III. Rechtzeitigkeit der Vorlage

Rn. 13

Stand: EL 15 – ET: 11/2012

Die Abschlussunterlagen (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 9 ff.) sind ›unverzüglich‹, d. h. ›ohne schuldhaftes Zögern‹ (§ 121 Abs. 1 Satz 1 BGB) vorzulegen. ›Unverzüglich‹ i. S. d. Gesetzes heißt nicht sofort, sondern bedeutet, dass die Urkunden nach deren Erstellung bzw. deren Zugang bei den Gf im Rahmen eines ordnungsgemäßen Geschäftsgangs weitergeleitet werden müssen. Liegt zwischen Fertigstellung der Urkunden und Vorlage mehr als ein Monat, wird dies i. d. R. nicht unverzüglich sein (Kleindiek 2009, § 42a GmbHG, Rn. 13, will die Frist auf zwei Wochen begrenzen, Tiedchen 2002, § 42a Rn. 6, will die Frist auf eine Woche begrenzen). I. A. sind zwei Wochen für die Vorlage angemessen.

Rn. 14

Stand: EL 15 – ET: 11/2012

Die zeitlichen Anknüpfungspunkte für die Pflicht zur unverzüglichen Vorlage sind je nach Größe der Gesellschaft unterschiedlich: Bei der nicht prüfungspflichtigen (kleinen) GmbH hat die Vorlage nach Aufstellung von JA und Lagebericht (vgl. § 42a Abs. 1 Satz 1 GmbHG), bei der prüfungspflichtigen GmbH hingegen erst nach Eingang des Prüfungsberichts des AP (vgl. § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG: ›zusammen mit‹) zu erfolgen.

Rn. 15

Stand: EL 15 – ET: 11/2012

Die Regelung des § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG erklärt sich aus der zeitlichen Aufeinanderfolge von Prüfung (vgl. §§ 316 ff.) und Feststellung (vgl. § 46 Nr. 1 GmbHG): Erst nach abgeschlossener Prüfung (Vorliegen des Prüfungsberichts) kann der JA wirksam festgestellt werden (vgl. § 316 Abs. 1 Satz 2). Eine vorherige Vorlage der Unterlagen an die Gesellschafter kann bei Bestehen einer gesetzl. Prüfungspflicht nach § 316 nicht – abweichend von § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG – durch die Satzung vorgesehen werden. Dies stellt § 320 Abs. 1 Satz 1 klar, wonach die Gf dem AP den JA und den Lagebericht unverzüglich nach ihrer Aufstellung vorzulegen haben. Diese gesetzl. Vorlagepflicht müssten die Gf zwangsläufig verletzen, wenn die Satzung sie zur vorherigen Vorlage an die Gesellschafter verpflichten würde. Die gleichzeitige Vorlage einer Abschrift des aufgestellten JA an die Gesellschafter ist hingegen zulässig.

Gegen eine Änderung des JA bei lfd. Abschlussprüfung bestehen keine Bedenken. Sie bietet vielmehr im Hinblick darauf, dass das GmbHG keine § 173 Abs. 3 AktG entspr. Regelung kennt (schwebende Unwirksamkeit des ändernden Feststellungsbeschlusses, vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 63 f.), wegen § 316 Abs. 3 Vorteile: Eine Nachtragsprüfung wird nicht notwendig, sofern die Gesellschafterversammlung den so geprüften Abschluss feststellen und von neuerlichen Änderungen absehen will. Findet die Abschlussprüfung hingegen im Gesellschaftsvertrag ihre rechtliche Grundlage, sind die Gf an die §§ 316 ff. nicht gebunden (nur denkbar bei kleinen Gesellschaften, vgl. § 267 Abs. 1). Die Satzung kann folglich in diesen Fällen eine vorherige Vorlage der Abschlussunterlagen an die Gesellschafter vorsehen und evtl. eine (vorläufige) Feststellung vorschreiben (vgl. so bereits zum alten Recht Zöllner 2010, § 46 GmbHG, Rn. 10).

Rn. 16

Stand: EL 15 – ET: 11/2012

Aus der Pflicht zur unverzüglichen Vorlage der Abschlussunterlagen folgt im Fall einer geprüften GmbH ferner, dass die Gf den Bericht des AP nicht mit der Begründung zurückhalten dürfen, sie müssten ihn vorher prüfen. Wollen die Gf gegenüber den Gesellschaftern zum Prüfungsbericht abweichend oder erläuternd Stellung nehmen, bietet sich hierzu vor und während der Bilanzsitzung ausreichend Möglichkeit, zumal üblicherweise zumindest eine Ausfertigung des Berichts bei den Gf verbleibt. § 316 Abs. 3 Satz 1 stellt in diesem Zusammenhang außerdem klar, dass der aufgestellte JA ›nach Vorlage des Prüfungsberichts geändert‹ werden kann. Das anerkannte Recht zur Änderung des Abschlussentwurfs (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 43) durch die Gf endet grds. nicht bereits mit dessen Vorlage an die Gesellschafterversammlung (zur Nachtragsprüfung vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 61 ff.).

Rn. 17

Stand: EL 15 – ET: 11/2012

Hat die Gesellschaft hingegen einen AR und ist dieser zur schriftlichen Berichterstattung verpflichtet (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 10), setzt die Vorlagepflicht der Gf gegenüber den Gesellschaftern bei sachgerechtem Verständnis des § 42a Abs. 1 Satz 3 GmbHG und entspr. der Regelung in Satz 2 (vgl. HdR-E, GmbHG § 42a, Rn. 15) erst nach Eingang des Aufsichtsratsberichts über das Ergebnis seiner Prüfung der RL ein. Der Prüfungsbericht des gesetzlich angeordneten AR ist den Gf innerhalb eines Monats nach dem Zugang der Prüfungsunterlagen zuzuleiten (vgl. § 171 Abs. 3 Satz 1 AktG i. V. m. § 77 BetrVG 1952, § 25 MitbestG oder § 52 Abs. 1 GmbHG), die ihn zusammen mit den übrigen Vorlagen unverzüglich an die Gesellschafter weiterzuleiten haben.

Rn. 18

Stand: EL 15 – ET: 11/2012

Namentlich dann, wenn die Gesellschaft zum Stichtag des JA zugleich konzernrechnungslegungspflichtig ist, ist von Bedeutung, ob die Gf zur gleichzeitigen Vorlage von EA und KA verpflichtet sind. Eine Pflicht zur gleichzeitigen Vorlage besteht nicht (vgl. ...