Dr. Jörg Schweiger, Dr. Peter Schentler
Preise und Prozesse beachten
Neben den Kosten der eingekauften Materialien und Dienstleistungen (Einstandspreis, Transportkosten, Bestandskosten etc.) sind auch die Beschaffungsprozesse selbst immer wieder auf den Prüfstand zu stellen. Dabei bieten insbesondere Informations- und Kommunikationstechnologien Chancen für Kosteneinsparungen und Leistungsverbesserungen.
Erfolge bei Prozesskosten
Abb. 1 gibt einen Überblick über Möglichkeiten der IT-Unterstützung für strategische und operative Einkaufsaufgaben.
Erreichung der Ziele wird angezweifelt
Bei einer Betrachtung von Abb. 1 wird ersichtlich, dass es wohl nicht an den fehlenden technischen Möglichkeiten liegt, weshalb sich Unternehmen nur zaghaft an Investitionen in IT-gestützte Beschaffungslösungen heranwagen. Vielmehr scheinen sie skeptisch zu sein, ob die von Anbietern versprochenen und in den oben zitierten Studien proklamierten Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen auch tatsächlich in ihrem Unternehmen eintreten. Erfahrungen der Vergangenheit zeigen, dass versprochene und erhoffte Produktivitäts- und Rentabilitätssteigerung durch Investitionen in neue IT-Systeme und Technologie häufig nicht eingetreten sind und teilweise sogar negative Wirkungsbeziehungen zu erkennen waren.
Abb. 1: IT-Einsatzmöglichkeit im Einkauf
Wirtschaftlichkeit muss nachgewiesen werden
Das Fazit: Auch wenn es ein grundsätzliches Potenzial durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien gibt, so ist es für den Einzelfall stets entscheidend, das spezifische Potenzial durch die IT-Nutzung für das Unternehmen zu errechnen, um eine ausreichende und fundierte Entscheidungsgrundlage für etwaige Investitionen zu schaffen. Entscheider erwarten mehr denn je einen klaren monetären Ausweis der Wirtschaftlichkeit der (häufig von Seiten der Fachbereiche geforderten) IT-gestützten Lösungen. Und das am besten dargestellt in einer oder wenigen Kennzahlen.
Handlungsbedarf für das Controlling
Um entsprechende Abschätzungen des erwarteten Nutzens vornehmen und diese den Kosten gegenüberstellen zu können, resultiert Handlungsbedarf für die Unternehmen in den frühen Phasen des Projektmanagements, also der Projektbeurteilung und -auswahl. Während die inhaltliche Projektbeurteilung von der Fachabteilung vorgenommen werden muss, kommt dem Controlling eine wesentliche Unterstützungsaufgabe zu. Es muss an die spezifische Entscheidungssituation angepasste Werkzeuge und Methoden bereitstellen. Während der Projektlaufzeit ist dann – entsprechend dem Regelkreisgedanken des Controllings – durch eine laufende Abweichungsanalyse zu überprüfen, inwieweit geplante Maßnahmen erfolgreich umgesetzt werden konnten und die erwarteten Auswirkungen eingetreten sind. Bei maßgeblichen Abweichungen sind Steuerungsmaßnahmen einzuleiten.
Am Beispiel von eProcurement- und eSourcing-Lösungen wird in vorliegendem Beitrag ein Kalkulationsmodell und die dazugehörige Methodik aufgezeigt, um eine Bewertung des Nutzens und der Kosten von IT-Investitionen möglich zu machen (s. Abschnitt 4). Der empfohlene Prozessablauf wird in Kapitel 3, die dazu erforderlichen Grundlagen der Investitionsbeurteilung in Kapitel 2 vorgestellt.