Rn. 74
Stand: EL 25 – ET: 05/2017
Dies ist gefordert bei empfangenen Handelsbriefen und bei Buchungsbelegen wegen der Beweiskraft dieser Unterlagen (z. B. bezüglich der Urheberschaft von Unterschriften, der Unverfälschtheit der Unterlagen aufgrund des äußeren Anscheins, der Erhaltung der Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke). Farbliche Übereinstimmung ist nicht erforderlich, soweit Vermerke von Mitarbeitern sich nicht aus bloßen farblichen Kennzeichnungen ergeben. Wäre dies allerdings der Fall oder ist aus anderen Gründen die Farbe zur Beurteilung eines Handelsbriefs oder Buchungsbelegs entscheidend, müsste auch Farbübereinstimmung erzielt werden (vgl. Biener, H. 1977, S. 530; a. A. ADS 1995, § 257, Rn. 58, die nur Vorkehrungen verlangen, um den sich aus der Farbe ergebenden Beweiswert zu sichern). Wegen des entsprechend hohen technischen Aufwands ist den UN anzuraten, soweit als möglich auf die Verwendung farblicher Informationen zu verzichten. Verkleinerungen sind zulässig, solange sie den gleichen Aussagewert wie das Original haben und ohne Schwierigkeiten lesbar sind (z. B. ohne Lupe; Ausnahme: Mikrofiche-Verfilmung). Bildliche Übereinstimmung wird durch Bildträger (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 65f.) erreicht, kann aber auch durch andere Datenträger erzielt werden (vgl. Westphalen, F. G. v. 1989, S. 742).
Rn. 75
Stand: EL 25 – ET: 05/2017
Hinsichtlich der Verfahren zur Gewährleistung der bildlichen Übereinstimmung ist zwischen dem Brutto-Imaging sowie dem Netto-Imaging zu unterscheiden. Während beim Brutto-Imaging das vollständige Abbild gespeichert wird, werden beim Netto-Imaging einzelne Informationen (z. B. Farben, Schattierungen) herausgefiltert und diese Informationen erst bei der bildlichen Wiedergabe hinzugefügt. Sofern die Herstellung eines originalgetreuen Bilds mit dem Netto-Imaging sichergestellt ist, erfüllt auch dieses Verfahren die Voraussetzungen für die bildliche Wiedergabe (vgl. Zepf, G. 1999, S. 570f.).
Rn. 76
Stand: EL 25 – ET: 05/2017
Fraglich ist, wie die bildliche Übereinstimmung bei mittels elektronischer Datenübermittlung (EDI, EDIFACT) übertragenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen erzielt werden kann. Grds. können an solche Daten keine höheren Anforderungen gestellt werden als an papiergebundene Daten, zumal der Gesetzgeber insofern kein bestimmtes Medium vorschreibt. So muss in diesem Falle nicht nur der mit der Aufbewahrungsvorschrift verbundene Dokumentationszweck erfüllt werden; auch müssen die entsprechenden Daten vor Verfälschungen/Verlust geschützt sein. Insbesondere ist die Unveränderbarkeit der Daten über den gesamten Zeitraum der Archivierung zu gewährleisten (vgl. BMF (2014), Rn. 107ff.). Darüber hinaus hat der Aufbewahrungspflichtige Vorkehrungen zu treffen, um eine Lesbarmachung innerhalb angemessener Frist zu ermöglichen (vgl. FAMA 1/1995; IDW RS FAIT 2; IDW RS FAIT 3, Rn. 36ff.).
Rn. 77
Stand: EL 25 – ET: 05/2017
Sind Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe ("andere Unterlagen" i. S. d. § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, daher inhaltliche Übereinstimmung eigentlich ausreichend) zugleich als Buchungsbelege verwendet (gemäß § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bildliche Übereinstimmung erforderlich) worden, z. B. durch die Hinzufügung von Kontierungen, Handzeichen oder anderer Steuerungsmerkmale, so sind die weitergehenden Anforderungen an einen Buchungsbeleg (d. h. bildliche Wiedergabe) maßgeblich. Das Erfordernis der bildlichen Wiedergabe bezieht sich aber lediglich auf den Buchungsbeleg, der erst durch die Hinzufügung weiterer Merkmale zum Buchungsbeleg wird. D.h., dass eine inhaltliche Wiedergabe eines als Grundlage für einen Buchungsbeleg dienenden, abgesandten Handelsbriefs ausreichend ist. Lediglich der Buchungsbeleg ist dann bildlich wiederzugeben (vgl. Trappmann, H. 1989, S. 1483). Im Übrigen genügt für die Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe jeder Schrift-, Bild- oder andere Datenträger (vgl. § 238 Abs. 2; auch: Trappmann, H. 1989, S. 1482).
Rn. 78
Stand: EL 25 – ET: 05/2017
Für AGB ist zu unterscheiden (vgl. wiederum Trappmann, H. 1989, S. 1483):
| (1) |
AGB zu abgesandten Handelsbriefen müssen nicht bei jedem Geschäft bildlich aufbewahrt werden. Es muss aber ersichtlich sein, dass und in welcher Fassung auf sie Bezug genommen wird. Sie sind in zumindest bildlicher Wiedergabe aufzubewahren (in jeder jeweils gültigen Fassung). |
| (2) |
AGB zu empfangenen Handelsbriefen müssen grds. bei jedem Handelsbrief bildlich aufbewahrt werden. Ansonsten wäre die Aufbewahrung nicht vollständig. |