Nach dem die relevanten OKR-Rollen erläutert wurden, werden die vier Routinen (Events) von OKR vorgestellt. Alle Routinen haben sowohl die Resilienz als auch die Nachhaltigkeit im Fokus. Sofern die Gremien der finanzwirtschaftlichen und der nachhaltigen Ziele einen unterschiedlichen Turnus der Berichterstattung und/oder unterschiedliche Besprechungs- und Entscheidungstermine in der Unternehmenspraxis haben, ist der Zeitplan für das OKR-Planning entsprechend an beiden Gremien auszurichten:
8.1 OKR-Planning (ca. 2-4 Stunden)
Der OKR-Zyklus beginnt mit der OKR-Planung ("OKR-Planning"), bei der das Umsetzungs-Team die Frage beantwortet: "Welchen Beitrag können wir als Team aktiv leisten, um die strategischen Ziele zu erreichen?"
Im Rahmen der OKR-Planung definiert das Team in enger Absprache mit dem Strategy Owner – ausgehend von den strategischen Zielen im Strategy Backlog – quartalsweise seine OKRs und verpflichtet sich zu ihnen.
In der Praxis hat sich dabei folgende Vorgehensweise bewährt:
- Aus den strategischen Zielen des Strategy Backlogs werden insgesamt 2-4 Objectives pro Quartal für das entsprechende Umsetzungs-Team formuliert, die auf die Erreichung der strategischen Ziele des Backlogs einzahlen.
- Anschließend werden pro Objective 2-4 Key Results definiert, um erkennen zu können, ob oder inwieweit die Objectives erfolgreich realisiert wurden.
Da die Strategieumsetzung stets "on top" zum Tagesgeschäft hinzukommt, reichen 2-4 strategische Objectives, welche erfolgreich innerhalb des Quartals umgesetzt werden, völlig aus. Durch diesen iterativen Prozess wird Schritt für Schritt an der Umsetzung der strategischen Ziele agil und erfolgreich gearbeitet. Mit dieser agilen Vorgehensweise können Unternehmen eventuell unvorhersehbare Ereignisse besser antizipieren; auf jeden Fall können sie schneller auf sich ergebende Chancen bzw. auf sich abzeichnende Risiken adäquat reagieren.
8.2 OKR-Weekly (30 Minuten)
Im Rahmen des OKR-Zyklus findet das vom Umsetzungs-Team durchgeführte "Weekly" jede Woche während des Zyklus statt (bspw. jeden Mittwoch von 09:00-09:30 Uhr), um den Fortschritt der Erfüllung der OKRs und die Ausrichtung zu überprüfen und sich wieder abzustimmen.
8.3 OKR-Review (ca. 2-4 Stunden)
Am Ende des OKR-Zyklus überprüft der Strategy Owner mit Hilfe der definierten Key Results während des "Reviews", welche Objectives vom Umsetzungsteam erfolgreich realisiert wurden und welche ggf. noch nachbearbeitet werden müssen (Abnahme der Objectives). Dabei können auch Hindernisse oder Herausforderungen identifiziert werden, die den Fortschritt beeinträchtigt haben.
8.4 Retrospective (ca. 2-3 Stunden)
Die "Retrospektive" schließt den OKR-Zyklus ab und ist das systemische Element des OKR-Frameworks ("inspect & adapt"). Der Fokus dieses Rituals liegt darauf, die Zusammenarbeit zu reflektieren, indem Erkenntnisse generiert und Maßnahmen für Verbesserungen abgeleitet werden (Ziel: kontinuierlicher Verbesserungsprozess).