Zeitmanagement (Teil 2): Lösungen und Instrumente / 4.2 Nein-Sagen

Nein-Sagen ist ein sehr bewusster Prozess und keine Trotzreaktion

Das "Nein-Sagen" ist aus meiner Sicht das wichtigste Instrument in der Werkzeugkiste des Zeitmanagements und bietet den größten Erfolg. Es ist nicht sinnvoll, jede Aufgabe oder jeden Termin anzunehmen. Aufgaben und Termine müssen zweckorientiert erfüllt werden. Nein-Sagen ist ein bewusster Prozess vor dem Hintergrund der anstehenden Aufgaben und Ihrer Möglichkeiten in der verfügbaren Zeit. Nur wer wirklich Überblick hat, kann überzeugend Nein sagen. Wie sollten Sie sich daher verhalten?

Sagen Sie nur Dinge zu, die Sie in vollem Umfang einhalten können

Gehen Sie nur Vereinbarungen bzw. Zusagen ein, die Sie einhalten können, erbitten Sie ggf. Bedenkzeit. Wer Sie mit einem Auftrag betraut, erwartet, dass Sie sowohl die vereinbarte Qualität liefern also auch den festgelegten Termin einhalten. Wenn die gegebenen Rahmenbedingungen bei Übernahme der Aufgabe dies nicht möglich machen, müssen Sie ablehnen. Das kann bedeuten, dass die verfügbare Zeit zu knapp ist, um die Aufgabe zu erledigen. Oder Sie die geforderte Qualität wegen fehlender Kenntnisse oder mangelnder Zeit nicht liefern können. Im Sinne einer verlässlichen und erfolgreichen Zusammenarbeit ist es Ihre Pflicht, denjenigen, der die Aufgabe von Ihnen erwartet, auf diesen Zusammenhang hinzuweisen. Jetzt kann man im Dialog eine neue Vereinbarung treffen und Qualitäten bzw. Zeit neu bestimmen. Sind keine Änderungen möglich, so müssen Sie die Aufgabe ablehnen.

Misstrauen Sie Ihrer "inneren" Stimme, die Sie zu einem voreiligen "Ja" drängt. Prüfen Sie den Zeitbedarf der Aufgaben sehr kritisch.

Legen Sie sich zwei Aufgabenlisten an:

• Aktivitäten, die Sie gern tun möchten, für die Sie aber bisher keine Zeit fanden.
• Bereits getroffene Vereinbarungen inkl. Termine.

Bevor Sie neue Zusagen geben, schauen Sie in beide Listen. Belohnen Sie sich bei einem "Nein" mit Dingen aus der ersten Liste.

Üben Sie das "Nein-Sagen" ständig. Erwecken Sie aber beim Gegenüber niemals den Eindruck einer schlichten Ablehnung bzw. Verweigerung.

Nein-Sagen können wir auch bei Vorgesetzten anwenden

Besonderen Mut benötigt das bewusste und nachvollziehbare Nein gegenüber dem direkten Vorgesetzten.

Betreiben Sie außerdem Schadensbegrenzung. Informieren Sie Ihre Vorgesetzten, Mitarbeiter etc. frühzeitig, wenn Sie eingegangene Vereinbarungen bzw. Zusagen nicht einhalten können. Wenn Sie eine Zusage gegeben haben, so arbeiten Sie intensiv daran, sie einzuhalten.