Allgemeine kaufmännische Grundlagen (ZertVerwV) / 3.2 Die Unternehmensbuchhaltung

Die Unternehmensbuchhaltung wird betriebswirtschaftlich als externes Rechnungswesen bezeichnet und nimmt den bedeutendsten Anteil innerhalb des betrieblichen Rechnungswesens (siehe Ausführungen unter Kap. 4) ein. Wie zuvor in Kap. 2.1 zur Buchführungspflicht erläutert, besteht für Firmen/Unternehmen, die handelsrechtlich als Kaufmann eingestuft werden und steuerrechtlich buchführungspflichtig sind, eine gesetzliche Buchführungspflicht.^[1] Unter Einsatz einer Buchhaltungssoftware werden die laufenden Geschäftsfälle über das Jahr hinweg erfasst und auf sog. T-Konten/Buchungskonten gebucht.

Die Buchhaltung eines buchführungspflichtigen Unternehmens – wie die einer WEG-Verwaltung als Firma – wird als "doppelte Buchhaltung" bezeichnet, d. h., jeder Geschäftsfall ist über das Jahr hindurch jeweils auf (mindestens) 2 T-Konten^[2] zu verbuchen, ungeachtet der Zahlungszeitpunkte (siehe hierzu bereits oben Kap. 2.1). Dies entspricht dem Verursachungs- bzw. Leistungsprinzip.

Zum Jahresende werden die Salden^[3] der Bestandskonten über die Schlussbilanz, die Ertragskonten über die GuV abgeschlossen. Der Jahreserfolg ist der GuV zu entnehmen, der darüber hinaus in der Schlussbilanz im Eigenkapital als eigene Unterposition erscheint (siehe hierzu auch Muster einer Schlussbilanz am Ende dieses Kapitels).

Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres ist darüber hinaus eine Inventur durchzuführen und deren Ergebnis in ein Inventar^[4] zu übernehmen. Hierdurch erfolgt eine interne Überprüfung, ob alle gebuchten Endbestände (wie z. B. bei Waren, die Betriebs- und Geschäftsausstattung, Forderungen, Bankguthaben, Kasse, Verbindlichkeiten) in der jeweiligen Höhe tatsächlich vorhanden sind.

Bevor die gesamten Buchungskonten zum Jahresende abgeschlossen und deren Salden in die Schlussbilanz^[5] und GuV^[6] übernommen werden, bedarf es noch diverser Jahresabschlusstätigkeiten, die aus den GoB sowie Ansatz- und Bewertungsvorschriften des HGB abzuleiten sind.

Hierunter fallen vordergründig:

• Durchführung von Abschreibungen,
• Durchführung von Bewertungen,
• Durchführung von Rechnungsabgrenzungen,
• Bildung von Rückstellungen,
• Bildung von Rücklagen.

Begriffe

Abschreibung	Die Verwendung abnutzbarer Wirtschaftsgüter erstreckt sich in der Regel auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen nicht im Jahr der Anschaffung/Herstellung komplett verbucht werden, sondern müssen gleichmäßig in Raten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Handelsrechtlich spricht man hier von "Abschreibung", steuerrechtlich von "Absetzung für Abnutzung (AfA)".[7]
Bewertung	Im Rahmen der Bewertung werden die Aktiva und Passiva des Unternehmens betragsmäßig beziffert. Vermögenswerte werden nach dem Niederstwertprinzip, Schulden nach dem Höchstwertprinzip bewertet.
Rechnungsabgrenzung	Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung hängt die Höhe des Gewinns vom Zu- und Abfluss der Einnahmen und Ausgaben ab. Bei der Bilanzierung dagegen kommt es darauf an, welchem Wirtschaftsjahr die Erträge und Aufwendungen zuzuordnen sind. Stimmen Einnahmen und Ausgaben in einem Geschäftsjahr zeitlich nicht überein, müssen Rechnungsabgrenzungen vorgenommen werden.[8]
Rückstellung	Rückstellungen sind Verpflichtungen, die nach Grund, Höhe und Zeitpunkt noch nicht sicher feststehen und dem aktuellen Geschäftsjahr zugeordnet werden.
Rücklage	Erwirtschaftet das Unternehmen Überschüsse aus der wirtschaftlichen Tätigkeit, können hieraus (gesamt oder anteilig) Rücklagen für bestimmte künftige Zwecke reserviert werden.

Der Jahresabschluss besteht bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften aus Bilanz und GuV; Kapital- und bestimmte Personenhandelsgesellschaften haben zusätzlich einen Anhang zu erstellen, der Erläuterungen und Angaben zu Posten der Bilanz und der GuV enthält und mit diesen eine Einheit bildet.^[9] Abhängig von der Größe der Kapitalgesellschaft ist zusätzlich auch ein Lagebericht zu erstellen,^[10] der einen eigenständigen Bestandteil der Rechnungslegung bildet und parallel zum Jahresabschluss aufzustellen ist. Der Lagebericht beinhaltet eine umfassende Gesamtdarstellung des Unternehmens und analysiert den Geschäftsverlauf, das Geschäftsergebnis und die Lage des Unternehmens. Zusätzlich enthält er Ausführungen für die Zukunft in Form von Prognosen, Chancen und Risiken.

Ergänzende Regelungen für Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften (inkl. des Jahresabschlusses) werden im HGB §§ 264 bis 315e geregelt, Prüfungs- und Offenlegungspflichten in den §§ 316 bis 329 HGB.

Muster: Schlussbilanz

Schlussbilanz zum 31.12.2023
Aktiva		Passiva
A. Anlagevermögen (AV)		A. Eigenkapital (EK)
Geschäftsgebäude	2.000.000,00 EUR	Gezeichnetes Kapital	1.700.000,00 EUR
Maschinen	30.000,00 EUR	Gewinnrücklagen	200.000,00 EUR
Fuhrpark	120.000,00 EUR	Jahresüberschuss	240.000,00 EUR
Betriebs- und Geschäftsausstattung	85.000,00 EUR	Rückstellungen	50.000,00 EUR
Finanzanlagen	40.000,00 EUR
B. Umlaufvermögen (UV)		B. Fremdkapital (FK)
		Hypo...