Rn. 57
Stand: EL 25 – ET: 05/2017
Diese Regelung behandelt empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe. Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft i. S. d. § 343 ("alle Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betriebe seines Handelsgewerbes gehören") betreffen.
Schriftstücke betreffen ein Handelsgeschäft, wenn sie seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand haben (vgl. BT-Drucks. 4/2865, S. 8). Der Einzelfall ist entscheidend. Nicht aufbewahrungspflichtig sind deshalb Schreiben zum Austausch allg. Informationen, die Übersendung von Prospekten oder von Angeboten, die nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäfts geführt haben. Derartige Unterlagen können aber nach anderen Vorschriften aufbewahrungspflichtig sein (z. B. § 14 MaBV). Da eine Trennung zwischen solchen Schriftstücken im Einzelfall schwierig sein kann, sollten im Zweifel auch solche Schreiben aufbewahrt werden. Vom Begriff der Handelsbriefe zu unterscheiden ist der weitere Begriff der Geschäftsbriefe in § 125a, der sich nicht auf die Vornahme von Handelsgeschäften nach §§ 343ff. beschränkt.
Die Form der Handelsbriefe betrifft nicht nur Schreiben im herkömmlichen Sinne, sondern umfasst alle modernen Kommunikationssysteme, soweit sie sich einer Schrift oder Grafik als Informationsträger bedienen (also z. B. E-Mail, Fernschreiben, Telegramme, Telexe, Teletext oder Telefaxe). Telefonnotizen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig, falls es keine andere schriftliche Dokumentation über einen Geschäftsvorfall gibt und soweit sie als geeignet in Frage kommen (vgl. ebenso Trappmann, H. 1990, S. 2438). Aufbewahrungspflichtig sind auch i. R.d. elektronischen Datenübertragung (z. B. E-Mail, Internet, EDI, SGML, XBRL; vgl. IDW RS FAIT 3, Rn. 20) ausgetauschte Nachrichten, die eine Handelsbrieffunktion entfalten, auch wenn diese nicht notwendigerweise bildlich dargestellt werden (vgl. IDW RS FAIT 2, Rn. 46). Dabei richtet sich der Umfang der zu speichernden Daten grds. nach den Anforderungen für einen Papierbeleg (vgl. Krawitz, in: Bonner Handbuch 2002, § 257, Rn. 46ff.).