Beschäftigtendatenschutz / 5 Beendete Beschäftigungsverhältnisse

Eine unmittelbare Pflicht zur Aufbewahrung von Personalunterlagen nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gibt es nicht. Die zulässigen Aufbewahrungspflichten sind vielmehr anhand der individuellen Aufbewahrungsfristen der vorgehaltenen Dokumente zu bestimmen. Maßgeblich sind dabei zunächst die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach BGB, HGB und AO.

Gemäß § 195 BGB verjähren Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis nach einer Frist von 3 Jahren. Alle Unterlagen aus den Personalakten, die für handels- und steuerrechtliche Zwecke verwendet werden, müssen für 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Pflicht zur Löschung richtet sich nach Art. 17 DSGVO. Danach sind personenbezogene Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. In der Praxis ist dieser Zeitpunkt jedoch häufig nur schwer zu bestimmen. Eine Aufbewahrungsdauer für Personalunterlagen von mindestens 10 Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Mitarbeiter ausgetreten ist, erscheint aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht unbillig. Eine über diesen Zeitraum hinausgehende Aufbewahrung kann sachlich gerechtfertigt sein, wenn z. B. Ansprüche auf Altersversorgung bestehen oder auch, wenn im Interesse der ehemaligen Beschäftigten Nachweise zu Pensions- oder Rentenansprüchen vorgehalten werden. Die Aufbewahrung der Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter hat mit der gleichen Sorgfalt zu erfolgen wie die Aufbewahrung der Unterlagen aktiv Beschäftigter.