Wer sich mit der Einführung der XRechnung im Unternehmen befasst, sollte trotz geringer Kosten den Einführungs- bzw. Umstellungsaufwand an sich nicht unterschätzen. Die Einführung bedingt, dass man die Strukturen und Abläufe im Betrieb zumindest teilweise ändern muss. Beispielsweise ist darauf zu achten, dass XRechnungen auch als solche im E-Mail-Posteingang erkannt wird, weil ansonsten das Risiko besteht, dass die XML-Teile verloren gehen und die Daten dann für eine weitere (automatische) Verarbeitung nicht mehr zur Verfügung stehen. Auf Mitarbeiter kommen also zumindest organisatorische Veränderungen und Anpassungen in der Handhabung und ihrer täglichen Arbeit zu. Daher ist die Einführung als Projekt mit mehreren Mitarbeitern und in mehreren Schritten erfahrungsgemäß oft die beste Lösung.
Zwar unterscheiden sich die Gegebenheiten in den Unternehmen, sodass eine individuelle Umstellungsbeschreibung an dieser Stelle nicht möglich ist. Dennoch gibt es zahlreiche Aspekte, die jeder Betrieb beachten sollte. Die vorgestellten Schritte mit den Fragen sind als grundlegende Möglichkeit zu verstehen, das Projekt umzusetzen. Im Einzelfall können Fragen oder Arbeiten auch anderen Schritten zugeordnet werden und es wird in der Praxis immer wieder zu Überschneidungen bei den Arbeiten kommen. Wichtig ist hier, dass diese Fragen gestellt und im Projektverlauf Lösungen gefunden werden. Und wie bei jedem Projekt werden im Laufe der Arbeit zahlreiche weitere Fragen und Anforderungen hinzukommen; diese sollten ebenfalls erfasst und abgearbeitet werden. Insofern erheben die Fragelisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Dokumentation der Umstellung unerlässlich
Unmittelbar mit Beginn der ersten Arbeiten sollte eine schriftliche Dokumentation des Projekts begonnen und im Verlauf der Arbeiten kontinuierlich fortgeschrieben werden. Die Dokumentation ist nicht nur wichtig, um alle Schritte und Entscheidungen des Vorhabens zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können. Sie kann auch genutzt werden, wenn künftig ähnliche Projekte, z. B. die Digitalisierung des Einkaufs oder anderer Bereiche, umgesetzt werden sollen. Basierend auf den festgehaltenen Erfahrungen (u. a. Was ist in welcher Phase gut, was weniger gut gelaufen? Welche Lösungen wurden gefunden?) können diese Vorhaben dann meist schneller realisiert werden.
4.1 Schritt 1: Ziele und Rahmenbedingungen – Was soll bis wann erreicht werden?
Wie bei jedem Projekt oder bei Organisationsänderungen sollte zunächst geklärt werden,
- was bis wann erreicht werden soll und
- wer betroffen ist und
- eingebunden werden muss.
Unternehmen, die eine Umstellung auf die XRechnung planen, sollten vor dem eigentlichen Projektstart mindestens folgende Fragen schlüssig beantworten:
- Gibt es von der Geschäftsleitung vorab ein klares und eindeutiges "Go" und den erkennbaren Willen, das Vorhaben anzugehen und umzusetzen? Nur dann gibt es ein für alle Mitarbeiter erkennbares Zeichen, dass die Angelegenheit für den Betrieb von hoher Bedeutung und Priorität ist.
- Welches Format soll final genutzt werden, z. B. ZUGFeRD 2.2 (Welches Profil?), XRechnung?
Wann soll das Projekt starten, wann spätestens beendet sein (Ab wann sollen XRechnungen genutzt werden können, aufgrund der Gesetzeslage sollte die Nutzung spätestens mit Beginn 2025 erfolgen)? Gibt es evtl. Zeitfenster, die sich nicht für das Projekt eignen, weil z. B. ein anderes, großes Vorhaben umgesetzt wird oder Abschlussarbeiten anstehen?
Das Projekt sollte möglichst in mehrere Phasen mit Meilensteinen untergliedert werden, die sich z. B. an den im Beitrag vorgestellten Schritten orientieren können.
Umstellungszeitraum
Man sollte zumindest in Unternehmen mit mehreren betroffenen Abteilungen mit einem Umstellungszeitraum von etwa 6-12 Monaten rechnen, da vor allem zahlreiche Abläufe und Strukturen im Betrieb umgestellt oder verändert werden müssen.
- Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter (namentlich benennen und ggf. Aufgabenpakete zuteilen) sind direkt betroffen und sollten in das Vorhaben eingebunden werden?
- Wer trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt?
- Wie und mit welchen Dateien soll die Dokumentation umgesetzt werden?
- Gibt es schon Geschäftspartner, die auf XRechnungen bestehen und können diese kontaktiert und ggf. um Unterstützung gebeten werden?
- Ab wann sollen die Mitarbeiter informiert werden?
- In welcher Form soll diese Information stattfinden (z. B. schriftlich, Inforunde) und wer gibt Antworten auf erste Fragen der Beschäftigten?
- Wie soll die eigentliche Umsetzung erfolgen, z. B. mithilfe von Meetings, Workshops oder nach Vereinbarung der Projektteilnehmer?
- Ist es notwendig oder gewünscht, einen Dritten, z. B. einen Berater oder den aktuellen Programmanbieter, einzubinden?
- Welche (zusätzlichen) Geldmittel werden ggf. benötigt und wie lässt sich sicherstellen, dass das Tagesgeschäft störungsfrei weiterläuft, wenn Mitarbeiter zeitlich zusätzlich belastet werden?
Ausreichend Zeit für die Zielformulierung nehmen
Der Projekterfolg hängt entscheidend von einer klaren Zielformulierung inkl. Klärung der...