Die Checkliste enthält zentrale Punkte zur Umstellung auf die XRechnung. Die Liste soll Anregung und Orientierung bieten und kann vom Nutzer beliebig geändert werden. Weitere Informationen erhalten Sie im zugehörigen Beitrag "XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um".
| Zu klärende Punkte |
Ja |
Nein |
Offen |
| 1. Es gibt ein klares GO der Unternehmensleitung und diese will das Projekt wirklich umsetzen und unterstützt die Aktivitäten. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 2. Es ist geklärt, ob man ZUGFeRD inkl. Profil oder XRechnung nutzen möchte. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 3. Das Vorhaben soll als Projekt umgesetzt werden. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 4. Es gibt einen Gesamtverantwortlichen für das Projekt. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 5. Es werden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen einbezogen, z. B. Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 6. Es ist ein konkreter Start- und ein Endtermin benannt, wobei man von einer Projektlaufzeit von mindestens 12 Monaten ausgehen sollte. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 7. Es ist sichergestellt, dass alle Aktivitäten, Arbeitsschritte usw. von Beginn an dokumentiert werden. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 8. Geschäftspartner, die mit XRechnungen arbeiten, werden kontaktiert, um z. B. Informationen für eine leichtere Umsetzung / Unterstützung zu erhalten. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 9. Es ist geklärt, wann und in welcher Form alle Mitarbeiter informiert werden sollen (spätestens zum offiziellen Projektstart). |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 10. Es ist geklärt, wie die Umsetzung erfolgen soll, z. B. Workshops, Projektgruppen, Einzelarbeiten der Teilnehmer. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 11. Es ist entschieden, ob man externe Hilfestellung in Anspruch nehmen möchte (z. B. Berater oder vorhandene IT-Anbieter). |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 12. Es herrscht Klarheit darüber, dass man u. U. zusätzliche Budgets bereitstellen muss, auch wenn man deren Höhe nicht abschließend kennt (z. B. für Berater, Anpassungen der IT). |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 13. Es wird dafür gesorgt, dass das Tagesgeschäft weiterlaufen kann, auch wenn Mitarbeiter im Projekt aktiv sind. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 14. Der vorhandene Rechnungsprozess (Ein-/Ausgangsrechnungen) ist mit wesentlichen Arbeitsschritten beschrieben und dokumentiert (vom Rechnungseingang über die Prüfung und Buchung bis zur Archivierung). |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 15. Es gibt eine Liste mit Partnern, die XRechnungen nutzen und Forderungen (nach Einsatz der XRechnung) an den eigenen Betrieb gestellt haben. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 16. Es ist geklärt, wie der Umgang mit diesen Partnern erfolgt, z. B. Ausnahmeregelungen, separate Formate. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 17. Es liegt eine Aufstellung bestehender IT-Systeme vor, und es ist geklärt, ob bzw. ab wann diese XRechnungen unterstützen. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 18. Es gibt eine Übersicht mit Abteilungen und Mitarbeitern, die unmittelbar mit der Rechnungsstellung/-empfang zu tun haben. |
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| Termin bis / Bemerkung: _________________________________________________________________________________________________ |
| 19. Es gibt eine Übersicht (bzw. sie wird erstellt), mit Angaben dazu, wie häufig Belege gesucht werden, wie viele Fehler durch Medienbrüche entstehen usw. |
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