Abmahnung, allgemein

Kurzbeschreibung

Vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer bei Pflichtverletzungen grundsätzlich vorher abmahnen, um ihm hierdurch Gelegenheit zu geben, sein Verhalten zu ändern und so seinen Arbeitsplatz zu erhalten. Dieses allgemeine Muster gibt den Rahmen für eine rechtssichere Abmahnung vor.

Vorbemerkung

Funktion einer Abmahnung

Vor einer verhaltensbedingten Kündigung muss der Arbeitnehmer aus Gründen der Verhältnismäßigkeit grundsätzlich abgemahnt werden, um die Gelegenheit zu bekommen, sein Verhalten zu ändern und so seinen Arbeitsplatz zu erhalten.

Die Abmahnung hat deshalb folgende Funktionen:

• Rüge- und Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung soll das pflichtwidrige Verhalten konkret bezeichnen und beanstanden.
• Warnfunktion: Zusätzlich soll die Abmahnung aufzeigen, dass für den Fall weiterer Pflichtverletzungen Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sind.

Bestandteile und Aufbau einer Abmahnung

Dementsprechend hat eine rechtssichere Abmahnung die folgenden Bestandteile:

1. Sachverhalt:

   Hier beschreiben Sie das beanstandete Verhalten.

   Dieses muss hinreichend konkret beschrieben werden. Pauschale Formulierungen, wie z.B. "Sie haben wiederholt Ihre Arbeitspflichten verletzt", genügen nicht. Maßstab ist, ob der Arbeitnehmer unzweifelhaft erkennen kann, welches konkrete Verhalten beanstandet wird. Wichtige Punkte können dabei die Angabe von Datum, Uhrzeit und Ort sein. Sofern sich der genaue Zeitpunkt des Fehlverhaltens nicht angeben lässt, sollte er so weit als möglich eingegrenzt werden (z.B. gegen 10 Uhr, gegen Mittag, am Nachmittag, Anfang Juli, in Kalenderwoche 11). Aber Achtung: Eine falsche Angabe macht die Abmahnung unwirksam. Bei Unsicherheit sollten Sie die Angabe daher weglassen oder allgemein und richtig umschreiben.

   Es kann Sinn machen, den Namen möglicher Zeugen des Fehlverhaltens in die Abmahnung aufzunehmen. Grundsätzlich ist davon jedoch aus Gründen des Betriebsfriedens abzuraten.

   Abgemahnt werden sollte außerdem immer nur ein einzelner Vorfall. Bei mehreren Pflichtverletzungen sollte für jeden Vorfall eine gesonderte Abmahnung erstellt werden.

2. Pflichtverletzung (inkl. Rechtsgrundlage)

   Hier stellen Sie fest, welche Pflicht der oben beschriebene Sachverhalt verletzt hat. Dazu gehört auch, die Rechtsgrundlage, in welcher die verletzte Pflicht geregelt ist, zu benennen.

   Rechtsgrundlage kann eine Regelung im Gesetz, Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einer sonstigen schriftlichen Regelung (z.B. Unternehmensrichtlinie) oder eine Weisung bzw. ein Auftrag des Arbeitgebers sein.

3. Aufforderung

   Hier fordern Sie den Mitarbeiter auf, sich zukünftig pflichtgemäß zu verhalten. Bitte prüfen Sie, ob die Pflicht in der Rechtsgrundlage als Verbot ("es ist verboten ......", "es ist untersagt ......") oder als Gebot ("sind verpflichtet ......", "sind angehalten ......") formuliert ist und fordern Sie entsprechend auf, künftig ein Gebot zu beachten oder Verstöße gegen ein Verbot zu unterlassen.

4. Androhung

   Hier drohen Sie dem Mitarbeiter im Wiederholungsfall Konsequenzen an. Es genügt, wenn mit der Abmahnung zusammen angedroht wird, im Fall einer Wiederholung des Fehlverhaltens arbeitsrechtliche Konsequenzen zu ergreifen. Dabei muss nicht ausdrücklich eine Kündigung in Aussicht gestellt werden. Nicht ausreichend ist dagegen eine Formulierung wie: "Wir weisen Sie darauf hin, dass wir dieses Verhalten nicht weiter hinnehmen werden".

Für welche Beschäftigtengruppen kann dieses Abmahnungsmuster genutzt werden?

Neben der Abmahnung von Mitarbeitern in regulären Vollzeit-Arbeitsverhältnissen, kann dieses Abmahnungsmuster u.a. auch für folgende Personengruppen und Arbeitsverhältnisse genutzt werden

• Teilzeitkräfte sowie befristet Beschäftigte
• Geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte, z.B. Saisonarbeitskräfte^[1]
• Midijobber
• Auszubildende^[2]
• Werkstudenten, dual Studierende^[3] und Praktikanten^[4]
• Diplomanden, Masteranden und Bacheloranden^[5]
• Aushilfskräfte
• Mitarbeiter in Elternzeit
• In Privathaushalten beschäftige Personen, z.B. Haushaltshilfen
• Ausländische Arbeitnehmer^[6]
• Menschen mit Schwerbehinderung
• Prozessbeschäftigte

Nicht geeignet ist dieses Muster hingegen in den folgenden Fällen:

• freie Mitarbeiter
• Im Verhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer, da hier das Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher besteht.

[1] Da es sich bei einer Abmahnung um eine einseitige Willenserklärung handelt, ist bei einer ausländischen Saisonarbeitskraft ggf. eine Übersetzung notwendig.

[2] Achtung: Bei minderjährigen Auszubildenden sind Besonderheiten zu beachten (HI521805).

[3] Achtung: Bei minderjährigen Studierenden sind Besonderheiten zu beachten (HI521805).

[4] Achtung: Bei minderjährigen Praktikanten sind Besonderheiten zu beachten (HI521805).

[5] Achtung: Bei minderjährigen Studierenden sind Besonderheiten zu beachten (HI521805).

[6] Da es sich bei einer Abmahnung um eine einseitige Willenserklärung handelt, ist ggf. eine Übersetzung notwendig.

Allgemeine Abmahnung

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