Erstellung von Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Ver ... / 4.5 Verhältnis Gesamt- zu Einzelabrechnungen

Aus der Jahresgesamtabrechnung leitet sich als notwendiger Bestandteil die Einzelabrechnung ab, indem das Ergebnis auf die Wohnungseigentümer aufgeteilt wird. Die Einzelabrechnungen sind insoweit von maßgeblicher Bedeutung für die nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG durch Beschluss festzusetzenden Nachschüsse bzw. Beitragsanpassungen. Allerdings lassen sich die Einzelabrechnungen nicht 1:1 aus der Gesamtabrechnung ableiten. Stets ist insoweit zwischen einzelabrechnungsrelevanten und einzelabrechnungsneutralen Einnahmen und Ausgaben zu differenzieren.

Einzelabrechnungsneutrale Positionen

Auf Einnahmenseite stets einzelabrechnungsneutral sind

• Hausgeldeinnahmen,
• Beiträge zu Rücklagen (insbesondere Erhaltungsrücklage),
• Nachzahlungen auf Rückstände von Vorwirtschaftsperioden,
• Einnahmen mit Zweckbindung (z. B. Zinsen und/oder Waschmarkenerlöse, soweit sie der Rücklage zugeführt werden sollen).

Auf Ausgabenseite einzelabrechnungsneutral sind insbesondere

• Guthabenauszahlungen aus Vorjahresabrechnungen,
• Gebühren des Abrechnungsdienstleisters für die Vorjahresverbrauchsermittlung, da die Wohnungseigentümer mit diesen bereits in ihren Vorjahreseinzelabrechnungen belastet waren.

Weitere Besonderheiten gelten bezüglich der in den folgenden Unterkapiteln dargestellten Kostenpositionen.

4.5.1 Heizkosten

Zwei wesentliche Aspekte sind bei der Verteilung der Heizkosten in der Jahresabrechnung zu berücksichtigen:

1. In der Jahresabrechnung sind die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben darzustellen.^[1]
2. § 4 Abs. 1 HeizkostenV ordnet die Erfassung des anteiligen Verbrauchs der Wohnungseigentümer an.

Konsequenz für die Darstellung in der Jahresabrechnung:

1. Die tatsächlich getätigten Ausgaben für Heizenergie im Abrechnungsjahr sind in der Jahresgesamtabrechnung darzustellen.
2. Die Kosten des tatsächlichen Verbrauchs sind in den jeweiligen Jahreseinzelabrechnungen darzustellen.^[2]

Heizkostenverordnung hat stets Vorrang

§ 3 Satz 1 HeizkostenV ordnet zwingend die Geltung der Vorschriften der HeizkostenV an, unabhängig davon, ob durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer abweichende Bestimmungen über die Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser getroffen worden sind. Solche Regelungen wären schlicht unwirksam. Allerdings ist ein Beschluss, mit dem die Wohnungseigentümer im Einzelfall, also bezogen auf eine konkrete Abrechnung, von den Vorgaben der HeizkostenV abweichen, nur anfechtbar und nicht nichtig.^[3] Insbesondere bei neubegründeten Wohnanlagen bedarf es vor der Erstellung der Jahreseinzelabrechnungen eines Beschlusses über die Umsetzung der HeizkostenV, soweit sich die Gemeinschaftsordnung hierzu nicht verhält. Es ist also innerhalb des von der HeizkostenV vorgegebenen Rahmens der konkrete Maßstab von mindestens 50 % bis höchstens 70 % der Umlage nach Verbrauch zu beschließen.^[4]

Typische Heizkosten

Typische Heizkosten stellen regelmäßig die Kosten

• des Energieträgers (u. a. Öl, Gas, Fernwärme),
• der Wartung,
• der Immissionsmessung,
• ggf. der Zählermiete,
• des Abrechnungsdienstleisters sowie
• des Betriebsstroms

dar.

Betriebsstrom

In der Jahresabrechnung müssen die Kosten des Betriebsstroms der zentralen Heizungsanlage nach Maßgabe der Heizkostenverordnung verteilt werden. Wird der Betriebsstrom nicht über einen Zwischenzähler, sondern über den allgemeinen Stromzähler erfasst, muss geschätzt werden, welcher Anteil am Allgemeinstrom hierauf entfällt.^[5]

Sämtliche insoweit in der jeweiligen Abrechnungsperiode tatsächlich getätigten Zahlungen sind in der Jahresgesamtabrechnung darzustellen. Da in den jeweiligen Einzelabrechnungen allerdings die Kosten des Verbrauchs darzustellen sind, lassen sich die Jahreseinzelabrechnungen nicht aus der Jahresgesamtabrechnung ableiten.

Muster: Kostenaufstellung Gas/Fernwärme (keine Bevorratung)

Tatsächliche Ausgaben 2024

Jeweils mtl. zum 1.	Abschlagszahlungen Gas insgesamt (825,00 EUR x 12)	9.900,00 EUR
Jeweils mtl. zum 1.	Abschlagzahlungen Betriebsstrom (10,00 EUR x 12)	120,00 EUR
20.1.2024	Schlusszahlung Gas 2023 lt. Abrechnung Versorger	950,00 EUR
20.2.2024	Abrechnungsdienstleister (Erstellung Abrechnung 2023)	450,00 EUR
25.3.2024	Immissionsmessung	250,00 EUR
20.6.2024	Wartung	350,00 EUR
Gesamtausgaben 2024		12.020,00 EUR

Die Gesamtausgaben i. H. v. 12.020,00 EUR sind in dieser Höhe in der Jahresgesamtabrechnung darzustellen.

Heizkostenabrechnung 2024

In der Heizkostenabrechnung des Abrechnungsdienstleisters 2024 sind folgende Verbrauchswerte (Kosten) aufgeführt:

Tatsächlicher Gasverbrauch (1.1. bis 31.12.2024)	10.200,00 EUR
Betriebsstrom (1.1. bis 31.12.2024)	120,00 EUR
Immissionsmessung (25.3.2024)	250,00 EUR
Wartungskosten (20.6.2024)	350,00 EUR
Abrechnungsdienstleister (Abrechnung 2024, erstellt in 2025)	480,00 EUR
Gesamtkosten	11.400,00 EUR

Die Gesamtkosten i. H. von 11.400,00 EUR lt. Heizkosten-Gesamtabrechnung legt der Abrechnungsdienstleister nach dem geltenden Schlüssel (z. B. 70 % Verbrauch / 30 % Fläche) in seinen Einzelabrechnungen auf die einzelnen Sondereigentumseinheiten um. Das Erg...