Auch 2025 bleiben Verwalter nicht vor Veränderungen im Arbeitsalltag verschont, die es gilt, möglichst zeitnah und gesetzeskonform umzusetzen.
Denn die elektronische Rechnungsstellung – kurz E-Rechnung – wird ab dem 1.1.2025 im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Außerdem müssen leistende Unternehmer sowie Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiet nach § 1 Abs. 3 UstG) ansässig sein.
Im B2B-Bereich erbringt ein Unternehmen gegenüber einem anderen Leistungen. Unternehmen, die sich hingegen mit ihrem Angebot an private Endverbraucher richten, agieren dagegen im sog. B2C-Bereich (Business-to-Consumer).
Wohnungseigentumsverwalter sind sowohl im B2B- als auch B2C-Bereich tätig. Eine Tätigkeit im B2C-Bereich liegt bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft vor, wenn dieser wenigstens ein Verbraucher angehört und sie ein Rechtsgeschäft weder zu einem gewerblichen noch selbständig beruflichen Zweck schließt. In diesem Fall handelt sie als Verbraucherin im Sinne des § 13 BGB. Wegen der unterschiedlichen Verpflichtungen, die mit dieser Einordnung verbunden sind, sollten sich Verwalter stets darüber im Klaren sein, wem gegenüber sie ihre Rechnungen stellen.
Diese Verpflichtung ist Teil des Wachstumschancengesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 108) und hat zum Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben sowie den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
Man könnte meinen, mit der elektronischen Versendung einer PDF-Rechnung dieser Verpflichtung bereits umfangreich nachzukommen, sodass kein Handlungsbedarf mehr besteht. Doch weit gefehlt. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, wie sie ab 1.1.2025 notwendig sein wird!
Immobilienverwalter sollten sich frühzeitig auf diese Umstellung vorbereiten, da sie technische, rechtliche und organisatorische Maßnahmen erfordert und damit einiges an Zeit in Anspruch nimmt.
In diesem Artikel erklären wir die Grundlagen der E-Rechnung, die damit verbundenen Anforderungen und Ausnahmen sowie die Vorteile, die Verwalter aus der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse ziehen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Bei der E-Rechnung handelt es sich nicht einfach um eine digitale Rechnung in Gestalt einer PDF-Datei, auch wenn sich dieser Mythos hartnäckig hält, sondern um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Das heißt, dass als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers nur Dokumente gelten, die auch beim Empfänger automatisch und ohne weitere Arbeitsschritte wie Ausdrucken, Scannen oder manuelle interne Versendung zum Prüfen verarbeitet werden können.
Zu den ab dem 1.1.2025 zulässigen Formaten zählen:
- XRechnung (XML): Ein reines XML-basiertes Format, das speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.
Diese Formate müssen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die die Details zur Struktur und zum Inhalt elektronischer Rechnungen festlegt. Dabei steht der maschinell lesbare Aspekt im Vordergrund, da das Ziel der Automatisierung die Rechnungsverarbeitung ist.
Gesetzlicher Rahmen und Ausnahmen
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, die Verpflichtung zur E-Rechnung. Es gibt jedoch einige wichtige Ausnahmen von dieser Regelung:
Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 UStDV):
Solche Rechnungen können weiterhin in herkömmlichen Formaten versendet werden.
Steuerfreie Leistungen:
Für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind (wie z. B. Grunderwerb, die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken oder auch Leistungen von Wohnungseigentümergemeinschaften), besteht ebenfalls keine Pflicht zur E-Rechnung.
Fahrausweise (§ 34 UStDV):
Fahrscheine und ähnliche Dokumente müssen nicht in elektronischer Form ausgestellt werden.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stellt jedoch in einem Entwurf zur Einführung der E-Rechnung klar, dass die neuen Vorschriften auch in bestimmten Sonderfällen zur Anwendung kommen.
So gelten die Regelungen – teilweise überraschend – auch für
- Rechnungen in Form von Gutschriften gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG,
- Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG),
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG,
- Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),
- Reiseleistungen nach § 25 UStG und
- Umsätze, die der Differenzbesteuerung unterliegen (§ 25a UStG).
Besonders zu beachten ist, dass künftig auch Vermieter, die von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen und an andere Unternehmer vermieten, von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen betroffen sein werden. Bislang konnte beispielsweise ein Mietvertrag problemlos als Rechnung genutzt werden.
Außerdem gibt die Finanzverwaltung folgenden Hinweis: Bei Dauerschuldverhältnissen wie beispielsweise Mietverhältnis...