Rn. 6
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Sämtliche vorzulegende Unterlagen und Berichte sind nach deren Aufstellung unverzüglich dem AR zuzuleiten. Nach der Legaldefinition des § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB bedeutet dies, dass der Vorstand ohne schuldhaftes Zögern die Unterlagen dem AR zukommen lassen muss. Entgegen der alten Regelung (vgl. § 170 Abs. 1 Satz 2 AktG (a. F.)) ist nunmehr der Eingang des Prüfungsberichts nicht mehr abzuwarten, da der AP den Prüfungsbericht unmittelbar dem AR zur Verfügung zu stellen hat (vgl. HdR-E, AktG § 170, Rn. 3). Dennoch ist weiterhin davon auszugehen, dass dem AR nur die endgültigen Fassungen des JA und Lageberichts vorzulegen sind (vgl. ADS (2001), § 170 AktG (n. F.), Rn. 16).
Das Gesetz bestimmt keine ausdrücklichen Regelungen für die Vorlagefristen; es erfolgt vielmehr eine Anknüpfung an die Terminkette des JA des MU, soweit die Abschlussstichtage übereinstimmen. § 175 Abs. 1 Satz 2 AktG verlangt innerhalb von acht Monaten die Abhaltung der ordentlichen HV (vgl. HdR-E, AktG § 175, Rn. 4). An dieser Frist haben sich alle erforderlichen Maßnahmen zu orientieren, so auch die rechtzeitige Vorlage der Unterlagen an den AR. Insoweit sollte in entsprechender Anwendung von § 171 Abs. 3 AktG eine Frist von einem Monat vor Einberufung eingehalten werden. Werden Konzernanhang und Anhang des JA des MU (vgl. § 298 Abs. 2) respektive Lagebericht und Konzernlagebericht (vgl. § 315 Abs. 5) zusammengefasst, so sind zwingend die bestehenden Fristen der §§ 171–175 AktG einzuhalten. In einem solchen Fall können auch die Prüfungsberichte für JA und KA zusammengefasst werden (vgl. ADS (1997), § 337 AktG, Rn. 8).
Rn. 7
Stand: EL 41 – ET: 12/2023
Die Pflicht zur Vorlage trifft den Vorstand als Gremium (vgl. § 77 AktG), sie wird jedoch regelmäßig durch das zuständige Vorstandsmitglied oder den Vorstandsvorsitzenden bzw. seinen Vertreter erfüllt (vgl. ADS (1997), § 170 AktG, Rn. 10; AktG-GroßKomm. (2018), § 170, Rn. 40, 51). Vorzulegen ist das gesamte unterschriftsreife Zahlen- und Erläuterungswerk vorbehaltlich seiner späteren Feststellung. Legt der Vorstand die vorgesehenen Unterlagen nicht oder nicht vollständig vor, so kann die Erfüllung der Vorlagepflicht gemäß § 407 Abs. 1 AktG im Zwangsgeldverfahren durchgesetzt werden (vgl. ADS (1997), § 170 AktG, Rn. 10; überdies Hüffer-AktG (2023), § 170, Rn. 3, mit weiteren Rechtsfolgen). Die Erfüllung der Aufstellungspflicht ist zudem i. R.d. Offenlegung ggf. durch das Registergericht erzwingbar (vgl. ADS (1997), § 337 AktG, Rn. 9; zur Verschärfung der Sanktionen bei unterlassener Offenlegung durch das sog. Kapitalgesellschaften- und Co.-Richtlinie-Gesetz (KapCoRiLiG) vom 24.02.2000 (BGBl. I 2000, S. 154ff.) Mittas, in: FS Brönner (2000), S. 273 (282)). Jedenfalls stellt die Nichtvorlage eine Verletzung der Sorgfaltspflichten des Vorstands i. S. d. § 93 AktG dar, die zur Abberufung (vgl. § 84 Abs. 3 AktG) und Schadenersatzpflicht (vgl. § 93 Abs. 2 AktG) führen kann (vgl. ADS (1997), § 337 AktG, Rn. 10; Hüffer-AktG (2023), § 170, Rn. 3).