Der Verwaltungsbeirat ist neben der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter das dritte Organ der WEG. Seine Aufgaben sind gesetzlich nur unvollkommen geregelt.
Der Verwaltungsbeirat der WEG ist ein freiwilliges Organ, das heißt, die Eigentümer können einen Beirat bestellen, müssen es aber nicht. Auch haben Wohnungseigentümer keinen Anspruch darauf, dass ein Beirat installiert wird, wenn dies nicht in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung vorgeschrieben ist.
Gesetzliche Grundlage für den Vewaltungsbeirat
In § 29 WEG findet der Verwaltungsbeirat seine gesetzliche Grundlage. Die Vorschrift lautet:
§ 29 Verwaltungsbeirat
(1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.
Diese Vorschrift beschreibt die Aufgaben des Beirats nur recht allgemein. Zudem ist § 29 WEG abdingbar, das heißt, die Bestimmung kann durch Vereinbarung ausgeschlossen, geändert oder übernommen werden. Jede Gemeinschaft hat es in der Hand, die Rechte, Pflichten und Aufgaben ihres Beirats per Vereinbarung oder Beschlussfassung auszugestalten.
Verwaltungsbeirat hat keine Weisungsbefugnis
Der Beirat hat gegenüber dem Verwalter und den Eigentümern keinerlei Weisungsbefugnis. Der Verwaltungsbeirat ist also kein „Aufsichtsrat“, sondern nimmt lediglich unterstützende Aufgaben wahr. Übereifrige Beiräte vergessen das manchmal und mischen sich über Gebühr in die Verwaltung ein. Überschreitet der Beirat seine Kompetenzen, so ist es Aufgabe des Verwalters einzugreifen und dies unter Hinweis auf die tatsächlichen Aufgaben zu unterbinden. Nicht zuletzt stellt eine Kompetenzüberschreitung für Beiräte ein erhebliches Haftungsrisiko dar.
Auslagenersatz und Vergütung
Üblicherweise üben die Beiräte ihr Amt ehrenamtlich aus, das heißt ohne Bezahlung. In diesen Fall können die Beiratsmitglieder von der WEG Ersatz ihrer Auslagen (zum Beispiel Telefon-, Kopier-, Porto- und Fahrtkosten) verlangen. Die Eigentümer können hierfür einen pauschalen Betrag gewähren. Ist dies nicht der Fall, müssen die Beiräte ihre Aufwendungen im Einzelnen nachweisen.
Die Eigentümer können per Mehrheitsbeschluss aber auch entscheiden, dass die Beiräte eine Vergütung erhalten sollen. Diese muss sich am tatsächlich anfallenden Arbeitsaufwand orientieren. Auch in diesem Fall können die Verwaltungsbeiräte Ersatz ihrer Auslagen verlangen.
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