Rn. 5
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorschrift des § 42a Abs. 1 GmbHG begründet eine Pflicht der Geschäftsführer, den Gesellschaftern (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 21 ff.) die Abschlussunterlagen der Gesellschaft von sich aus vorzulegen (vgl. zum Umfang der Vorlagepflicht HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 24ff.), ohne dass es eines entsprechenden Verlangens der Gesellschafter bedarf (anders: § 51a GmbHG). Die Vorlagepflicht ist als solche – mit Ausnahme der "Empfangsberechtigung" der Gesellschafter (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 22f.) – unabdingbar.
I. Verantwortlichkeit der Geschäftsführer
Rn. 6
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorlagepflicht des § 42a Abs. 1 GmbHG trifft die Geschäftsführer der Gesellschaft. Haben die Gesellschafter allerdings die Befugnis zur Feststellung des JA durch Satzung auf die Geschäftsführer übertragen (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 23), so entfällt eine Vorlage nach Abs. 1 (Beachte: Die Verantwortlichkeit der Geschäftsführer aus § 41 GmbHG ist demgegenüber von der Gestaltung des Gesellschaftsvertrags unabhängig). Die Pflicht der Geschäftsführer zur Vorlage der Abschlussunterlagen gegenüber den Gesellschaftern schließt sich äußerlich an die Pflicht zur Aufstellung des JA (vgl. §§ 242 und 264 Abs. 1) sowie – bei Bestehen einer gesetzlichen Prüfungspflicht – an dessen Vorlage an den AP (vgl. § 320 Abs. 1 Satz 1) an.
Rn. 7
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Hat eine Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, ist in Anlehnung an den Rechtsgedanken der Gesamtschuld, grds. jeder von ihnen zur Vorlage der Abschlussunterlagen verpflichtet (vgl. zustimmend Scholz-GmbHG (2021), § 42a, Rn. 5; a. A. Lutter/Hommelhoff (2023), § 42a GmbHG, Rn. 12, wonach eine persönliche Vorlagepflicht eines einzelnen Geschäftsführers abgelehnt wird). Jedoch können die Gesellschafter die Zuständigkeiten der Geschäftsführer regeln (Geschäftsverteilungsplan). Eine gegenseitige Überwachungspflicht der Geschäftsführer hinsichtlich der Vorlagepflicht des § 42a Abs. 1 GmbHG besteht – anders als im Fall der im öffentlichen Interesse begründeten Sorgepflicht für die Buchführung gemäß § 41 GmbHG (vgl. Rowedder-GmbHG (2022), § 41, Rn. 4) – wohl nicht. Die Vorlage der Abschlussunterlagen muss von den Geschäftsführern nicht persönlich bewirkt werden, sondern kann durch Vertreter (z. B. Sekretariat der Geschäftsführung) erfolgen.
Rn. 8
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Vorlage der Abschlussunterlagen durch die Geschäftsführer kann nicht durch Maßnahmen des Registergerichts erzwungen werden (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 41).
II. Vorzulegende Unterlagen
Rn. 9
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Die Geschäftsführer sind verpflichtet, den JA, der aus der Bilanz, der GuV sowie dem Anhang besteht (vgl. §§ 242 und 264 Abs. 1), und den Lagebericht (vgl. § 289) vorzulegen.
Rn. 10
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Ist eine GmbH prüfungspflichtig ((jede GmbH mit Ausnahme der "kleinen"); vgl. §§ 316 und 267 Abs. 2f.), umfasst die Vorlagepflicht auch den Prüfungsbericht des AP (vgl. § 321). § 42a Abs. 1 GmbHG weicht insofern von § 175 Abs. 2 AktG ab, wonach selbst in dem Fall, dass die HV den JA feststellt, der Prüfungsbericht des AP nicht zu den Beschlussvorlagen gehört. Das Recht lehnt sich vielmehr an die Vorlagepflicht des Vorstands gegenüber dem AR an (vgl. § 170 Abs. 1 AktG), die auch den Prüfungsbericht des AP umfasst. Unterwirft sich eine kleine GmbH freiwillig einer AP, so ist sie zur Vorlage des Prüfungsberichts jedenfalls dann verpflichtet, wenn die Prüfung auf einen Beschluss der Gesellschafter zurückgeht (vgl. weitergehend Lutter/Hommelhoff (2023), § 42a GmbHG, Rn. 3; Scholz-GmbHG (2021), § 42a, Rn. 17; Baumbach/Hueck (2022), § 42a GmbHG, Rn. 3).
Verfügt die Gesellschaft über einen gesetzlich vorgeschriebenen AR nach § 6 Abs. 1 MitbestG oder § 1 Abs. 1 Nr. 3 DrittelbG, so ist auch dessen Bericht vorzulegen. Die Pflicht des AR zur Berichterstattung ergibt sich in diesem Fall aus § 25 Abs. 1 Nr. 2 MitbestG bzw. § 1 Abs. 1 Nr. 3 DrittelbG. Ist bei einer GmbH durch Satzung ein AR bestellt, gilt gemäß § 52 Abs. 1 GmbHG i. V. m. § 171 AktG das Gleiche, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag enthält dazu abweichende Regelungen.
Rn. 11
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Ist die Gesellschaft verpflichtet, einen KA (oder Teil-KA) sowie einen Konzernlagebericht aufzustellen (vgl. §§ 290ff.), erstreckt sich die Pflicht zur Vorlage nach § 42a Abs. 4 GmbHG auch auf den KA, den Konzernlagebericht und den Bericht des KA-Prüfers (vgl. §§ 316 Abs. 2, 321; im Einzelnen HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 90ff.).
Der AR einer mitbestimmten GmbH oder GmbH mit einem fakultativ eingerichteten Aufsichtsgremium gemäß § 52 GmbHG hat neben dem JA, Lagebericht und Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns auch den KA und Konzernlagebericht zu prüfen.
Rn. 12
Stand: EL 43 – ET: 08/2024
Der Gewinnverwendungsbeschluss der Gesellschafter (vgl. §§ 29 Abs. 2, 46 Nr. 1 GmbHG) erfolgt i. d. R. aufgrund eines von der Geschäftsführung formulierten Gewinnverwendungsvorschlags, der zugleich mit dem aufgestellten JA der Gesellschafterversammlung vorgelegt wird (vgl. Sudhoff (1992), S. 389). Eine Pflicht zur Vor...