Alexander C. Blankenstein
Zusammenfassung
Anlage 1 (zu § 1 Satz 1 ZertVerwV), die die Prüfungsgegenstände für die IHK-Zertifizierungsprüfung im Einzelnen aufführt, enthält keine Vorgaben zum Datenschutzrecht. Grundlagenkenntnisse des Datenschutzrechts sind für die Verwaltung jedoch überaus wichtig, weil sie die Datenhaltung und -verarbeitung betreffen und damit zu einer ordnungsmäßigen Verwaltung gehören. Zudem können Verstöße gegen den Datenschutz mit empfindlichen Bußgeldern belegt werden.
1 Grundsätze
Zunächst ist der Anwendungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für Eigentümergemeinschaften grundsätzlich eröffnet, da personenbezogene Daten der Eigentümer und auch Daten über Eigentumsverhältnisse erfasst und verarbeitet werden. Auch die Vermietung des Sondereigentums durch einen Wohnungseigentümer unterfällt dem Anwendungsbereich der DSGVO.
Datenverarbeitung
Datenverarbeitung definiert Art. 4 Nr. 2 DSGVO als jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie
- das Erheben, das Erfassen,
- die Organisation, das Ordnen, die Speicherung,
- die Anpassung oder Veränderung,
- das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung,
- die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung,
- den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Einfacher ausgedrückt ist die Datenverarbeitung der organisierte Umgang mit personenbezogenen Daten, unerheblich ob manuell oder maschinell. Jeder, der Daten erfasst, weiterleitet, speichert oder löscht, verarbeitet diese. Personenbezogene Daten dürfen dann verarbeitet werden, wenn die betreffende Person der Datenverarbeitung zugestimmt hat oder eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung erlaubt.
Praxisrelevante Generalklausel ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Hiernach ist die Datenverarbeitung insbesondere rechtmäßig, wenn
- die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat;
- die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, oder
- die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt.
2 Verantwortliche
Nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist "Verantwortlicher" die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Als Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne fungiert also zunächst die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Daneben ist allerdings auch der Verwalter als "Verantwortlicher" anzusehen.
Vor Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 wurde dies direkt aus dem Aufgabenkanon des § 27 WEG a. F. abgeleitet. Dieser konkret ausgestaltete Pflichtenkatalog existiert nicht mehr, die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, als deren Organ der Verwalter fungiert. Hieraus kann jedoch nicht geschlossen werden, dass die Eigentümergemeinschaft allein als Verantwortliche anzusehen wäre. Allein die gesetzliche Berechtigung, aber auch Verpflichtung aus § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG, alle Maßnahmen zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, betrifft die Maßnahmen der laufenden Verwaltung, insbesondere Finanzverwaltung und Organisation der Willensbildung innerhalb der Gemeinschaft. Der Verwalter ist letztlich derjenige, der Daten verarbeitet. Nach der Rechtsprechung des EuGH ist jedenfalls eine weite Definition des Begriffs des "Verantwortlichen" zum wirksamen und umfassenden Schutz betroffener Personen angezeigt.
Von maßgeblicher Bedeutung ist insoweit, dass es der Verwalter selbst mit seiner Infrastruktur ist, der die Daten verarbeitet. Auf diese Infrastruktur in Form des technischen Equipments, aber auch die Mitarbeiter des Verwalters, hat die Eigentümergemeinschaft keinen Einfluss. Insoweit ist demnach auch der Verwalter neben der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als "Verantwortlicher" im datenschutzrechtlichen Sinne anzusehen.
Vereinbarung zwischen GdWE und Verwalter
Aufgrund gemeinsamer Verantwortlichkeit besteht das Erfordernis, eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO abzuschließen. Gemeinschaft und Verwalter haben hiernach in transparenter Form festzulegen, wer von ihnen welche Verpflichtung nach der DSGVO erfüllt, insbesondere was die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen angeht, und wer welchen Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO nachkommt.