Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter / 6 Juristische Personen und Personengesellschaften (§ 8 ZertVerwV)

6.1 Überblick

Juristische Personen und Personengesellschaften dürfen sich nach § 8 ZertVerwV als zertifizierte Verwalter bezeichnen, wenn die bei ihnen "Beschäftigten", die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung zum zertifizierten Verwalter bestanden haben oder nach § 7 Satz 1 ZertVerwV einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sind. "Beschäftigter" ist, wer tatsächlich Aufgaben der Verwaltung wahrnimmt.^[1] Dies werden i. d. R. Angestellte sein. Ein Vertrag ist nicht notwendig. Auszubildende sind allerdings keine Beschäftigten i. S. v. § 8 ZertVerwV.^[2]

Die zusätzlich zu beantwortende Frage, wer unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung "betraut" ist, ist losgelöst von der Vertretungs- und Geschäftsführungsbefugnis zu beantworten.^[3]

Einzelkaufleute oder Einzelunternehmer unterfallen § 8 ZertVerwV nicht. Es wird aber vertreten, für sie gelte § 8 ZertVerwV entsprechend.^[4]

Mitarbeiterwechsel

Die Möglichkeit, sich als zertifizierter Verwalter zu bezeichnen, kann sich – auch mehrfach – ändern, beispielsweise dann, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet und durch einen Mitarbeiter ersetzt wird, der keine Prüfung abgelegt hat und nicht § 7 Satz 1 ZertVerwV unterfällt. Eine "Übergangsfrist" gibt es nicht.^[5]

Eine juristische Person ist vor allem die GmbH oder die AG. Zu den Personengesellschaften zählen vor allem offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) – auch die GmbH & Co. KG – und die Partnerschaftsgesellschaft.

[1] Zschieschack, NZM 2022, 193, 197.

[2] Füllbeck, ZMR 2022, 105, 109.

[3] BR-Drs. 757/21, S. 14.

[4] Hogenschurz, MietRB 2022, 214, 218.

[5] Zschieschack, NZM 2022, 193, 197; a. A. Kaßler, ZWE 2022, 146 (148): kurzfristige Unterbrechung unschädlich.

6.2 Unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut

Unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut ist nach Vorstellung des Gesetzgebers, wer Versammlungen leitet oder außerhalb einer Versammlung Entscheidungen als Verwalterin oder Verwalter trifft.^[1]

Offenlegung im Streitfall

Im Streitfall kann es notwendig werden, die interne Organisation des Unternehmens offen zu legen, um den Personenkreis zu bestimmen, der unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut ist und damit eine Prüfung abzulegen hat.^[2] Aus diesem Grund sollten die Verwaltungsunternehmen die Betriebsorganisation dokumentieren und dort kenntlich machen, wenn Sachbearbeiter z. B. nicht selbst Versammlungen leiten, keine (abschließende) Entscheidungsbefugnis haben und deshalb nicht zertifiziert sein müssen.^[3] Entscheidungskompetenzen und Vertretungsregelungen sollten ferner durch dokumentierte Anweisungen geregelt werden.^[4]

Hierzu gehören die Personen, welche die Vor- und Nachschüsse durch Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vorbereiten, in Kontakt mit den Wohnungseigentümern oder Verwaltungsbeiräten stehen und dabei Entscheidungen treffen oder die GdWE auf Seiten der Verwaltung repräsentieren.

Untergeordnete Tätigkeiten

Personen, die nur untergeordnete Tätigkeiten ausführen, beispielsweise im Sekretariat, als Hausmeister oder ggf. bei einer Hotline oder im Callcenter, müssen keine Prüfung ablegen, damit sich die juristische Person oder Personengesellschaft, bei der sie beschäftigt sind, als zertifizierter Verwalter bezeichnen darf.^[5] Dies gilt auch für Personen, die nur intern für die Verwaltung tätig sind, zum Beispiel für interne Firmenbuchhaltung oder Gehaltsabrechnungen.^[6]

[1] BR-Drs. 757/21, S. 14.

[2] BR-Drs. 757/21, S. 14.

[3] Hogenschurz, MietRB 2022, 214, 218.

[4] Hogenschurz, MietRB 2022, 214, 218.

[5] Hogenschurz, MietRB 2022, 214, 218; Kaßler, ZWE 2022, 146 (147).

[6] Füllbeck, ZMR 2022, 105, 109.

6.3 Ausschließlich Leitungsaufgaben

Personen, die ausschließlich Leitungsaufgaben in einem Unternehmen wahrnehmen, ohne selbst unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut zu sein, müssen die Prüfung zum zertifizierten Verwalter auch nicht ablegen.^[1] Nach Sinn und Zweck von § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG überzeugt dies nicht. Gegenüber den Wohnungseigentümern werden bei der Akquise vor allem Geschäftsführer und Vorstände auftreten. Das Vertrauen der Wohnungseigentümer gilt in der Regel ihnen, nicht ihren wechselnden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern.

[1] Kaßler, ZWE 2022, 146 (147); BR-Drs. 757/21, S. 14.

6.4 Daumenregel

Als Daumenregel werden nicht immer, aber häufig folgende Personen zertifiziert (oder gleichgestellt) sein müssen:^[1]

• Der Geschäftsführer, wenn er selbst operatives Geschäft wahrnimmt (Versammlungsleitung usw.). Etwas anderes gilt, wenn er sich nur der Unternehmensführung widmet.
• Der "Ansprechpartner" der Wohnungseigentümer für die Wohnungseigentumsanlage.
• Ein Buchhalter, der sich mit Buchhaltung, Wirtschaftsplan, Vermögensbericht, Jahresabrechnung und Forderungsmanagement für Wohnungseigentumsanlagen beschäftigt. Etwas anders gilt, wenn ein Buchhalter sich nur mit Lohn- und Gehaltsbuchhaltung des Verwaltungsunternehmens beschäftigt.
• Personen, die Aufträge für die GdWE erteilen, überwachen oder abnehmen, z. B. ein Techniker. Etwas anderes gilt wenn die Person nur innerhalb des V...