Die folgenden Punkte sind bei der Umstellung auf XRechnung zu beachten.
XRechnung erstellen: Vorschlag für die Einführung
Schritt für Schritt an die Umstellung auf die XRechnung rangehen:
- Beschreibung und Analyse der bestehenden Prozesse: Welche zentralen Arbeitsschritte gibt es? Wie erfolgen Rechnungsstellung, und -bearbeitung heute? Wie erfolgt der Rechnungsversand? Wie sieht die Eingangsbearbeitung und –prüfung aus, inhaltlich (u. a.: Wurden die richtigen Leistungen mit richtigen Preisen angegeben?) und formell (u. a.: Erfüllen die Rechnungen die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts und sind sie rechnerisch richtig? Sind die Rechnungen lesbar und unveränderbar?)? Wie werden die Belege verbucht? Wie ist die Archivierung geregelt? Welche EDV-Systeme werden genutzt und lassen sich mit diesen elektronische Rechnungen erstellen? Unterstützen die Systeme ZUGFeRD 2.2?
- Beschreibung und Analyse bestehender Vor- und Nachteile: Was läuft gut? Was weniger gut? Was sind die Ursachen hierfür?
- Beschreibung des Zustandes, der erreicht werden soll. Außerdem wichtig: Sollen weitere Prozesse automatisiert werden, z. B. im Einkauf oder Vertrieb?
- Einbindung der Mitarbeiter, um Akzeptanz und Umsetzungsunterstützung zu erreichen: Wie und wann sollen die Mitarbeiter informiert werden? Wie sehen sie den aktuellen Prozess? Welche Verbesserungsmöglichkeiten haben die Beschäftigten? Wer kann welche Aufgaben übernehmen?
- Auswahl eines IT-Anbieters, der bei der Umsetzung unterstützen bzw. die benötigte Software liefern kann.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bzw. auf die XRechnung sollte idealerweise als Projekt erfolgen, in das möglichst alle Mitarbeiter einbezogen werden, die mit Rechnungen in Berührung kommen, u. a. aus den Bereichen Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf. Zudem sollte geprüft werden, ob der gesamte Prozess alleine durchgeführt werden kann oder ob es sinnvoll ist, einen IT- oder Organisationsberater hinzuzuziehen.
Orientierung am bestehenden Prozess für Papierrechnung ist empfehlenswert
Empfehlenswert bei der Einführung der elektronischen Rechnung ist eine Orientierung am bestehenden Prozess für Papierrechnungen. Die Abläufe ähneln sich im Kern stark und müssen in vielen Punkten "nur" noch auf den elektronischen Prozess übertragen werden.
Praxis-Tipp: Nicht "den Kopf in den Sand stecken"
Auch Unternehmen und Kunden, die elektronische Rechnungen nicht nutzen wollen, sollten sich dem Thema langfristig nicht verschließen: Immer mehr Firmen automatisieren ihre Geschäftsprozesse und verpflichten ihre Geschäftspartner ihrerseits, z. B. Rechnungen oder Dokumente in elektronischer Form zu übermitteln. Wer hier nicht "mitzieht", riskiert mittelfristig sein wirtschaftliches Überleben.
Ausblick zur XRechnung: Umstellung ist zwingend erforderlich
Seit Ende 2018 müssen die Bundes- und andere Behörden elektronische Rechnungen akzeptieren und setzen dabei auf die von der europäischen Kommission vorgeschriebene XRechnung. Allerdings ist zu erwarten, dass in der Folge die Nutzung von XRechnungen sukzessive für alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und Selbstständige notwendig wird.
Mit einer kurzfristigen Umstellung in allen Unternehmen ist zwar eher nicht zu rechnen, aber da die Umstellung im Unternehmen auch Zeit braucht - vor allem, weil Prozesse angepasst werden müssen - empfiehlt es sich sowohl für Unternehmen als auch deren Geschäftspartner, sich zeitnah mit dem Thema zu befassen und zu prüfen, ob bzw. wann eine Umstellung sinnvoll ist.
"Auf Nummer sicher" gehen Unternehmen und andere Gewebetreibende, die das in Deutschland entwickelte ZUGFeRD-Format nutzen. Es erfüllt alle Bedingungen der "neuen" XRechnung und ist in der Lage, sowohl PDF-Dateien als auch strukturierte XML-Datenformate gleichzeitig zu übertragen.
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