Die Beauftragung des Rechtsanwalts sollte möglichst umgehend erfolgen. In aller Regel wird nämlich die beklagte Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in der begleitenden richterlichen Verfügung aufgefordert, binnen 2 Wochen ihre Verteidigungsabsicht anzuzeigen, sofern das Gericht das schriftliche Vorverfahren anordnet. Die 2-Wochen-Frist ist in § 276 Abs. 1 ZPO geregelt. Da es sich um eine sog. "Notfrist" handelt, kann diese vom Gericht nicht verlängert werden. Wird sie nicht eingehalten, ergeht auf entsprechenden Antrag des klagenden Wohnungseigentümers nach § 331 Abs. 3 ZPO ein Versäumnisurteil gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Für den Fall, dass der Verwalter innerhalb der 2-Wochen-Frist keinen geeigneten Rechtsanwalt findet, muss er als Verfahrensführungsbefugter selbst die Verteidigungsbereitschaft für die beklagte Gemeinschaft der Wohnungseigentümer anzeigen.
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