Alexander C. Blankenstein, Josef Egle
Nach der Rechtsprechung obliegt es dem Verwalter, Baumängel festzustellen, die Wohnungseigentümer hierüber zu unterrichten und eine Entscheidung der Wohnungseigentümerversammlung über das weitere Vorgehen durch Beschluss herbeizuführen.
Ein Verwalter muss dabei grundsätzlich kein spezialtechnisches (Bau-)Wissen besitzen. Technische Kenntnisse, die ein entsprechendes Studium oder eine entsprechende Berufsausbildung vorsehen, sind von einem Verwalter nicht zu verlangen. Zu verlangen ist jedoch, dass er bei fehlender Sach- und Fachkunde stets sachverständigen Rat einholt.
"5-Punkte-Plan"
Eile ist immer geboten
Mängelanzeigen von Wohnungseigentümern oder Mietern sind ohne Verzögerung zu bearbeiten. Egal, ob es sich um eine entdeckte Undichtigkeit in der Dachrinne handelt oder um einen Heizungsausfall: Mitteilungen an die Wohnungseigentümer bzw. Einleitung von Maßnahmen, sofern die Verwaltung hierzu befugt ist, sind unverzüglich zu erledigen. Der Ruf einer Verwaltung kann leiden, wenn Mängelanzeigen sehr lange Reaktionszeiten nach sich ziehen oder gar in Vergessenheit geraten. Im Fall eines Neubaus, der Übernahme eines Objekts oder nach größeren baulichen Maßnahmen sind Besichtigungen und Kontrollen ohne Zeitverzug durchzuführen.
Persönliche Anwesenheit
Der Austausch einer defekten Glühlampe im Flur kann sicherlich auf einen Hausmeister übertragen werden. Kontrollen nach Umbaumaßnahmen oder turnusmäßige Begehungen sind im Zweifelsfall von der Verwaltung persönlich zu leisten.
Ausreichend Zeit planen
"Time is money" – Besichtigungen oder Kontrollen sind bisweilen ein lästiges und zeitaufwändiges Ritual. Aber nur bei ausreichend bemessenen Zeitfenstern ist eine gewissenhafte Ausübung dieser Tätigkeiten möglich. Die Kosten und Zeitaufwände zur Regulierung eines erst nachträglich erkannten Mangels sind meist um ein Mehrfaches höher als eine umsichtige Ersterfassung.
Keine Selbstüberschätzung
Zahlreiche Mängel sind bei gewissenhafter Betrachtung mit bloßem Auge zu erkennen. Wenn sich bei Besichtigungen und Kontrollen jedoch Unklarheiten ergeben, ist die Beiziehung externer Fachleute geboten.
Protokolle führen
"Wer schreibt, der bleibt". Die Ergebnisse von Besichtigungen oder Kontrollen sind ausnahmslos schriftlich zu protokollieren. Datum, Uhrzeit, beteiligte Personen sowie Feststellungen und eventuell erforderliche Maßnahmen (durch wen und in welchem Zeitraum) müssen stets Bestandteil solcher Protokolle sein. An mündliche Vereinbarungen kann sich im Zweifelsfall nach einiger Zeit niemand mehr erinnern. Fotodokumentationen können im Fall nachträglicher Unklarheiten oder Unstimmigkeiten sehr wertvolle Dienste leisten.
2.1 Mängelerfassung im Rahmen der Objektbegehung
2.1.1 Begehung
Um Mängel rechtzeitig zu erkennen, haben regelmäßige Objektbegehungen stattzufinden. In welchen Abständen diese erfolgen sollten, richtet sich nach dem jeweiligen Objekt und insbesondere nach dessen Alter und Zustand. So wird man bei älteren Objekten mindestens einmal jährlich – ggf. auch halbjährlich – eine derartige Begehung fordern müssen. Nach Unwettern und Stürmen sind die verwalteten Wohnanlagen zeitnah zu begehen. Der Verwalter sollte Begehungen im Idealfall immer zusammen mit einem Miteigentümer oder einem Mitglied des Verwaltungsbeirats durchführen und über das Ergebnis ein Protokoll anfertigen. Dieses Protokoll sollte zu Beweiszwecken vom begleitenden Wohnungseigentümer oder Verwaltungsbeirat gegengezeichnet sein.
Muster: Dokumentation einer Objektbegehung
| Verwaltungsobjekt: __________ |
Teilnehmer: ____________________________________ ____________________________________ |
| Datum: __________ |
|
| Dach |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Eingangsbereich |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Klingeltableau |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Briefkastenanlage |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Treppenhaus |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Aufzug |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
vorhanden: ja () nein () Fabrikat: ______________ Funktion in Ordnung: ja () nein () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
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| Wohnungseingangstüren |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Beleuchtungstechnische Anlage |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Rauchwarnanlage |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
vorhanden: ja () nein () Fabrikat: _____________ Funktion in Ordnung? ja () nein () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
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| Reinigung |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an Fa. ________ |
|
| Kellergänge |
Mängel |
Maßnahmen |
erledigt |
augenscheinlich in Ordnung: () mangelhaft: () |
|
Auftrag an... |