Tz. 6
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, wenn die Geschäftsvorfälle gemäß ihres tatsächlichen Inhalts auf den korrekten Konten verbucht werden. Eine der Höhe nach richtige Buchführung gebietet eine Erfassung mit den korrekten Werten.
Tz. 7
Stand: EL 36 – ET: 06/2022
Erster Bestandteil des Grundsatzes der materiellen Richtigkeit der Verbuchung ist, dass jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen muss (sog. Belegprinzip). Nur im Zusammenhang mit dem Beleg ist eine Buchführung ordnungsgemäß und beweiskräftig (vgl. BGH, Urteil vom 25.03.1954, 3 StR 232/53, DB 1954, S. 431). Dieser Grundsatz ist auch beim Einsatz von DV-Systemen maßgeblich (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275); zum Begriff des DV-Systems, welches i. R.d. Aktualisierung der GoBD erstmals auch das sog. Cloud-Computing umfasst, BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1271f.)). Mit dem Beleg wird ein Geschäftsvorfall zeit-, wert- und verantwortungsmäßig festgehalten (vgl. Nagel (1977), S. 116). Da der Beleg Grundlage jeder Verbuchung ist, muss deren Zusammengehörigkeit jederzeit überprüfbar und durch gegenseitige Verweise nachvollziehbar sein (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275); Eisele/Knobloch (2019), S. 33; Wöhe (1997), S. 192f.). Diese Zusammengehörigkeit kann in Form von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen (bspw. Index, Paginier-Nr. oder Dokument-ID) und weiteren Identifikationsmerkmalen für die Papierablage oder die Such- und Filtermöglichkeit bei elektronischer Belegablage sichergestellt werden (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275f.)). Jene Zuordnungskriterien müssen Eingang in die Aufzeichnungen finden und sollen dann schließlich eine progressive und retrograde Prüfbarkeit gewährleisten (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1276)). Dazu müssen die Belege in der Weise aufbewahrt werden, dass sie jederzeit und lückenlos auffindbar sind (vgl. Mellerowicz/Brönner (1970), § 149 AktG, Rn. 31; zu den Aufbewahrungsfristen generell HdR-E, HGB § 257). Wenn nicht ein Originalbeleg (z. B. Eingangsrechnung, Bankauszug, Lohnliste, Schriftwechsel) vorliegt, muss ersatzweise ein Eigenbeleg bzw. interner Beleg (z. B. Anweisungen über Um- oder Verrechnungsbuchungen) ausgestellt werden (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275); Eisele/Knobloch (2019), S. 33). Im Ergebnis müssen die Belege folgende Anforderungen erfüllen (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1276f.)):
| (1) |
Eindeutige Belegnummer; zugleich einschlägiges Kriterium zur Prüfung der Vollständigkeit (vgl. dies allerdings nicht für in allen Fällen erforderlich haltend Kleemann/Kalina-Kerschbaum, DStR 2013, S. 1098 (1100)); |
| (2) |
Belegaussteller und -empfänger (soweit dies zu den typischen Mindestaufzeichnungspflichten der Branche gehört und keine Aufzeichnungserleichterungen einschlägig sind); |
| (3) |
Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt: dies dient der Dokumentation von Veränderungen des AV und UV sowie des EK bzw. FK; |
| (4) |
Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung; |
| (5) |
hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls; |
| (6) |
Belegdatum: dies dient u. a. als Identifikationsmerkmal für eine chronologische Erfassung; |
| (7) |
maßgeblicher bzw. verantwortlicher Aussteller. |
Dabei sind Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen auch von der Art des Belegs (z. B. Aufträge, Lieferscheine, Verträge) und der eingesetzten Verfahren abhängig (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275)). Speziell für umsatzsteuerliche Zwecke können bisweilen weitere Angaben erforderlich sein (hier sind bspw. die Rechnungsangaben i. S. d. §§ 14, 14a UStG und § 33 UStDV zu nennen (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1277)). Des Weiteren stellt die Finanzverwaltung klar, dass empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erst mit einem Kontierungsvermerk sowie der Verbuchung die Funktion eines Buchungsbelegs erfüllen (vgl. BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. I 2019, S. 1269 (1275); demgegenüber bezeichnen Kleemann/Kalina-Kerschbaum (DStR 2013, S. 1098 (1099)) diese Forderung als "nicht zeitgemäß und völlig inakzeptabel"; kritisch hierzu auch Suden, BC 2013, S. 259 (262)). Zur Erfüllung der Belegfunktion seien auf einem Papierbele...