Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters (ZertVerwV) / 3.5 Führen der Verwaltungsunterlagen

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.^[1]

Aufbewahrung und Archivierung

Die Verwaltungsunterlagen sind vom Verwalter auf seine Kosten zu archivieren und aufzubewahren. Bezüglich der Aufbewahrungsfristen sind nach h. M. die §§ 257 HGB, 147 AO entsprechend anzuwenden. Entgegenstehende Regelungen im Verwaltervertrag sind unwirksam, soweit sie den Verwalter zur vorzeitigen Vernichtung berechtigen. Beschlüsse, die zur vorzeitigen Vernichtung ermächtigen, werden als nichtig angesehen.^[2]

Elementare Verwaltungsunterlagen wie die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung sind zwingend im Original aufzubewahren. Dies gilt auch für Versammlungsniederschriften, in denen Bestellungs- bzw. Wiederbestellungsbeschlüsse des aktuellen Verwalters protokolliert sind, da im Bedarfsfall die Originalunterschriften der gemäß § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG Zeichnungspflichtigen zum Verwalternachweis nach § 26 Abs. 4 WEG öffentlich beglaubigt werden müssen. Vertragsurkunden laufender Rechtsverhältnisse sollten ebenfalls im Original archiviert bzw. aufbewahrt werden, und zwar so lange, bis Gewährleistungs- bzw. Mängelrechte nicht mehr ausgeübt werden können. Danach können sie zwar digitalisiert werden, müssen dann jedoch noch für 10 Jahre nach Auslauf des Vertragsverhältnisses auf Datenträger reproduzierbar sein.

Übersicht über die Aufbewahrungsfrist für Verwaltungsunterlagen

Als Faustregel ist die im Zuge der Verwaltung geführte Korrespondenz 6 Jahre aufzubewahren, die übrigen Verwaltungsunterlagen 10 Jahre.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

• Korrespondenz mit Wohnungseigentümern,
• Korrespondenz mit Dritten,
• Aktenvermerke,
• Angebote,
• Ausschreibungsunterlagen,
• Kalkulationsunterlagen,
• Gutachten,
• Betriebsprüfungsberichte,
• Grundbuchauszüge,
• Handelsregisterauszüge,
• Protokolle von Beiratssitzungen.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

• Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen,
• Jahresgesamt- und Einzelwirtschaftspläne,
• Buchungslisten,
• Journale,
• Rechnungen,
• Lieferscheine,
• Gutschriften,
• Quittungen,
• Bankkontoauszüge,
• sonstige Bankbelege,
• Kassenbücher nebst Kassenbelegen,
• sonstige Buchhaltungsbelege/-unterlagen,
• (Sozial-)Versicherungsunterlagen und -belege,
• Vertragsurkunden erledigter Rechtsverhältnisse,
• erledigte Prozessakten (mit Ausnahme der Originalausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen in der Hauptsache oder in Kostensachen sowie Vollstreckungsunterlagen und Vergleiche),
• Steuer- und Abgabenerklärungen,
• Steuer- und Abgabenbescheide.

Keine Vernichtung elementarer Verwaltungsunterlagen

Niemals dürfen die

• Teilungserklärung,
• Gemeinschaftsordnung,
• Versammlungsniederschriften und
• Beschluss-Sammlung

vernichtet werden.

[1] AG Hamburg, Urteil v. 10.10.2016, 22a C 176/15, ZMR 2017, 189.

[2] OLG München, Beschluss v. 20.3.2008, 34 Wx 46/07, ZMR 2009, 64; AG Bad Segeberg, Urteil v. 8.12.2011, 17 C 186/10, BeckRS 2011, 27907.