Beamtengesetz Hessen / § 92 Aufbewahrungsfristen

(1) ¹Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. ²Personalakten sind abgeschlossen, wenn

1.

die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahrs des Erreichens der jeweils geltenden Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 32 dieses Gesetzes und des § 13 des Hessischen Disziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Empfängerinnen und Empfänger von Versorgung nicht mehr vorhanden sind,

2.	die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,

3.	nach dem Tod der Beamtin oder des Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Zahlungsverpflichtung entfallen ist.

³Satz 2 Nr. 2 und 3 gilt entsprechend für frühere Beamtinnen und Beamte, die mit Anspruch auf Altersgeld ausgeschieden sind.

(2) ¹Unterlagen über

1.	Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub und Erkrankungen sind drei Jahre,

2.	Umzugs- und Reisekosten sechs Jahre

nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. ²Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. ³Als Zweck, zu dem Unterlagen vorgelegt worden sind, gelten auch Verfahren, mit denen Rabatte oder Erstattungen geltend gemacht werden.

(3) Versorgungsakten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind sie darüber hinaus bis zur rechnerischen Vollendung des 110. Lebensjahres oder bis zum Bekanntwerden des Ablebens der möglichen Anspruchsberechtigten aufzubewahren.

(4) Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten, sofern sie nicht vom zuständigen Staatsarchiv übernommen werden.