Wanted: Property Manager Plus

Der deutsche Immobilienmarkt gilt bei internationalen Investoren wieder als attraktiv: So hatten laut aktuellen Zahlen von CBRE Germany aus dem Quartal 2024 ausländische Investoren im Vorjahr einen Anteil von rund 42 Prozent am Transaktionsvolumen des deutschen Immobilieninvestmentmarkts. Damit haben sie etwa 14,3 Milliarden Euro am Markt investiert, das sind 26 Prozent mehr als 2023.

Mit Blick in die einzelnen Assetklassen zeigt sich ein noch deutlicheres Bild: Der Anteil der ausländischen Investoren am Markt der Logistikimmobilien lag beispielsweise bei 78 Prozent.

Doch der deutsche Markt ist häufig nicht leicht zu durchschauen, gerade von außerhalb. Wer als ausländischer Kapitalgeber in Deutschland aktiv wird, steht vor der Herausforderung, nicht nur die richtige Immobilie zu finden, sondern auch eine reibungslose Verwaltung sicherzustellen. Hier tritt der Property Manager auf den Plan. Doch wie finden ausländische Investoren einen passenden Property Manager in Deutschland, und wie gut kann dieser die teils sehr spezifischen Anforderungen erfüllen?

Property Management: Eng vernetztes Akteursfeld

Ein zentraler Faktor dabei ist die Bedeutung von Netzwerken und persönlichen Empfehlungen. "Internationale Investoren finden Property Manager in Deutschland vor allem über etablierte Netzwerke, Empfehlungen und spezialisierte Beratungsunternehmen. Die Erfahrung zeigt, sie setzen auf Verlässlichkeit und Expertise in einem fragmentierten Markt", erklärt Marco Schuchardt, Head of Property Management von ehret+klein. Und auch Alexandra Stubbe, Chief Operating Officer (COO) bei BEB+, beschreibt, dass die hierzulande oft fehlende Markttransparenz und damit der grundsätzlich erschwerte Vergleich von Angeboten persönliche Empfehlungen entscheidend mache.

Jörg Müller, Head of Transformation bei der IC Immobilien Gruppe, fügt hinzu: "Die Immobilienbranche zeichnet sich durch ein untereinander eng vernetztes und überschaubares Akteursfeld aus. Häufig entscheiden daher Empfehlungen und Netzwerke über Mandatsvergaben, etwa auf Verbandsebene von ZIA und RICS, oder via Immobilienberatungsunternehmen über Marktansprache oder über klassische Ausschreibungen."

Hohe Erwartungen der Investoren

Sobald ein Investor eine Immobilie in Deutschland erworben hat, ist die Einbindung eines Property Managers unumgänglich. Das gilt vor allem dann, wenn der Eigentümer die operative Verwaltung nicht selbst übernehmen kann oder will "und Unterstützung bei operativen Aufgaben, der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und der Maximierung der Objektperformance benötigt", so Schuchardt. "Professionelle Property Manager fungieren dabei als zentrale Schnittstelle zwischen Investor, Immobilie und Markt. Je früher der Property Manager eingebunden wird, desto besser – idealerweise bereits während des Ankaufsprozesses", betont Jörg Müller. Dadurch ließen sich nicht nur spätere Prozesse effizienter gestalten, sondern auch strategische Überlegungen von Anfang an in die operativen Maßnahmen integrieren.

"Im Idealfall lässt sich ein Property Manager natürlich schon in der Due-Diligence-Phase hinzuziehen", bestätigt Stubbe. Die Erwartungen, die ausländische Investoren an deutsche Property Manager stellen, sind ähnlich hoch wie bei den lokalen Auftraggebern – mehr denn je jedoch zählt eine gut funktionierende Zusammenarbeit: "Ausländische Investoren erwarten von deutschen Property Managern eine klare Kommunikation, maßgeschneiderte Berichterstattung, umfassende Marktkenntnisse sowie die Fähigkeit, operative Exzellenz mit strategischem Weitblick zu kombinieren", erläutert Schuchardt.

Property Manager: Die neuen Anforderungen im Einzelnen

Neben klassischen Leistungen wie Mieterbetreuung und Instandhaltungsmanagement steht insbesondere detailliertes Branchenwissen im Fokus: "Internationale Eigentümer schätzen lokale Standort- und Marktkenntnisse. Auch länderspezifisches regulatorisches Know-how etwa zu Miet- und Baurecht kann teils positives Alleinstellungsmerkmal für Property Manager sein", erklärt Müller. Gleichzeitig würden von einem Property Manager Flexibilität, Zuverlässigkeit und eine transparente Berichterstattung verlangt.

Ein weiterer Aspekt, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Fähigkeit, über die klassischen Property-Management-Leistungen hinauszugehen. Internationale Investoren suchen vermehrt einen "Property Manager plus", wie Jörg Müller es nennt – jemanden, der nicht nur operative Aufgaben aus dem Property Management übernimmt, sondern auch Teilleistungen aus dem Asset oder Facility Management als holistischen Dienstleistungsansatz anbietet. "Wir setzen speziell auf einen verstärkten Beratungsansatz, gekoppelt mit großer Umsetzungskompetenz. Diese holistische Strategie soll eine optimale Problemlösung sicherstellen", erläutert Jörg Müller von der IC Immobilien Gruppe.

Mangel an einheitlichen Standards

Doch nicht immer werden die Erwartungen vollständig erfüllt: "Insgesamt gibt es da sicher noch Potenzial nach oben", sagt Müller. Während kleinere, dadurch auch spezialisiertere Marktteilnehmer eine stärkere Transparenz ermöglichen können, zeigt sich bei größeren Anbietern, dass diese den Anforderungen aufgrund der großen Assetvielfalt beziehungsweise des großen Betreuungsspektrums nicht gerecht werden, wie Marco Schuchardt erklärt. Ein weiteres Problem, das Alexandra Stubbe hervorhebt, ist die mangelnde Vergleichbarkeit der Angebote. Es fehlen einheitliche Standards, die es Investoren erleichtern würden, die Qualität eines Property Managers im Voraus zu bewerten. Auch in puncto Berichterstattung und Reporting kann es Abweichungen geben: "Beim Reporting gelten international zwar nicht zwangsläufig höhere, aber doch mitunter andere Anforderungen – von Rechnungslegungsstandards bis zur Reportingsprache", erklärt Jörg Müller.

Schwachpunkt: Digitalisierung

"Die Herausforderungen, die sich internationalen Investoren bei der Auswahl eines Property Managers stellen, gehen über die reine Marktfragmentierung und verschiedene Reportingstandards hinaus", sagt Schuchardt. Wie wichtig es ist, interkulturelle Sensibilität in die Zusammenarbeit einzubringen, damit strategische Ziele nicht durch Missverständnisse behindert werden, weiß auch Müller: "Das wird noch zu oft unterschätzt." Doch eine reibungslose Kommunikation ist nicht nur zwischen Investor und Property Management unverzichtbar. Auch eine mangelnde Verzahnung zwischen den verschiedenen Ebenen des deutschen Dienstleistungsmanagements kann Silos hervorbringen und zu Mehrarbeit führen.

Die klare Kommunikation strategischer Ziele vom Investor über das Asset Management bis hin zum Property Management ist essenziell – dort müsse die Schnittstelle zwischen Asset und Property Management vertraglich ausgestaltet und in der Praxis gelebt werden, so Müller. "Die strategischen Ziele des Investors müssen dem Property Manager zwingend vermittelt werden, damit er diese auch operativ unterstützen und umsetzen kann", erklärt er weiter.

Dennoch zeigt sich, dass die Digitalisierung auch das Potenzial bietet, genau diese Schwachstellen zu überwinden. Digitale Lösungen können nicht nur die Kommunikation verbessern, sondern auch Prozesse effizienter gestalten. Müller sieht in der Integration moderner Technologien einen entscheidenden Faktor für die Zukunft: "Mittels digitaler Lösungen lassen sich Doppelarbeit eliminieren, unterschiedliche Sichtweisen vereinheitlichen und gemeinsam die strategischen Ziele erreichen – sowohl in ökonomischer als auch in ökologischer Hinsicht."

Fazit: Strategische Partner gesucht

Die Digitalisierung des Property Managements sei in Deutschland aber auch über die Landesgrenzen hinweg noch stark ausbaufähig. "Digitale Lösungen und transparente Berichterstattung sind essenziell für Investoren, um Effizienz und Kontrolle sicherzustellen – in Deutschland gibt es jedoch noch Lücken bei Echtzeitdaten, Standardisierung und der Integration moderner PropTech-Lösungen", sagt Schuchardt. Gerade in Deutschland "behindern fragmentierte Systeme und fehlende Schnittstellen häufig die nahtlose Verarbeitung von Daten", unterstreicht auch Alexandra Stubbe. Trotz des hohen Aufwands würden digitale Lösungen jedoch immer häufiger Anwendung finden – Tendenz steigend, wie Schuchardt erklärt.

Die Anforderungen internationaler Investoren an deutsche Property Manager sind vielfältig und werden mit zunehmendem Reporting- und Digitalisierungsdruck auch anspruchsvoller. Es wird erwartet, dass sie nicht nur die klassischen Aufgaben der Immobilienverwaltung meistern, sondern auch als strategische Partner agieren, die mit digitalen Tools, umfassendem Marktverständnis und interkultureller Kompetenz punkten. Die Entwicklung hin zu einem integrierten, digitalisierten und kundenorientierten Ansatz im Property Management wird dabei entscheidend sein, um international wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dier Beitrag stammt aus der Ausgabe 01/25 der "Immobilienwirtschaft".