Zertifizierter Verwalter: Anspruch, Zertifizierung und Kosten

Ab dem 1.12.2023 können Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Die Zertifizierung setzt eine Prüfung vor der IHK voraus; bestimmte Personengruppen wie Volljuristen und Immobilienkaufleute sind allerdings von der Prüfungspflicht ausgenommen und zertifizierten Verwaltern gleichgestellt.

Eine Person, die am 1.12.2020 Verwalter einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer war, gilt gegenüber den Wohnungseigentümern dieser Gemeinschaft noch bis zum 1.6.2024 als zertifizierter Verwalter.

Die Vorschrift zum zertifizierten Verwalter wurde im Zuge der WEG-Reform eingeführt. Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG können Wohnungseigentümer als Bestandteil der ordnungsgemäßen Verwaltung die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen.

Zertifizierter Verwalter – Was ist das?

Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt, die für die Tätigkeit als Verwalter notwendig sind. So steht es in § 26a Abs. 1 WEG.

Näheres zu der Prüfung zum zertifizierten Verwalter und deren Inhalten sowie Ausnahmen sind in einer Rechtsverordnung geregelt. Im Anhang zu der Verordnung sind die Themen, die Gegenstand der Prüfung zum Zertifizierten Verwalter sein können, aufgeführt.

Ein Arbeitskreis des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) hat unter Mitwirkung von Verwalterinnen und Verwaltern einen Rahmenplan erarbeitet, der als Grundlage für die Erstellung von lernzielorientierten Prüfungsaufgaben und Vorbereitungsseminaren dienen soll. Der Plan enthält unter anderem Empfehlungen zur Gewichtung der Themen im Rahmen der Prüfungsvorbereitung. So sind 10 Unterrichtseinheiten für die Grundlagen der Immobilienwirtschaft vorgesehen, 60 für die rechtlichen Grundlagen, 20 für die kaufmännischen Grundlagen und 30 für die technischen Grundlagen.

Rahmenplan des DIHK zur Prüfung zum Zertifizierten Verwalter

Zertifizierter Verwalter als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung

Dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird, können Wohnungseigentümer ab dem 1.12.2023 als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung verlangen – und damit einen Sachkundenachweis. Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter ist eine der zentralen Neuerungen, die die WEG-Reform mit sich gebracht hat.

Eine Zertifizierung ist keine gewerberechtliche Voraussetzung für die Erteilung einer Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Verwalter können ihre Tätigkeit daher auch ab Dezember 2023 grundsätzlich ohne Sachkundenachweis oder Zertifizierung aufnehmen und dieser nachgehen. Allerdings wird die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters oder einer gleichgestellten Person nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen.

Verordnung über Zertifizierung von Verwaltern

Die Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung – ZertVerwV) sieht folgendes vor:

IHK nimmt Prüfung zum zertifizierten Verwalter ab

Zuständig für die Abnahme der Prüfung zum zertifizierten Verwalter sind die Industrie- und Handelskammern (IHK), § 2 ZertVerwV. Mehrere Kammern können einen gemeinsamen Prüfungsausschuss einrichten. Nähere Vorgaben zu Größe und Zusammensetzung des Prüfungsausschusses enthält die Verordnung nicht.

Verwalter könnten die Prüfung vor jeder IHK ablegen, die dies anbietet, sind also nicht an die Kammer ihres Wohn- oder Firmensitzes gebunden.

Interaktive Infografik: Diese Industrie- und Handelskammern nehmen die Prüfung zum zertifizierten Verwalter ab

In dieser interaktiven Infografik finden Sie eine Übersicht aller Industrie- und Handelskammern, die die Prüfung zum zertifizierten Verwalter anbieten:

Art und Umfang der Prüfung zum zertifizierten Verwalter

Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter ist nicht öffentlich und besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil, § 3 ZertVerwV. Die Teilnahme am mündlichen Teil setzt das Bestehen des schriftlichen Teils voraus.

Die schriftliche Prüfung dauert mindestens 90 Minuten und kann auf Papier, elektronisch oder einer Mischung aus beidem durchgeführt werden. Die in einer Anlage zur Verordnung näher bezeichneten Themenbereiche sind anhand praxisbezogener Aufgaben und in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander zu prüfen.  

In der mündlichen Prüfung, bei der bis zu fünf Personen gleichzeitig geprüft werden können, müssen auf jeden Prüfling mindestens 15 Minuten Prüfungszeit entfallen. Thematisch soll sich die mündliche Prüfung zumindest auf das Wohnungseigentumsrecht beziehen.

Einzelheiten des Prüfungsverfahrens regeln die IHKs per Satzung.

Themen der Prüfung zum zertifizierten Verwalter

Die Themen, die Gegenstand der Prüfung zum zertifizierten Verwalter sein und damit in den Prüfungsfragen relevant können, reichen gemäß § 1 ZertVerwV von Grundlagen der Immobilienwirtschaft (Grundkenntnisse) über rechtliche Grundlagen wie Wohnungseigentumsrecht und Mietrecht bis hin zu kaufmännischen und technischen Grundlagen. Die Prüfungsfragen orientieren sich an den Sachgebieten, die auch Gegenstand der Weiterbildungspflicht für Verwalter nach § 34c Abs. 2a der Gewerbeordnung und in Anlage 1 zur Makler- und Bauträgerverordnung niedergelegt sind.

In Anlage 1 der Verordnung sind die Themen, auf die sich Verwalter für die Prüfung zum zertifizierten Verwalter vorbereiten müssen, im Einzelnen aufgelistet. Die komplette Auflistung ist weiter unten zu finden.

Eine bestimmte Art der Vorbereitung auf die Prüfung zum zertifizierten Verwalter sieht die Verordnung nicht vor.

Bewertung der Prüfung zum zertifizierten Verwalter

Die Prüfungsleistung wird nicht differenziert benotet, sondern lediglich als "bestanden" oder "nicht bestanden" bewertet (§ 5 ZertVerwV), wobei der schriftliche und der mündliche Teil jeweils mit "bestanden" bewertet werden müssen. In beiden Teilen sind hierfür jeweils mindestens 50 Prozent der erreichbaren Punkte zu erzielen. Eine nicht bestandene Prüfung darf beliebig oft wiederholt werden, § 6 ZertVerwV.

Ausnahmen von der Prüfungspflicht

Volljuristen, Immobilienkaufleute, Personen mit Studienabschluss mit immobilienrechtlichem Schwerpunkt und Geprüfte Immobilienfachwirte sind zertifizierten Verwaltern gleichgestellt, § 7 ZertVerwV. Das bedeutet, dass durch ihre Bestellung zur Verwalterin oder zum Verwalter der Anspruch jedes Wohnungseigentümers und jeder Wohnungseigentümerin nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG erfüllt wird. Für die genannten, zertifizierten Verwaltern gleichgestellten Personen besteht daher keine Prüfungspflicht.

Die vom Justizministerium beschlossene erste Fassung der Verordnung sah vor, dass sich gleichgestellte Personen nur dann ausdrücklich als "zertifizierter Verwalter" bezeichnen dürfen, wenn auch sie die Prüfung ablegen. Hiermit war der Bundesrat nicht einverstanden und hat durchgesetzt, dass sich auch gleichgestellte Personen als "zertifizierter Verwalter" bezeichnen dürfen.

Juristische Personen und Personengesellschaften als zertifizierte Verwalter

Für Verwaltungsunternehmen, die als juristische Personen oder Personengesellschaften organisiert sind, sieht die Verordnung spezielle Regelungen vor, § 8 ZertVerwV.

Juristische Personen und Personengesellschaften dürfen sich als zertifizierte Verwalter bezeichnen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betraut sind, die Prüfung zum zertifizierten Verwalter bestanden haben oder einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sind.

Unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung beschäftigt ist der Verordnungsbegründung zufolge, wer Eigentümerversammlungen leitet oder außerhalb einer Versammlung Entscheidungen als Verwalterin oder Verwalter trifft. Personen, die Tätigkeiten wie Sekretariat oder Hausmeisterarbeiten ausführen, müssen daher keine Prüfung ablegen; dasselbe gilt für Personen, die ausschließlich Leitungsfunktionen wahrnehmen, ohne konkret mit der WEG-Verwaltung befasst zu sein.

Was kostet die Prüfung zum zertifizierten Verwalter?

Die Kosten für die Prüfung zum zertifizierten Verwalter werden in der Begründung der Verordnung auf durchschnittlich 340 Euro geschätzt – in Anlehnung an die entsprechenden Kosten für die Prüfung von Versicherungsvermittlern.

Der VDIV schätzt in seiner Stellungnahme zum Referentenentwurf, dass zusätzlich zur reinen Prüfungsgebühr pro Prüfling weitere 1.400 Euro an Kosten anfallen, etwa für Vorbereitungskurse und durch die Freistellung von Arbeitnehmern für Vorbereitung und Prüfung.

Ausnahmen für Kleingemeinschaften mit Eigenverwaltung

Gewisse Ausnahmen von der Pflicht, im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung einen zertifizierten Verwalter zu bestellen, sind für Kleingemeinschaften in Eigenverwaltung vorgesehen. Der Bestellung eines zertifizierten Verwalters bedarf es nicht in Anlagen mit bis zu acht Sondereigentumseinheiten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Das ergibt sich aus § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG.

Verlängerte Übergangsfrist für schon bestellte Verwalter

Während Wohnungseigentümer grundsätzlich ab Dezember 2023 einen zertifizierten Verwalter verlangen können, gilt für bei Inkrafttreten der WEG-Reform bereits bestellte Verwalter eine verlängerte Übergangsfrist. Diese gelten bis zum 1.6.2024 (nur) gegenüber den Wohnungseigentümern dieser Gemeinschaften als zertifizierte Verwalter.

Weiterbildungspflicht besteht auch für zertifizierte Verwalter

Bereits seit 2018 gilt eine Fortbildungspflicht für Immobilienverwalter. Demnach müssen Verwalter von Wohnimmobilien innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren 20 Stunden Weiterbildung absolvieren. Eine Zertifizierung hat keinen Einfluss auf die Weiterbildungspflicht, sodass auch ein zertifizierter Verwalter 20 Stunden Fortbildung innerhalb von drei Jahren erbringen muss.

VDIV dringt auf „echten“ Sachkundenachweis

Martin Kaßler, Geschäftsführer des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) warnt vor einer Parallelführung der nun anstehenden Zertifizierung und dem im Koalitionsvertrag vereinbarten „echten“ Sachkundenachweis. Es müsse eine zeitnahe Gesetzesinitiative zur Einführung des Sachkundenachweises erfolgen, damit Verwaltungen und Verbraucher die notwendige Planungssicherheit erlangten.

Zertifizierter Verwalter - Verordnungstext

Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung – ZertVerwV)

Informationen des BMJV zum Verordnungsverfahren nebst Links zu den Stellungnahmen der Verbände zum Referentenentwurf

Prüfung zum zertifizierten Verwalter – Prüfungsgegenstände laut Anhang 1 der Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung

1. Grundlagen der Immobilienwirtschaft
1.1 Gebäudepläne, Bauzeichnungen und Baubeschreibungen
1.2 Relevante Versicherungsarten im Immobilienbereich
1.3 Umwelt- und Energiethemen im Immobilienbereich

2. Rechtliche Grundlagen
2.1 Wohnungseigentumsgesetz
2.1.1 Begründung von Wohnungs- und Teileigentum
2.1.2 Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Gemeinschaftsordnung
2.1.3 Rechtsfähige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
2.1.4 Rechtsverhältnis der Wohnungseigentümer untereinander und zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
2.1.5 Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer
2.1.5 Wohnungseigentümerversammlung (Gliederungsnummer 2.1.5 doppelt vergeben, Anmerkung d. Red.)
2.1.6 Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters, Verwaltervertrag
2.1.7 Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters
2.1.8 Rechte des Verwaltungsbeirats
2.2 Bürgerliches Gesetzbuch
2.2.1 Allgemeines Vertragsrecht
2.2.2 Mietrecht
2.2.3 Werkvertragsrecht 
2.2.4 Grundstücksrecht
2.3 Grundbuchrecht
2.4 Zivilprozess- und Zwangsvollstreckungsrecht
2.5 Berufsrecht der Verwalter
2.5.1 Gewerbeordnung
2.5.2 Makler- und Bauträgerverordnung
2.5.3 Rechtsdienstleistungsgesetz
2.6 Sonstige Rechtsgrundlagen
2.6.1 Heizkostenverordnung
2.6.2. Trinkwasserverordnung
2.6.3. Energierecht

3. Kaufmännische Grundlagen
3.1 Allgemeine kaufmännische Grundlagen
3.1.1 Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung
3.1.2 Externes und internes Rechnungswesen
3.2 Spezielle kaufmännische Grundlagen des WEG-Verwalters
3.2.1 Sonderumlagen/Erhaltungsrücklage
3.2.2 Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans
3.2.3 Hausgeld; Mahnwesen

4. Technische Grundlagen
4.1 Baustoffe und Baustofftechnologie
4.2 Haustechnik
4.3 Erkennen von Mängeln
4.4 Verkehrssicherungspflichten
4.5 Erhaltungsplanung
4.6 Energetische Gebäudesanierung und Modernisierung
4.7 Altersgerechte und barrierefreie Umbauten
4.8 Fördermitteleinsatz; Beantragung von Fördermitteln
4.9 Dokumentation