Auch die Weitergabe von Daten an Dritte wie Handwerker oder andere Mieter ist eine Datenverarbeitung und darf, wenn keine Einwilligung der Person vorliegt, laut der ihre Daten verarbeitet werden dürfen, nur erfolgen, wenn eine Rechtsgrundlage dies gestattet.
Der Dritte ist selbst verantwortlich für den ordnungsgemäßen Umgang mit den Daten. Vorsorglich sollte der Vermieter den Dritten aber verpflichten, die Daten seiner Mieter nur in dem Rahmen zu verarbeiten, zu dessen Zweck diese übermittelt wurden. Darüber hinaus muss der Vermieter seine Mieter darüber informieren, dass er Daten weitergegeben hat.
Ein Vermieter kann auch Daten durch einen Dienstleister im Rahmen eines sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrags erheben und verarbeiten lassen. Der Auftragsdatenverarbeiter erhebt, speichert und bearbeitet Daten im Auftrag und nach Weisung des für den Datenschutz verantwortlichen Vermieters. Ausschlaggebend ist, dass allein der Vermieter entscheidet, welche Daten zu welchem Zweck und in welchem Umfang verarbeitet werden. Die Entscheidungen über die technisch-organisatorischen Fragen der Datenverarbeitung kann dann auf den Auftragsdatenverarbeiter übertragen werden.[1]
Ableseunternehmen
Eine typische Auftragsdatenverarbeitung liegt bei der Beauftragung eines Unternehmens zur jährlichen Ablesung der Verbrauchsdaten und Erstellung der Heizkostenabrechnung vor.
Der Vermieter bleibt Verantwortlicher für den Datenschutz und muss mit dem Auftragsdatenverarbeiter zwingend einen schriftlichen oder elektronischen Vertrag mit dem Inhalt des Art. 28 DSGVO abschließen. Oftmals bieten die Dienstleister selbst entsprechende Verträge an.
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