1. Verantwortlicher Personenkreis innerhalb der AG

Rn. 24

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Verantwortliches Organ für die Erfüllung der Buchführungspflicht ist der Vorstand. Durch § 94 AktG werden hierdurch auch stellvertretende Vorstandsmitglieder erfasst. § 91 Abs. 1 AktG stellt die Gesamtverantwortung des Vorstands für die Erfüllung der Buchführungspflicht klar (vgl. Hüffer-AktG (2024), § 91, Rn. 2). Betont wird diese öffentlich-rechtliche Gesamtverantwortung durch die ebenfalls zur Buchführungspflicht zählende Unterzeichnung des JA (vgl. § 245 Abs. 1) durch sämtliche ordentlichen und stellvertretenden Vorstandsmitglieder (vgl. Maluck/Göbel, WPg 1978, S. 624 (625); KK-AktG (1996), § 91, Rn. 3).

Von dieser Verpflichtung können Vorstandsmitglieder grds. weder durch

• Satzung,
• Anstellungsvertrag,
• HV-Beschluss noch
• AR-Beschluss

entbunden werden. Dies unterstreicht das öffentlich-rechtliche Interesse an der Erfüllung der privatrechtlichen Verpflichtung des Vorstands gegenüber der Gesellschaft.

Gleiches gilt für die im Folgenden zu erörternden Rechtsfolgen einer Pflichtverletzung (vgl. HdR-E, AktG § 91, Rn. 40ff.). Auch fehlende Buchführungskenntnisse entbinden nicht von dieser Verpflichtung. Jedoch können die konkreten Buchführungsaufgaben sachkundigen Mitarbeitern oder außenstehenden Dritten übertragen werden.

Pflichtbefreiend können lediglich eine wirksame Abberufung oder Amtsniederlegung eines Vorstands sein. Im Falle einer Suspendierung, gerichtlicher Beschränkungen oder längerer Erkrankung sollte für eine Überwachung der Buchführung durch andere Vorstandsmitglieder oder Mitarbeiter Vorsorge getroffen werden (vgl. ADS (1997), § 91 AktG, Rn. 7, m. w. N.).

Rn. 25

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In der UN-Praxis wird die Buchführungsverantwortung i. R.e. Geschäftsordnung nach § 77 AktG regelmäßig einem zuständigen Vorstandsmitglied übertragen. Dieses zulässige Vorgehen entbindet die übrigen Vorstandsmitglieder jedoch ob des öffentlich-rechtlichen Charakters nicht von ihrer grds. Pflicht (vgl. AktG-GroßKomm. (1973), § 91, Rn. 3; zudem BGH, Urteil vom 20.02.1995, II ZR 9/94, ZIP 1995, S. 560; OLG Düsseldorf, Urteil vom 27.10.1995, 22 U 53/95, GmbHR 1996, S. 368f.). Weder Gesamtvorstand noch zuständiges Vorstandsmitglied haben die technische Buchführung selbst vorzunehmen: Regelmäßig wird durch Delegation der Buchführungsaufgaben aus der Sorgepflicht des Vorstands(-mitglieds) eine Auswahl- und Überwachungspflicht (vgl. auch BGH, Urteil vom 15.10.1996, VI ZR 319/95, BGHZ 133, S. 370 (376ff.)): Der Vorstand hat durch adäquate organisatorische und personelle Maßnahmen für eine ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen. In der Auswahl geeigneter Mitarbeiter ist sorgfältig vorzugehen (vgl. RG, Urteil vom 14.10.1924, 1 D 763/24, JW 1925, S. 261 (262)). Die Sorgepflicht bleibt unabhängig von Art und Größe der AG bestehen. Das Buchführungssystem ist in jedem Fall angemessen auszugestalten und fortlaufend auf seine Funktionsfähigkeit hin zu überwachen.

Rn. 26

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Sofern geeignete Angestellte bzw. in Abhängigkeit von Größe und Komplexität der AG ggf. auch Revisoren verfügbar waren, schützen weder Unkenntnis der Buchführung noch Krankheit oder eine sonstige Behinderung vor einer Haftung für eine nicht ausreichend sorgfältige Auswahl und Überwachung der mit der Buchführung Beauftragten (vgl. Baumbach/Hueck (1968), § 91 AktG, Rn. 3; RG, Urteil vom 25.06.1928, III 432/28, Leipziger Zeitschrift für Deutsches Recht 1928, Sp. 1339; RG, Urteil vom 23.10.1940, IV 24/40, Höchstrichterliche Rechtsprechung 1941, S. 131f.).

Rn. 27

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Entschuldigt werden kann eine persönliche Unfähigkeit zur Buchführung nur, wenn es infolge von Finanzknappheit unmöglich ist, die Pflicht an entsprechend ausgebildete Dritte zu delegieren. In einem solchen Fall entfällt die Strafbarkeit wegen Verletzung der Bilanzierungspflicht nach § 283 Abs. 1 Nr. 7 lit. b) StGB (vgl. BGH, Beschluß vom 05.11.1997, 2 StR 462/97, wistra 1998, S. 105f.).

Rn. 28

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Treten Änderungen im UN ein, so ist das Buchführungssystem auf seine Angemessenheit hin zu untersuchen und ggf. anzupassen. Der Überwachungspflicht des Vorstands ist durch die jährliche AP des WP nicht Genüge getan. Ein IKS ist einzurichten. In der Wahrnehmung einer Überwachungspflicht kann sich der Vorstand einer ggf. vorhandenen Revisionsabteilung bedienen. Dies ist insbesondere dann erforderlich, "wenn nicht ein entsprechend geschultes Vorstandsmitglied diese Aufgabe wahrnimmt oder ihr allein nicht gerecht zu werden vermag" (KK-AktG (1996), § 91, Rn. 1). Nicht zu vernachlässigen sind jedoch eigene Anstrengungen, sich in regelmäßigen Abständen selbst von der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überzeugen und das Vorgehen zu dokumentieren, denn kümmert sich ein Vorstandsmitglied längere Zeit nicht um seine Überwachungspflicht mit Blick auf die Einrichtung eines angemessenen und funktionierenden Buchführungssystems, liegt eine fahrlässige Pflichtverletzung vor.

Rn. 29

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Die primär nicht für die Buc...