten gebucht. Eine Aufteilung auf einzelne Kostenstellen bereits bei der Entstehung der Kosten ist zu aufwändig.

Reinigungskosten

In fast allen kleinen und mittleren Unternehmen werden die Kosten, die durch die Reinigung von Gebäuden und für die Pflege des Grundstückes aufgewendet werden müssen, zentral unter den Verwaltungskosten gesammelt.

Steuern

Die vom Unternehmen zu zahlende Gewerbesteuer wird nur dann bereits bei der Entstehung sinnvoll aufgeteilt, wenn es mehrere Standorte mit unterschiedlichen Hebesätzen gibt und gleichzeitig diese Unterschiede zu einer signifikanten Veränderung der vom Standort abhängigen Gesamtkosten führen.

Beratungskosten (steuerlich)

Die Kosten, die der Steuerberater dem Unternehmen für die Beratung in steuerlichen Fragen in Rechnung stellt, beziehen sich in der Regel auf das gesamte Unternehmen (meist auf den Jahresabschluss und andere Steuererklärungen).

Diese Beispiele für die eigentlichen typischen Verwaltungskosten können noch ergänzt werden durch weitere, die sich auf die Verwaltungskostenstellen Rechnungswesen, Personalwesen, Informationsverarbeitung, Fuhrpark usw. beziehen. In jedem dieser Bereiche gibt es typische Kostenarten, die nur dort anfallen und somit ein Indiz dafür liefern, dass es sich um Verwaltungskosten handelt.

Praxis-Tipp

Absprache verbessert Ergebnis

Stellen Sie für Ihr Unternehmen eine Liste aller Kostenarten auf, die zu den Verwaltungskosten gehören. Besprechen Sie diese mit den Mitarbeitern aus der Buchhaltung. Dann können die Verwaltungskosten ohne großen Aufwand und ohne Nachfragen sofort zugeordnet werden. Der Buchungsaufwand sinkt, die Sicherheit wird erhöht, die Informationen stehen schneller und genauer zur Verfügung.