E-Rechnung: Was Vermieter wissen müssen

Überblick

Die elektronische Rechnungsstellung – kurz E-Rechnung – ist seit dem 1.1.2025 im B2B-Bereich für Unternehmen verpflichtend. Dazu gehören auch Vermieter. Das sind die spezifischen Herausforderungen.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen im Business-to-Business-Sektor (B2B) unter Unternehmen. Das gilt grundsätzlich auch für Firmen der Immobilienbranche, WEG-Verwalter, Makler – auch Vermieter, egal ob Wohnung oder Gewerberaum, müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.

Vermieter, die Gewerberaum an Unternehmen vermieten und von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen, müssen zudem auch E-Rechnungen ausstellen können. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht mehr als elektronische Rechnung!

E-Rechnung – Vermieter von Wohnungen und Gewerberaum

Im Gegensatz zum Empfangen und Verarbeiten wird bei der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen zwischen verschiedenen Vermietern unterschieden. Darauf weist der Verein Wohnen im Eigentum (WiE) hin. Bisher galt der Mietvertrag als Rechnung, Vermieter mussten keine gesonderte Rechnung an Mieter ausstellen – das gilt für Eigentümer, die umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG vermieten, weiterhin.

Eigentümer, die Gewerberaum an andere Unternehmen vermieten und von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen, müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen ausstellen. Was dabei zu beachten ist, geht aus dem finalen Einführungsschreiben aus dem Bundesfinanzministerium vom 15.10.2024 hervor.

Eine elektronischen Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen. Als Folge bei einem falschem Format wird laut WiE die Rechnung vermutlich nicht anerkannt und drohen gegebenfalls Sanktionen.

Für die Fälle, in denen eine E-Rechnung vorgesehen ist, haben die Empfänger kein Anrecht mehr auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung – auch nicht, wenn sie die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder technisch dazu nicht in der Lage sind. Die neue Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg (Zustellung) von E-Rechnungen. Es reicht laut WiE ein E-Mail-Postfach. Alternativ können die Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle bereitgestellt oder direkt über ein Buchhaltungssystem erstellt und verschickt werden.

Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht

Es gibt Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und andere Formate wie PDF verwenden, allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für Kleinunternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 EUR erzielen, verlängert sich die Frist bis Ende 2027.

FAQ: Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Das Bundesfinanzministerium hat einen Katalog mit Fragen und Antworten zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab dem 1.1.2025 veröffentlicht. Einige Punkte, die sich bisher eher implizit ergaben, werden nochmal explizit klargestellt. Dazu gehören:

• Kleinunternehmer müssen selbst zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie empfangen können.
• Eine Leitweg-ID wird nur für E-Rechnungen an Behörden (B2G) benötigt.
• Als möglicher Übertragungsweg (z. B. E-Mail-Versand, Download) kommt auch die Übergabe eines USB-Sticks in Betracht.
• Ab dem 1.1.2025 können E-Rechnungen via ELSTER eingereicht werden, wenn das Finanzamt diese anfordert.

Hier der weiterführende Link: FAQ und Glossar: Alle Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1.1.2025

E-Rechnung: Teil des Wachstumschancengesetzes

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Das Gesetz wurde am 27.3.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet und trat am 28.3.2024 in Kraft. Geändert wurde das Umsatzsteuergesetz.