Datenschutz bei Wohnungsgenossenschaften / 2.7 Löschpflichten

Nach den Vorgaben der DSGVO sind bei der Ermittlung der Löschfristen auch für Banken grundsätzlich die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen maßgeblich (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Bei Sparbüchern, insbesondere in Loseblattsammlungen, kann es vorkommen, dass sie erst nach Jahren wieder gefunden werden oder seit dem letzten Eintrag neue Sparurkunden ohne Einziehung oder Entwertung der alten Sparbücher ausgegeben wurden. Möglich ist in diesen Fällen auch, dass die Guthaben bereits ausbezahlt wurden, aber das alte – nicht entwertete Sparbuch – beim Sparer verblieben ist. Ein Sparbuch beweist in der Regel, dass das dort aufgeführte Guthaben bestanden hat und nicht zurückgezahlt wurde. Nach einem Urteil des OLG Frankfurt^[1] besteht ein Anspruch auf Rückzahlung und Verzinsung des Guthabens, auch wenn auf einem Sparbuch mehr als 30 Jahre keine Kontobewegung stattgefunden hat, weil die Verjährung des Auszahlungsanspruchs erst mit Kündigung des zugrunde liegenden Darlehensvertrags beginne.

Hätte man die zu diesem Sparbuch gehörigen Daten nach dem Ende der Geschäftsbeziehung bzw. dem letzten Eintrag auf dem Sparbuch nach dem Ablauf der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht, könnte die Genossenschaft keinen Nachweis über die erfolgte Auszahlung erbringen. Danach ist bei Sparguthaben eine Löschfrist über die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen hinaus zulässig, da nach Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO die Pflicht zur Löschung entfällt, wenn die Aufbewahrung der Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist, was nach dem Urteil des OLG Frankfurt gegeben ist.

Neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten sind die Löschpflichten des § 8 Abs. 4 GwG zu beachten. Die Aufbewahrungsfrist für die bei Beginn der Geschäftsbeziehung erhobenen personenbezogenen Daten beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Geschäftsbeziehung endet. Die hierzu gemachten Aufzeichnungen und sonstigen Belege sind 5 Jahre lang aufzubewahren und danach unverzüglich zu vernichten. Andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Praxis-Tipp

Gesonderte Aufbewahrung von Kontoeröffnungsunterlagen

Es empfiehlt sich, die Kontoeröffnungsunterlagen bei Beendigung der Geschäftsbeziehung in einem gesonderten Ordner (elektronisch oder in Papier, je nachdem, wie die Kontoeröffnungsdokumente vorgehalten werden) zu sammeln und nach Ende der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

[1] OLG Frankfurt, Urteil v. 22.10.2004, 2 U 12/04.