Wirtschafts-Identifikationsnummer: Vergabe, Anwendung und Funktion des Unternehmensdatenregisters

Zusammenfassung

Überblick

Bereits seit 2008 kennen alle Bürger in Deutschland ihre lebenslang gültige persönliche Steuer-Identifikationsnummer. Ihr vergleichbar gibt es ab Herbst 2024 auch für Unternehmen, Freiberufler und Arbeitgeber eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Mittelfristig soll diese neben dem Einsatz bei der Besteuerung weitere Funktionen übernehmen. Das große Ziel dabei ist, die Verantwortlichen von Berichtspflichten zu entlasten. Vor allem aber stellt die W-IdNr. im wirtschaftlichen Bereich ein einheitliches und dauerhaftes Merkmal zur eindeutigen Identifikation dar, so wie es schon im Privaten durch die Steuer-Identifikationsnummer gegeben ist.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Referentenentwurf zur Wirtschafts-Identifikationsnummernverordnung^[1]

§ 139c AO

§ 139b AO

[1] https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/20_Legislaturperiode/2024-06-28-WIdV/1-Referentenentwurf.pdf?__blob=publicationFile&v=2

1 Wer die Wirtschafts-Identifikationsnummer erhält

Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer bekommen alle, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind. Neben natürlichen Personen, die als Unternehmer oder Freiberufler arbeiten, zählen dazu auch juristische Personen wie die Aktiengesellschaft, die GmbH oder eine Kommanditgesellschaft. Das Gleiche gilt für Personenvereinigungen und gemeinnützige Organisationen. Außerdem erhalten alle Arbeitgeber eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Dies kann auch den privaten Haushalt betreffen, der über die Minijob-Zentrale seine Haushaltshilfe angemeldet hat.

Entscheidend für die Vergabe der W-IdNr. ist die Einstufung als wirtschaftlich Tätiger. Dabei kommt es nicht auf eine mögliche Gewinnerzielungsabsicht an. Wesentlich ist vielmehr, dass es zu einem Austausch von Gütern oder Dienstleistungen kommt. Entsprechend können auch Organisationen, die sich im sozialen oder kulturellen Bereich engagieren, wirtschaftlich tätig sein. Dies gilt immer dann, wenn sie ihre Leistungen gegen ein Entgelt anbieten – selbst wenn am Ende kein Gewinn stehen soll. Das Gleiche betrifft Teile der öffentlichen Verwaltung, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

2 Mehrere Identifikationsnummern für eine Person

Gewerbetreibende, Einzelkaufleute und Freiberufler führen damit künftig mindestens 2 Identifikationsnummern. Das heißt: Sie erhalten die W-IdNr. zusätzlich zu ihrer bereits vorhandenen Steuer-Identifikationsnummer, die auch weiterhin bestehen bleibt. Auf diese Weise soll der betriebliche Bereich klar von der privaten Sphäre getrennt werden.

Praxis-Beispiel

Freiberufliche Architektin

Die Architektin ist als Freiberuflerin für ihre verschiedenen Kunden tätig. Als wirtschaftlich Tätige erhält sie eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Diese gibt sie immer dann an, wenn es um die Besteuerung – und später auch um weitere Verwaltungsakte – im Rahmen ihrer Freiberuflichkeit geht. Beschäftigt sie Mitarbeiter, ist auch hier die W-IdNr. relevant. Für ihre Einkommensteuererklärung nutzt sie dagegen weiterhin ihre persönliche Steuer-Identifikationsnummer.

Personen, die mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten nachgehen, erhalten zudem für jede einzelne davon eine eigene Wirtschafts-Identifikationsnummer. Dies soll der Abgrenzung der einzelnen Geschäftsfelder dienen. Dabei erfolgt die Unterscheidung über die letzten 5 Ziffern. Die Basis der W-IdNr. bleibt gleich.

Praxis-Beispiel

Mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten

Der Modehändler betreibt sein Ladengeschäft in einem Urlaubsort an der Nordsee als Einzelkaufmann. Als wirtschaftlich Tätiger erhält er eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Neben seiner Tätigkeit im Modegeschäft vermietet er vor Ort 2 Ferienwohnungen an Urlauber. Auch für diesen Geschäftszweig bekommt er eine eigene W-IdNr., die sich in den letzten 5 Ziffern von der für den Modehandel unterscheidet. Schließlich beschäftigt der in seinem Privathaushalt noch eine Putzkraft auf Basis eines Minijobs, was ihm eine weitere Wirtschafts-Identifikationsnummer beschert. Auch diese unterscheidet sich nur durch die letzten 5 Stellen von der ersten Identifikationsnummer.

Hinweis

Diese steuerlich relevanten Nummern können Steuerpflichtige haben

• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): Sie dient der eindeutigen Zuordnung von Steuerdaten zu einer Person und gilt lebenslang.
• Steuernummer: Unter dieser Nummer führt das zuständige Finanzamt die Steuerakten einer Person. Diese Nummer ist mit dem Finanzamt verbunden und wird bei einem Umzug neu vergeben.
• Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): Sie dient der eindeutigen Zuordnung aller wirtschaftlich Tätigen und soll deren betrieblichen Bereich klar von der privaten Sphäre trennen.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Ihre Aufgabe ist die eindeutige Identifizierung gegenüber anderen Unternehmen im EU-Binnenmarkt.

3 Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummern

Für die Vergabe der W-IdNr. ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zuständig. Dabei handelt es auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde. Sobald die Wirtschafts-Identifikationsnummer erteilt wurde, bekommt der wirtschaftlich Tätige eine Mitteilung darüber. Bis zu dies...